¿CÓMO INCREMENTAR LA ENERGÍA Y PRODUCTIVIDAD DE LAS PERSONAS EN LAS REUNIONES?

 

Elizabeth Doty en strategy+business del pasado 14 de junio plantea que con el formato adecuado se pueden evitar silencios embarazosos en las reuniones y conseguir nuestros fines.

Dick Axelrod, en sus investigaciones, ha encontrado que los primeros cinco minutos de una reunión marcan el tono de la misma, pero después de la introducción muchos líderes con frecuencia van al núcleo de su agenda simplemente anunciando cuál es el asunto y esperando algún tipo de respuesta para encontrarse con el silencio, comentarios banales o la vuelta a conversaciones previas. Estos líderes puede que entiendan el valor de la escucha, del diálogo y de la participación activa pero no son conscientes de que hasta los equipos más cohesionados tienen más éxito cuando reciben una invitación clara sobre cómo contribuir y que su objetivo es específico y tangible.

Por tanto, para ayudar a que los asistentes a una reunión se involucren de forma productiva los líderes deben diseñar activamente cómo esperan que sea el punto medio de sus reuniones. Este diseño no debe ser muy elaborado para dar a las personas la oportunidad que necesiten.

El autor propone 4 formas de estructurar de forma ligera la conversación:

1.- Elegir una entrada para centrar la discusión. Formulada como una pregunta, si es lo suficientemente específica, permitirá que las personas respondan sin mucho esfuerzo y si es lo suficientemente abierta invitará a nuevas perspectivas e ideas. Si, por ejemplo, nuestra meta es lograr un cambio podemos buscar preguntas que requieran que los participantes tengan que ampliar su pensamiento como: ¿Qué deberíamos diseñar si pudiésemos empezar desde cero y por qué?

Podemos comenzar también con una actividad como “Hagamos un listado de las barreras que nos podemos encontrar para poder alcanzar nuestra meta”. Luego, mientras escuchamos las ideas del grupo podemos ofrecer nuevos apuntes que muevan el grupo hacia adelante. Por ejemplo una pregunta potencial de seguimiento podría ser: ¿Cuál de estas barreras se encuentran dentro de nuestras posibilidades de control? o ¿Cómo podemos reducirlas o eliminarlas?

2.- Decidir cómo incrementar la creatividad del grupo. Es un hecho comprobado que las personas tendemos a perder de vista información contextual clave, como por ejemplo cómo piensan o sienten los consumidores, datos relevantes o las promesas que ya se han efectuado, si éstas son muy abstractas. Para evitarlo es importante fomentar los “estímulos” tangibles que los participantes necesitan para centrarse.

El estímulo ideal se caracteriza por:

a).- Orienta y reorienta a las personas hacia la tarea y el contexto relevantes.

b).- Añade algo nuevo a su pensamiento.

c).- Genera algún tipo de emoción y cuanto más vívido y concreto sea es mejor.

3.- Seleccionar un formato que se adapte a los participantes. Hay que pensar en que configuración debe tener el grupo: grande, pequeño o individual, en cada paso de la reunión. Generalmente las discusiones en grandes grupos son importantes para la alineación, síntesis, consenso y compromisos para la acción. Los grupos pequeños liberan más energía, permiten un mayor grado de discusión en menor tiempo y facilitan la seguridad psicológica necesaria para el pensamiento divergente. Las reuniones individuales generan espacio para la reflexión, la preparación y la planificación para la acción.

Como la preferencia por cada formato suele depender de los distintos estilos de personalidad con frecuencia es útil incorporar los tres a la reunión. El autor suele comenzar con trabajo individual o en pequeños grupos para pasar luego a una discusión en grupo, para finalizar con la reflexión y planificación de acciones a nivel individual o en pequeños grupos.

4.- Establecer el resultado tangible que queremos obtener de las reunión. Dependiendo de nuestra meta el output ideal debe incluir una combinación de recomendaciones individuales, tales como planes de acción individuales y trabajo conjunto como compromisos de grupo.