LAS REUNIONES MÁS PRODUCTIVAS TIENEN MENOS DE 8 PARTICIPANTES

Paul Axtell en hbr.org del pasado 22 de junio plantea que existen muchos problemas en relación con la forma en la que se dirigen las reuniones y uno de los fundamentales es la selección de la lista de participantes. Decidir quién debe asistir puede ser difícil y los directivos con frecuencia optan por incluir a todos para que nadie se sienta excluido sin ser conscientes de que al hacerlo están disminuyendo la calidad de la reunión.

Robert Sutton tras analizar diversas investigaciones sobre el tamaño idóneo de los grupos que participan en reuniones concluyó que las más productivas son aquellas a las que asisten entre 5 y 7 personas.

Cuando los directivos bien intencionados son demasiado inclusivos:

1.- No hay tiempo suficiente para que todos participen en la conversación.

2.- El debate enriquecedor se reemplaza por comentarios vacíos.

3.- El compartir información y el poner al día a todos los asistentes entorpece el que se puedan abordar los temas de mayor prioridad.

4.- Los participantes se muestran más reservados y menos cándidos.

5.- Los temas y decisiones duros no se incluyen en la agenda de la reunión y se tratan fuera de ella.

Como resultado los participantes,  con frecuencia, pierden el respeto por la reunión lo que implica a una menor preparación, participación y resultados, pudiendo llegar a caer en un círculo vicioso destructivo.

Los grupos pequeños, por otra parte, ayudan a crear un sentimiento de intimidad que favorece las discusiones abiertas y confiadas. Menos personas significa que existe más tiempo para escuchar y para considerar la perspectiva de cada miembro del equipo, con lo que la claridad emerge y el alineamiento puede producirse.

El autor recomienda para abordar adecuadamente esta cuestión que los responsables de las reuniones deben:

a).- Primero informar a su equipo de que van a introducir un cambio en relación con la selección de participantes en las mismas y que éstas van a ser más reducidas con la intención de que sean más eficaces ya que son conscientes de todo el tiempo y energía que consumen y se quiere implementar una estrategia que ofrezca mejores resultados.

b).- Reflexionar cuidadosamente sobre a quién se va a invitar a participar. Para ello hay que tener muy claro cuáles son los objetivos de la reunión. El orden del día debe ser claro y se tiene que asignar a cada tema a tratar el tiempo que consideramos que es el adecuado para discutirlo. Luego es el momento de preguntarse quién debe estar presente para que la reunión tenga resultados y por quién cancelaríamos la reunión en caso de que no pudiese asistir. Estas personas formarían el grupo principal y luego se pueden añadir más solo si se piensa que aportarían valor a la conversación.

Para evitar confusiones compartir los criterios con el equipo y explicar que están basados en:

1.- Quién tiene el mayor conocimiento del tema a discutir.

2.- Quién va a tener mucho que ver con la implementación de lo decidido.

3.- Quién va a recibir el impacto directo.

4.- Quién puede aprender al participar.

Si el equipo se muestra reticente se puede dar permiso para que algún miembro interesado pueda solicitar ser incluido y acceder si las razones son sólidas y aceptar si alguien declina la invitación.

c).- Aclarar cuáles son las responsabilidades del equipo, tanto de los que atienden como de los que no. Animar a los presentes a participar activamente ofreciendo sus opiniones y perspectivas, escuchando con atención y sin juzgar y siendo concisos, claros y relevantes en sus intervenciones.

d).- Recordar a los participantes que tengan en cuenta las perspectivas de los no presentes y reflexionen sobre qué preguntas harían, qué información querrían recibir, sobre qué les gustaría ser consultados, en qué actuaciones desearían ser involucrados y qué se les debe comunicar tras la reunión.

e).- Finalmente si hay miembros que rehúsan asistir hay que dejarles claro que a pesar de todo tienen que revisar el orden del día, facilitar la información relevante sobre los temas a tratar que posean a alguien que vaya a asistir, informarse de los resultados de la reunión, aceptar los proyectos que les encargue el líder y alinearse con las decisiones que se tomen.