9 ESTRATEGIAS PARA DISEÑAR UNA REUNIÓN EFICIENTE

Roger Schwarz, autor de “  Smart Leaders, Smarter Teams: How You and Your TeamGet Unstuck to Get Results” en hbr.org del pasado 19 de marzo planteaba  cómo diseñar una agenda para conseguir una reunión eficaz. Ésta debe fijar cuáles son las expectativas de lo que va a ocurrir durante la misma, distribuir el tiempo de forma adecuada, asegurar que se tratan los temas  de interés e identificar cuándo ha finalizado la discusión.

Schwarz sugiere  las siguientes recomendaciones para diseñar una agenda eficiente:

1.- Buscar el input de los miembros del equipo. Si queremos que éstos se comprometan con la reunión hay que plantear temas que reflejen sus necesidades. Hay que pedir que propongan los puntos a tratar  y justifiquen su inclusión. Si finalmente no podemos incorporarlos tenemos que explicar las razones al interesado.

2.- Seleccionar temas que afecten a todo el equipo. El tiempo de reuniones es costoso por lo que se deben escoger abordar discusiones que impliquen a todo el equipo y que necesitan a éste al completo para plantear soluciones para resolverlas.

3.- Listar los temas como preguntas a las que el equipo debe dar respuestas. Las preguntas permiten que sus miembros preparen sus respuestas y sepan cuándo la discusión ha finalizado porque se ha dado respuesta a lo planteado. Es importante conocer previamente si el propósito del encuentro es compartir información, buscar input para una decisión o alcanzar una. Es difícil que los integrantes de un equipo participen si no conocen qué se espera de ellos: que escuchen, que aporten ideas o que tomen parte en la decisión.

4.- Estimar un tiempo adecuado para tratar cada tema. Sirve para dos propósitos:

a).- Requiere que calculemos lo más exactamente posible el tiempo requerido para que el equipo introduzca el tema, se planteen y respondan cuestiones, se resuelvan los distintos puntos de vista, se generen soluciones potenciales y se decida el camino a seguir y las acciones para ello.

b).- El tiempo estimado permite que los miembros del equipo se adapten a él o sugieran que es posible que se tenga que ampliar.

5.- Proponer un proceso para abordar cada punto de la agenda que identifique los pasos que hay que dar para llegar a una decisión.

6.- Especificar cómo se tienen que preparar los miembros para la reunión. Distribuir la agenda con el tiempo suficiente antes de la reunión para que el equipo pueda leer los materiales de apoyo y preparar su intervención en cada punto.

7.- Identificar quién es responsable de liderar cada tema para que pueda prepararse adecuadamente para ello.

8.- Asegurar que el primer tema a tratar sea la revisión y modificación de la agenda si es necesario.

9.- Finalizar la reunión planteando estas dos preguntas:

a).- ¿Qué hemos hecho bien?

b).- ¿Qué queremos hacer de forma diferente en la siguiente reunión?

Dedicar cinco o diez minutos a su respuesta permitirá que el equipo mejore su desempeño, las relaciones en el trabajo y la satisfacción. El autor recomienda considerar estas preguntas para identificar lo que el equipo ha hecho bien y lo que quiere hacer de oro modo:

¿Se distribuyó la agenda con tiempo suficiente para que todos pudiesen preparar la reunión?

¿Se prepararon bien todos los participantes?

¿Era el tiempo adecuado el asignado para cada punto y para su discusión?

¿Se centraron los participantes en los puntos definidos o se desviaron de ellos?

¿Fue eficaz el proceso definido para cada tema?