Robyn McLeod en el blog de Chatsworth Consulting Group (Thoughtful Leaders) del pasado 27 de agosto propone que la siguiente vez que nos encontremos ante una gran cantidad de convocatorias para asistir a reuniones, con la limitación que supone de nuestro tiempo para trabajar, consideremos la respuesta a estas cinco preguntas antes de contestar, para determinar si es necesaria nuestra presencia en ellas.
1.- ¿Cuál es el propósito de la reunión?
Parece una pregunta muy sencilla pero con frecuencia no está claro cuál es la necesidad de la reunión y las razones por las que se convoca. Si no las conocemos debemos indagar si es para tomar decisiones, generar ideas o informar. No podemos decidir si nuestra asistencia es necesaria si no conocemos el propósito de la reunión.
2.- ¿Cuál es mi rol en la reunión y cuál va a ser mi contribución?
Si vamos a dedicar parte de nuestro valioso tiempo a asistir a una reunión es importante que sepamos por qué debemos estar allí y qué es lo que podemos aportar a la reunión. Saber si estamos para ofrecer input, para tomar la decisión final o para hacer preguntas. Podemos encontrar que podemos delegar el rol y la contribución a una reunión determinada o darnos cuenta de que nuestro rol no está claro o no es necesario.
3.- ¿Cuál es la agenda de la reunión?
Con frecuencia las reuniones se celebran sin un orden del día, porque las personas asumen que todos conocen cuál es la agenda de la reunión sin necesidad de que ésta sea explícita o porque están demasiado ocupadas atendiendo a otras reuniones y no tienen tiempo de preparar el orden del día de las que ellas convocan. Sin saber lo que incluye el orden del día es muy difícil saber si tiene sentido que asistamos. Debemos pedir la agenda de la reunión y, si no existe, declinar la asistencia.
4.- ¿Existe alguna otra forma que no sea mediante una reunión de alcanzar el propósito de la agenda?
Escuchar a otras personas ofrecer un interminable número de presentaciones rara vez constituye un uso eficaz del tiempo de las reuniones, pero con frecuencia es lo que éstas terminan siendo. Demasiadas presentaciones y poca discusión ocurren frecuentemente. Pueden existir otras formas de informar tales como compartir presentaciones y obtener feedback por correo electrónico o utilizar una de las muchas herramientas online colaborativas.
5.- ¿Esta reunión es el uso más efectivo de mi tiempo?
Nuestro tiempo es precioso y si la respuesta es afirmativa adelante con la reunión, pero si es negativa debemos pensar si a pesar de ello es mejor para nosotros asistir o las razones por las que es mejor no hacerlo.
Utilizar la matriz urgente-importante es una forma de aclarar nuestras prioridades. Esta herramienta nos ayuda a ser más conscientes de los riesgos de centrarnos en cosas que son urgentes pero no importantes (algunas reuniones por ejemplo), mientras descuidamos aquellas tareas importantes pero no urgentes ( como el desarrollo de nuestros profesionales, la planificación a largo plazo o el crecimiento personal, por ejemplo).
Una vez tenemos la respuesta a estas preguntas podemos decidir la respuesta: asistir, designar a otra persona, no tener una representación en la misma, pedir que un compañero nos informe más tarde o tener una representación durante una porción de la reunión, por ejemplo.
Tomar el control de nuestro tiempo nos permitirá
obtener mejores resultados. Delegar la asistencia es una forma muy acertada de
desarrollar a los colaboradores.