DIRECCIÓN DE REUNIONES I

Nick Morgan, experto en comunicación, en el libro "Running meetings" de la serie de Harvard Business School Press, aborda cómo podemos conseguir dirigir reuniones de forma efectiva. Plantea las siguientes recomendaciones y reflexiones que debe hacerse un líder con respecto a las reuniones:

I.- JUSTIFICACIÓN DE LA REUNIÓN:

El primer paso que hay que dar es tener claro lo que se quiere conseguir con la reunión. Algunas de las razones que justifiquen la necesidad de convocar una reunión son:

1.- Necesidad de que el equipo facilite información o reciba consejos sobre un tema.

2.- Deseo de que el equipo participe en una toma de decisiones o en la solución de un problema.

3.- Aclarar una situación  que no puede ser resuelta con entrevistas individuales.

4.- Compartir información, un éxito o una preocupación con todo el equipo.

5.- Conocer las distintas perspectivas que plantean distintos colectivos sobre un problema.

6.- Clarificar cuáles son las responsabilidades sobre un problema. situación o área.

7.- Descubrir que el equipo siente la necesidad de reunirse.

II.- RAZONES PARA NO CONVOCAR UNA REUNIÓN:

1.- El tema a tratar es personal y se debe resolver de forma individual.

2.- Falta de tiempo para preparar una reunión.

3.- Existen alternativas de comunicación que pueden ser igual o más eficientes: correo electrónico, teléfono,...

III.- OBJETIVOS DE UNA REUNIÓN:

La preparación de una reunión debe comenzar por identificar el propósito de la misma: conocer opiniones, resolver problemas, informar, decidir la forma de actuar en una situación, obtener nuevas ideas,...

IV.- ASISTENTES A LA REUNIÓN:

Una cuestión que hay que definir antes de decidir sobre quienes van a ser los invitados a asistir a la reunión es el número de personas que deben hacerlo. Puede ser de utilidad recordar la regla del 8-18-1800 que consiste en:

a).- No convocar a más de ocho personas si se desea resolver un problema o tomar una decisión.

b).- Si se desea hacer una sesión de brainstorming o similares invitar a un máximo de 18 personas, pero no se debe esperar llegar a un consenso con un número tan elevado de participantes.

c).- Si se quiere diseminar información se puede convocar al número de personas que deseemos sin ningún límite

Es conveniente invitar exclusivamente a aquello que realmente vayan a colaborar para conseguir alcanzar los objetivos de la reunión y que pueden ofrecer diversas perspectivas de los temas a tratar. Son:

1.- Los decisores claves de las cuestiones que se están abordando.

2.- Los expertos sobre el tema y los que tienen información sobre el mismo.

3.- Profesionales  que están comprometidos con el tema o que se van a ver afectados por él.

4.- Colaboradores que deben estar informados sobre las cuestiones que se van a tratar para posteriormente poder hacer bien su trabajo.

5.- Profesionales que van a tener que implementar las decisiones tomadas en la reunión.

V.- CONVOCATORIA DE LA REUNIÓN:

La invitación es conveniente que sea personal. En ella se debe incluir:

a).- El objetivo de la reunión y los resultados que se esperan alcanzar bien detallados.

b).-  Información sobre quiénes van a ser los participantes.

c).- La fecha, horario y lugar.

d).- La duración estimada de la reunión.

e).- El rol de cada uno de los participantes.

f).- Información sobre quién convoca la reunión.

g).- Los puntos que se van a tratar, especificando el profesional responsable y el tiempo que se le asigna. El orden es importante ya que se debe procurar que sea coherente y que sea sensato. Si se estima que un tema va a ocupar mucho tiempo no incluir muchos más en la reunión.  Se puede comenzar con algún tema poco complicado para romper el hielo y crear un buen ambiente y después de un descanso abordar los más conflictivos.

h).- Documentación para preparar la reunión. es conveniente distribuirla porque sirve, también, para garantizar que todos los participantes van a contar con la misma información previa.

VI.- ASIGNAR LOS ROLES Y LAS RESPONSABILIDADES:

Al preparar una reunión hay que definir y adjudicar los roles que son imprescindibles para el buen desarrollo de una reunión. Una persona puede asumir varios roles. Los principales son:

1.- Líder: debe aclarar cuál es el propósito, objetivos, limitaciones y alcance de la reunión. Es el responsable del seguimiento posterior.

2.- Facilitador: guía al grupo a través de las fases de discusión, resolución de problemas y toma de decisiones  de la reunión. Puede ser responsable de la logística pre y post reunión.

3.- Escriba: recoge los puntos clave, ideas y decisiones que surgen en el desarrollo del encuentro. Puede ser responsable de la redacción del acta de la reunión.

4.- Contribuidor: participa de forma activa ofreciendo ideas y ayudando a mantener la reunión centrada en sus objetivos.

5.- Experto: contribuye con su conocimiento experto en los asuntos concretos en los que se solicita su opinión. Su aportación se limita, en principio, a facilitar la información requerida sobre un tema específico, por lo que se debe dejar claro antes de la reunión qué participación se espera de él.

VII.- INFORMAR A LOS SUPERIORES:

Antes de realizar una reunión puede ser aconsejable informar a los directivos, que no van a asistir a la reunión pero pueden estar interesados o verse afectados por los resultados de la reunión, sobre la celebración de la misma, facilitándoles la agenda de la misma y la documentación que se considere relevante.