ESTRATEGIAS PARA MEJORAR LA DINÁMICA GRUPAL

James Manktelow y Rachel Thompson dedican  el boletín de Mindtools del pasado 15 de julio a contemplar distintos aspectos del trabajo en equipo desde la perspectiva de la DINÁMICA GRUPAL

Kurt Lewin, psicólogo social y uno de los expertos más reconocido  en gestión del cambio, acuñó este término a principios de la década de los cuarenta del pasado siglo, tras darse cuenta de que las personas, con frecuencia, asumimos distintos roles y comportamientos cuando formamos parte de un grupo. La dinámica grupal describiría los efectos que estos roles y comportamientos tienen en los otros miembros del grupo y en el grupo en su conjunto.

Investigaciones posteriores han desarrollado esta idea y han demostrado que si la dinámica es positiva los miembros del grupo confían los unos en los otros, forman un equipo que trabaja para conseguir un objetivo común y se sienten responsables de ello, desarrollando su creatividad.

Por el contrario, si el grupo tiene una dinámica pobre el comportamiento de sus miembros interfiere en el trabajo común a realizar y como resultado el grupo puede no tomar ninguna decisión o elegir la errónea, ya que no son capaces de explorar las distintas opciones de manera adecuada. Entre las CAUSAS QUE PRODUCEN UNA DINÁMICA DEFECTUOSA TENEMOS:

1.- LIDERAZGO DÉBIL. Cuando un equipo carece de un líder fuerte cualquier miembro del mismo que tenga un carácter dominante puede hacerse con el mando, lo que puede ocasionar la falta de dirección, luchas internas o el centrarse en las prioridades equivocadas.

2.- EXCESIVA DEFERENCIA HACIA LA AUTORIDAD. Ocurre cuando los integrantes del equipo quieren que se considere que están de acuerdo con su líder y por tanto evitan expresar sus ideas y opiniones.

3.- BLOQUEO. Aparece cuando los miembros del equipo actúan de forma que interfieren en el flujo de la información, adoptando alguno de estos roles:

a).- El agresor: con frecuencia está en desacuerdo con los demás y lo expresa de forma inadecuada.

b).- El negativo: suele criticar las ideas de los demás.

c).-  El inhibido: no suele participar en las discusiones.

d).- El presuntuoso: busca el reconocimiento y trata de dominar las reuniones.

e).- El bromista: introduce el humor en momentos poco apropiados.

4.- PENSAMIENTO GRUPAL. En una entrada anterior ya hemos descrito sus características. Se produce cuando los miembros de un equipo ponen su deseo de consenso por encima del deseo de llegar a la decisión correcta. Lo que evita que se exploren soluciones alternativas.

5.- FALTA DE IMPLICACIÓN DE PARTE DE LOS MIEMBROS. Éstos adoptan una actitud cómoda y dejan que sus compañeros hagan todo el trabajo. Pueden trabajar duramente en sus cosas, pero limitan sus contribuciones al equipo.

Los autores proponen las siguientes ESTRATEGIAS PARA MEJORAR LA DINÁMICA GRUPAL:

1.- CONOCER AL EQUIPO. El líder debe guiar el desarrollo del equipo y para ello es conveniente que conozca las fases que éste va a ir experimentando durante el mismo para entenderlas y ser capaz de anticiparse a los problemas que pueden ir surgiendo y que pueden alterar la dinámica del grupo. Manktelow y Thompson Identifican las siguientes  etapas de acuerdo con la teoría del psicólogo  Bruce Tuckman:

a).- Formación: es corta y puede consistir en una primera reunión en la que los miembros se presentan. Éstos suelen adoptar una actitud positiva y educada y se pueden mostrar ansiosos o expectantes ante la tarea futura. La tarea del líder es la fundamental en esta fase.

b).- Enfrentamiento: la autoridad del líder puede ser cuestionada mientras los miembros tratan de clarificar sus roles. Se definen las tareas a realizar y algunos miembros pueden mostrar su desacuerdo con el enfoque adoptado y negarse  a aceptar la asignación de las mismas. Es la fase en la que el equipo puede fallar, no sólo por los motivos ya expuestos, sino por la falta de consolidación de las relaciones y de los procesos establecidos.

c).-Normalización: la jerarquía se fortalece y los miembros del equipo aceptan la autoridad del líder y muestran ellos mismos sus dotes de liderazgo en determinados aspectos. Los integrantes del mismo se van conociendo mejor e incluso pueden empezar a socializar y a ayudarse entre ellos, siendo capaces de ofrecer crítica constructiva, se va creando un fuerte compromiso con los objetivos y se puede observar cómo se va alcanzando la meta. Puede surgir algún episodio de enfrentamiento pero que se suele resolver sin más problemas.

d).- Desempeño: el trabajo duro, apoyado en las estructuras y procesos que se han definido en la etapa anterior fundamentalmente,  que realizan sus miembros va consiguiendo que se alcancen los objetivos compartidos. Pueden producirse bajas o incorporaciones sin que lastren la labor del equipo ni su cultura.

e).- Disolución o duelo: al concluir el trabajo del equipo.

En cada etapa el líder tiene una función especial,  entre ellas los autores destacan:

ETAPA	ACTIVIDAD
Formación	Dirigir el equipo y establecer los objetivos con claridad
Enfrentamiento	Establecer la estructura y los procesos y trabajar para minimizar los conflictos y construir buenas relaciones entre los miembros del equipo. Prestar apoyo a los integrantes más débiles del mismo. Mantener una actitud positiva y firme ante los retos.
Normalización	Dejar que el equipo se responsabilice de los progresos que se van obteniendo en el camino hacia la meta. Organizar actividades socials para consolidar el equipo
Desempeño	Delegar todo lo posible.. Una vez que el equipo ha logrado obtener un alto rendimiento intervenir lo menos posible.
Disolución	Antes de disolver un equipo dedicar tiempo para celebrar sus logros.

No sólo es necesario que sea consciente de las distintas etapas por las que atraviesan los equipos en su desarrollo para comprender mejor las actitudes de sus integrantes, debe, también CONOCER LOS ROLES que estos adoptan (tanto positivos, como negativos, como ya hemos visto algunos). Se puede utilizar la clasificación de Kenneth Benne y  Paul Sheats, expertos en comportamiento de grupos, para identificar los roles positivos y negativos y ver cómo interactúan entre sí y cómo afectan al desempeño del equipo. Definieron tres categorías de roles:

a).-  Roles de tarea:

Se relacionan con conseguir realizar el trabajo  que tienen asignada. Representan los distintos roles necesarios para abordar un proyecto paso a paso desde su planteamiento inicial hasta su finalización. Son los siguientes:

1a).- Iniciador-contribuidor: Propone las ideas originales y distintas formas de enfocar los problemas que van surgiendo o de alcanzar la meta. Inicia las discusiones sobre los temas y consigue que el equipo explore nuevas alternativas y posibilidades.

2a).- Buscador de información: Solicita que le aclaren las propuestas en relación con su adecuación a los objetivos. Pide la información de expertos sobre los hechos relevantes para solucionar los problemas. Determina qué información falta y debe ser encontrada y analizada antes de seguir adelante con el proyecto.

3a).- Informador: Facilita información al equipo. Se le considera una autoridad en el tema y cuenta su propia experiencia cuando ésta es relevante.

4a).- Buscador de opiniones: Pide que se clarifiquen los valores, actitudes y opiniones de los miembros del equipo. Comprueba y se asegura de que se ofrezcan distintas perspectivas.

5a).- Facilitador de opiniones: Expresa sus creencias y perspectivas sobre los temas que se discuten, con frecuencia en términos de lo “que el grupo  debe hacer”.

6a).- Elaborador: Desarrolla las ideas de los demás añadiendo ejemplos y datos relevantes, al tiempo que analiza las consecuencias de las ideas y acciones propuestas.

7a).- Coordinador: Identifica y explica las relaciones entre las ideas. Es capaz de juntar diferentes alternativas y convertirlas en una propuesta coherente.

8a).- Orientador: Revisa y clarifica la postura del equipo. Facilita una síntesis de lo alcanzado, señala las desviaciones y sugiere como volver a encauzar las actividades para la consecución de los objetivos marcados.

9a).- Evaluador/crítico: Valora las propuestas en relación a un objetivo o estándar predeterminado. Confirma la adecuación de la propuesta y verifica que está basada en la evidencia y que es una solución apropiada.

10a).- Animador: Reta y estimula al equipo hacia la acción. Moviliza las energías del mismo.

11a).- Técnico en procedimientos: Facilita las discusiones y diálogo en el equipo al encargarse de los aspectos logísticos (lugar de reunión, materiales necesarios,…).

12a).- Secretario: Registra las ideas que surgen en las reuniones.

b).- Roles sociales:

Contribuyen al funcionamiento positivo del equipo:

1b).- Motivador: Apoya y elogia los esfuerzos realizados por los integrantes del equipo, transmitiendo una actitud positiva en las reuniones.

2b).- Armonizador: Concilia las diferencias entre los miembros. Busca formas de reducir las tensiones, buscando explicaciones o utilizando el humor.

3b).- Buscador de compromisos: Cede en sus ideas por el bien del equipo o busca un compromiso intermedio.

4b).- Guardián: Regula el flujo de comunicación. Se asegura de que todos los miembros del equipo puedan expresarse, animando a los más tímidos a participar. Limita las intervenciones de  los que intentan dominar las conversaciones y puede sugerir reglas con esta finalidad.

5b).- Observador: Facilita feedback al equipo sobre su funcionamiento.

6b).- Seguidor: Acepta lo que los demás dicen y decide aunque no haya contribuido de ninguna forma ni expresado sus propias opiniones.

c).- Roles disfuncionales:

Interfieren de forma negativa en el progreso del equipo y debilitan su cohesión.

1c).- Agresor: Utiliza los ataques personales y los comentarios insultantes.

2c).- Bloqueador: Se opone a cualquier idea u opinión que se propone sin hacer ninguna sugerencia. Consigue bloquear al equipo con su resistencia.

3c).- Buscador de reconocimiento: Intenta emplear las reuniones del equipo para atraer la atención sobre su persona. En su intento puede distraer a los participantes de la reunión de los objetivos a alcanzar.

4c).- "Autoconfesor": Aprovecha las reuniones del equipo para revelar sus sentimientos personales e intenta relacionar las acciones del grupo con las suyas en su vida privada. Por ejemplo puede decir: " Estamos discutiendo de la misma forma que lo hacemos mi mujer y yo".

5c).- Frívolo: En  las reuniones utiliza el humor y bromas para desviar la atención del objetivo de las mismas.

6c).- Víctima: Expresa sus sentimientos de autocompasión para justificar su falta de implicación y participación. Puede decir, por ejemplo: "No puedo ayudarte, soy un inútil en estos temas".

7c).- Dominador: Trata de controlar las conversaciones( como ya hemos visto con anterioridad) y dictar lo que los demás deben hacer. Con frecuencia exageran sobre sus conocimientos y afirman tener la mejor solución para todos los problemas.

8c).- Intercesor: Hace sugerencias basadas en lo que supuestamente otros sienten o piensan.  Evita manifestar sus opiniones utilizando estereotipos como por ejemplo: " A los jefes no les gustará esto".

Se puede utilizar la teoría de Benne y  Sheats para aumentar la eficacia y armonía del equipo conociendo cuáles de esos roles se han adoptado por los miembros, cuáles sería necesario incorporar y faltan y cuáles deben ser eliminados por ser disfuncionales, teniendo en cuenta la fase en la que se encuentre el equipo.

2.- SOLUCIONAR LOS PROBLEMAS SIN DEMORA. Es la segunda estrategia propuesta por los autores. Si percibimos que un miembro del equipo está adoptando un comportamiento que afecta negativamente al desempeño del  mismo hay que actuar con rapidez para encontrar una solución y neutralizar su comportamiento. Una táctica puede consistir en facilitar feedback para mostrarle el impacto de sus acciones y posteriormente invitarle a reflexionar sobre cómo puede modificar su comportamiento.

3.- DEFINIR LOS ROLES Y RESPONSABILIDADES. Los equipos en los que falta un enfoque  o dirección pueden desarrollar rápidamente malas dinámicas, mientras sus miembros tratan de comprender cuál es el rol que desempeñan en los mismos.

Es conveniente preparar un documento que recoja la misión y objetivos del equipo y las responsabilidades de cada uno de sus integrantes y repartirlo entre todos.

4.- ELIMINAR BARRERAS. Facilitar que todos los miembros se conozcan, especialmente cuando se incorpora alguien nuevo. Se pueden utilizar ejercicios de construcción de equipos, en los que primero se identifiquen las situaciones a las que se está enfrentando el equipo y luego se realicen actividades y juegos que sirvan para dar respuesta a las mismas.

Se puede, también utilizar el concepto  de la “Ventana de Johari” para  analizar la dinámica de las relaciones personales y  ayudar a que las personas se abran. 

Liderar con el ejemplo y compartir nuestras expectativas sobre el grupo y la información personal que consideremos segura, como, por ejemplo lecciones valiosas que hemos ido aprendiendo a lo largo de nuestra vida es una estrategia muy útil.

5.- COMUNICAR.  La comunicación abierta es fundamental para tener un buena dinámica grupal. El líder debe asegurarse de que todos los miembros comunican con claridad y utilizar todo tipo de metodologías para evitar la ambigüedad yde informar con rapidez cuando sea necesario.

6.- PRESTAR ATENCIÓN AL FUNCIONAMIENTO DEL EQUIPO. De esta forma seremos capaces de detectar los signos de alerta de que se está produciendo una dinámica negativa entre sus integrantes como por ejemplo pensamiento grupal, bullying o poca variedad en sus opiniones e intentar corregir sus efectos.