DIRECCIÓN DE REUNIONES II

Nick Morgan, en el libro "Running meetings" ya mencionado en la entrada de la semana pasada en la que se abordaba la fase de preparación de una reunión, plantea las siguientes directrices para dirigir de forma eficaz una reunión:

I.- ABRIR LA REUNIÓN CON AUTORIDAD.

Implica:

1.- Comenzar la reunión en el tiempo establecido previamente. Los asistentes que se retrasen podrán observar que no han actuado correctamente e intentarán ser puntuales en convocatorias posteriores. En el momento en que se incorporen no hay que volver hacia atrás e informarles sobre lo hablado hasta el momento porque esto significaría que se está premiando a los impuntuales.

2.- Presentar a  los participantes incluyendo el nombre, procedencia laboral y rol en la reunión.

2.- Introducir los temas a tratar. De esta forma nos aseguramos de que el grupo tiene clara la agenda , los objetivos y los resultados de la reunión. Es el momento de hacer ajustes si son necesarios y de lograr la aprobación  de los miembros del grupo del orden del día.

3.- Establecer o revisar las normas generales, lo que significa acordar los principios y comportamientos  que van a contribuir a que la reunión sea constructiva. Entre estas normas destacan:

a).- Compromiso sobre la duración de la reunión.

b).- Decisión sobre quién va a participar, exponiendo los temas.

c).- Acuerdo sobre cómo se van a tomar las decisiones.

d).- Fijación de  un tiempo límite para la discusión y toma de decisiones sobre cada tema que se va a tratar. Si se sobrepasa debe contar con la aprobación del grupo.

e).-  Exposición de las restricciones, presupuestarias, normativas,.... que existen para cada tema, con el fin de aclarar los límites en la toma de decisiones.

f).- Identificación del responsable final de la toma de decisiones en cada uno de los temas a tratar.

g).- Petición de participación activa de todos los asistentes y de aportación de ideas innovadoras.

h).- Acuerdo sobre la forma de participación y límites de la misma así como sobre las interrupciones.

i).- Determinación de la forma de recoger los temas que pueden surgir que son importantes pero ajenos al motivo de la reunión. 

II.- DIRIGIR LA REUNIÓN CON HABILIDAD.

Las directrices básicas para conseguirlo son:

1.- Seguir y respetar la agenda. Es un aspecto fundamental si permitimos que se introduzcan temas nuevos o la desviación sobre lo acordado se pierde el foco y se gana la indignación de los asistentes.

Es recomendable comenzar por un tema sencillo que implique una decisión a tomar que no plantee complicaciones. De esta forma se va creando un ambiente agradable y de colaboración que puede facilitar el desarrollo de la reunión cuando se plantean temas más difíciles. Procurar estar alerta para respetar el tiempo asignado y en el momento que el grupo llegue a un acuerdo pasar al siguiente tema sin permitir distracciones.

2.- Facilitar la exposición de todos los puntos de vista. Como responsable de una reunión nos interesa conocer todas las perspectivas y que nadie se sienta excluido y para lograrlo podemos:

a).- Hacer una pregunta general del tipo. ¿Se nos ha olvidado algo? ¿Hemos contemplado todas las posibilidades?

b).- Preguntar directamente la opinión de los profesionales más tímidos o callados si vemos que no han intervenido.

c).-Dividir el grupo en subgrupos compuestos de por dos o tres personas, si el grupo es superior a diez personas, para pedir que discutan el tema entre ellos y que un representante de cada grupo exponga posteriormente sus conclusiones.

d).- Dejar tiempo   para la reflexión, no precipitar la toma de decisiones.

e).- Designar a un participante para que actúe como "abogado del diablo" para garantizar la presentación de distintos puntos de vista.

3.- Mantener la reunión enfocada y centrada en los temas recogidos en el orden del día . Para conseguirlo es útil procurar revisar y hacer síntesis frecuentes de lo avanzado, así como hacer pausas periódicas para recordar al grupo lo que queda por abordar.

4.- Actuar como líder. Implica ser consciente de la responsabilidad adquirida y del rol de facilitador que se tiene que asumir. Para ello no hay que olvidar los siguientes aspectos:

a).- Controlar el propio nivel de participación para no dominar la reunión.

b).- Adoptar una actitud positiva y de estímulo ante las intervenciones de los participantes.

c).- Reconocer las aportaciones de los asistentes.

d).- Controlar las interrupciones y a los profesionales que pretendan dominar la reunión.

e).- Intervenir si un participante critica o ataca las ideas y contribuciones de otro de forma inadecuada. 

f).- Ser consciente de que el silencio no significa que una persona no está participando. Respetar las necesidades de escuchar de los demás.

g).- Destacar los puntos en los que se ha llegado a un acuerdo para reforzar los aspectos que el grupo comparte.

h).- Vigilar el lenguaje no verbal de los asistentes para interpretar lo que están comunicando.

5.- Gestionar y solucionar los conflictos que puedan surgir.

6.- Modificar la estructura del grupo, para conseguir realizar tareas e involucrar a los miembros del grupo. Como ejemplo se puede dividir al grupo en subgrupos y repartir  el trabajo, con una puesta en común posterior de los resultados obtenidos.

III.- CERRAR LA REUNIÓN.

En esta fase debemos.

1.- Resumir la reunión. Esta tarea la puede asumir tanto el líder como un participante. En ella se deben resaltar los las decisiones y puntos clave a los que se ha llegado, así como los pasos siguientes a acometer y quién va a ser responsable de cada tarea. Este proceso sirve para atar cabos sueltos y para aclarar posibles dudas y confusiones. Se puede aprovechar para incluir algún mensaje motivador.

2.- Pedir feedback sobre cómo se ha desarrollado la reunión y sobre cómo ha funcionado el grupo, si se considera recomendable.

3.- Preguntar si existen cuestiones o comentarios que se deseen expresar y contestarlas o recomendar a otro profesional que pueda hacerlo.

4.- Agradecer a los participantes sus contribuciones.

5.- Fijar la fecha y la logística de una reunión posterior, si se considera necesaria.

6.- Finalizar la redacción del  acta de la reunión. En el desarrollo de la misma un profesional ha debido tener la misión de recoger todos los aspectos importantes que se han tratado, los acuerdos alcanzados y las responsabilidades asignadas.