EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES GRUPAL I

Tomar decisiones es una de las actividades fundamentales que tiene que realizar un directivo. David A.Garvin, profesor de BusinessAdministration en la Harvard Business School, plantea en su libro “Making Decisions” los fundamentos que rigen el proceso de toma de decisiones grupal.

El autor propone 8 etapas en dicho proceso:

I.- PREPARACIÓN:

Esta fase es crítica para poder acertar posteriormente con la decisión tomada. Se subdivide en tres actividades:

1.- SELECCIÓN DE LAS PERSONAS IDÓNEAS PARA PARTICIPAR EN EL PROCESO:  un grupo de profesionales con distintas perspectivas generará una mayor variedad de ideas reflexionadas sobre como tomar una determinada decisión que un grupo cuyos componentes tengan un origen similar. Al seleccionar a los profesionales que van a integrar el grupo que va a participar en la toma de decisiones hay que buscar a aquellos que van a expresar distintos puntos de vista y que tienen intereses distintos. El grupo debe incluir:

a).- Representantes de los afectados por la toma de decisiones. Si participan en la toma de decisiones es más fácil que acepten la decisión.

b).- Expertos que pueden facilitar la información requerida sobre la viabilidad de las distintas alternativas que están siendo consideradas.

c).- Opositores, para tratar de eliminar obstáculos. El invitar a alguna de las reuniones a las personas que se supone se van a oponer a las medidas tomadas permite conocer las objeciones y buscar formas de superarlas.

El grupo no debe ser muy grande. El número ideal de componentes oscila entre cinco y siete. Si la decisión a tomar es muy compleja se puede elevar a 10.

2.- ELEGIR EL MÉTODO A SEGUIR PARA LA TOMA DE DECISIONES: el grupo seleccionado necesita conocer cómo se va a tomar la decisión final. Existen cuatro abordajes principales:

a).- Consenso: todos los miembros del grupo se reúnen para discutir las propuestas y buscan llegar a un acuerdo que todos acepten.

b).- Mayoría: El grupo vota y la mayoría gana. El líder del grupo puede romper el empate en caso de producirse.

c).- Consenso cualificado. El equipo trata de llegar a una decisión, pero si no lo consiguen acuerdan que el líder decida.

d).- Decisión directiva. El líder toma la decisión e informa de la misma al equipo. Este enfoque puede ser necesario en situaciones de crisis.

Los tres primeros métodos varían en la importancia de la opinión de los participantes y en la sensación de responsabilidad que crean en ellos. No hay que olvidar que, con frecuencia, en la

búsqueda del acuerdo se olvidan la posibilidad de valorar las perspectivas minoritarias. La labor del directivo incluye el promover la explorar todas las ideas independientemente del enfoque que seleccione para tomar la decisión.

3.- CREAR EL AMBIENTE ADECUADO. Para ayudar a que el grupo genere soluciones creativas a los problemas hay que proporcionarle el ambiente adecuado, buscando la localización más conveniente: fuera o dentro del entorno habitual según convenga y en un lugar cómodo que facilite el intercambio de ideas. 

II.- IDENTIFICAR Y GESTIONAR LOS OBSTÁCULOS:

1.- CONOCER LOS PREJUICIOS Y CREENCIAS: El proceso de toma de decisiones se dificulta, con frecuencia, por obstáculos comunes y que suelen ser inconscientes, pero que pueden influir en la capacidad de tomar la decisión óptima. Aunque resulta prácticamente imposible eliminarlos es conveniente identificar, tanto los propios como los de los miembros del grupo para intentar alcanzar decisiones más objetivas. Entre los prejuicios y creencias  más habituales tenemos:

a).- Basar las decisiones en los hechos e informaciones que resultan familiares.

b).- Exceso de confianza en nuestras opiniones e ideas preconcebidas que conduce a no generar ni buscar nuevas alternativas más adecuadas.

c).- Miedo a los cambios y respeto excesivo al “status quo”.

d).- Tendencia a confirmar nuestra opiniones mediante la búsqueda de información que la apoye, ignorando los hechos que puedan cuestionarla.

2.-  DIRIGIR ADECUADAMENTE LA DINÁMICA DEL GRUPO: una de las ventajas de considerar la toma de decisiones como un proceso grupal es que los prejuicios individuales pueden ser contrarrestados por la presencia  de múltiples voces y perspectivas. Pero aunque los grupos pueden ofrecer distintos puntos de vista necesitan ser dirigidos para ser productivos. El reto del líder se encuentra en dirigir adecuadamente el proceso de toma de decisiones del grupo. En caso de no hacerlo el directivo pude encontrarse con una de estas dos situaciones extremas:

a).- Armonía grupal excesiva: este fenómeno se produce cuando los individuos quieren sentirse aceptados por el grupo o cuando les falta interés por el proceso. Si los profesionales se esfuerzan en ser aceptados por el grupo pueden caer víctimas del pensamiento grupal, con lo que el deseo de adaptarse al grupo le puede llevar a no expresar sus opiniones si difieren de las del grupo, especialmente si no coinciden con las del líder del mismo y la motivación para valorar otras alternativas desaparece. El grupo no intenta obtener la opinión de los expertos y filtra la información que recibe para adecuarla a sus preferencias. Los miembros del grupo pueden dedicar mucho tiempo a conocer lo que cada uno desea para intentar llegar a una solución que satisfaga a todos.

Esta armonía excesiva se puede producir también por desinterés de los participantes si consideran que el líder ya ha tomado una decisión y no va a tomar en cuenta sus puntos de vista por lo que lo único que desean es que el proceso acabe cuanto antes y pueden aceptar la primera propuesta que les planteen.

b).- Individualismo excesivo: en esta situación los profesionales defienden sus posturas a ultranza, pudiendo llegar hasta la agresividad, desechando las opiniones de los demás y negándose a considerar el bien común.

III.- ANALIZAR LA SITUACIÓN:

En esta fase es fundamental evitar caer en el error de buscar soluciones antes de entender la naturaleza o causa raíz del problema o situación  a tratar. Para llegar a conocer el núcleo del problema es conveniente realizar un análisis de causa raíz, en el que va preguntando continuamente el por qué de cada hecho que se presenta hasta llegar al origen del problema.

El directivo al encontrarse con un problema debe pensar en cómo plantearlo al equipo, teniendo cuidado de no asumir desde el principio que conoce cuál es el problema. Debe retar al equipo a llegar al núcleo de la situación enmarcando ésta de diversas formas y comprobando toda la información disponible existente que apoye las teorías que van surgiendo. Durante este proceso cuestionar  los por qué y hacer otras preguntas abiertas que promuevan la exploración de las causas.

Cuando la situación está correctamente definida el paso siguiente consiste en identificar los objetivos y determinar una línea de actuación y para ello el directivo debe:

1.- Especificar los objetivos que se quieren lograr por medio de esa decisión, tras conocer, valorar y tener en cuenta las opiniones del grupo.

2.- Definir el nivel de desempeño y los indicadores que van a representar el resultado esperado.

3.- Describir la situación que se va a producir cuando se logre el resultado.

4.- Comprobar que no existen conflictos entre los objetivos y el resultado esperado.