CÓMO EVITAR DISTRACCIONES EN UNA CONVERSACIÓN COMPLICADA

 

Jefferson Fisher en “The next conversation. Argue less, talk more” que estamos comentando, plantea que si las conversaciones importantes, en las que nuestro deseo es establecer una conexión, no tienen una meta parece que no estamos hablando sobre nada y si tienen demasiadas, sentimos también lo mismo. Si limitamos los caminos que la conversación puede tomar estaremos facilitando la conexión con la otra persona.

Para crear una conexión clara con alguien necesitamos enmarcar la conversación para limitar los temas a tratar y ampliar, así, la atención en el tema principal de la conversación. Ayuda, también, a estrechar el centro de la discusión, ya que no habrá dudas sobre el tema de la conversación. Transmite cuáles son nuestras expectativas , buscando crear un patrón mental de estar todos centrados en lo mismo, evitando que la conversación derive hacia temas irrelevantes para nosotros.

Si no se enmarca una discusión se pueden producir una serie de resultados inútiles como:

·         La conversación se prolonga en exceso porque el tema de la misma es ilimitado.

·         Cuanto más hablamos, más susceptibles de ser malinterpretadas u objeto de confusión van a ser nuestras palabras.

·         Abandonamos la conversación con el sentimiento de que no hemos avanzado o de que hemos retrocedido.

Las conversaciones sin dirección van a convertirse en una pérdida de tiempo. Inicios vagos de conversaciones como. “¡Hey¡, ¿podemos hablar?” o “Necesito decirte algo. Seguramente no será nada, pero….”, no resultan útiles y pueden hacer más daño porque abren la conversación sin ningún objetivo claro.

 En muchas ocasiones esperamos hasta que ya estamos hablando para pensar qué es lo que queremos decir. Podemos  ser muy buenos para iniciar la discusión pero no saber cómo centrarla, por lo que nos esforzamos y damos vueltas y más vueltas hasta que descubrimos, finalmente lo que queremos decir. Pero puede ser ya muy tarde y perdemos la oportunidad de conectar.

Cuántos más temas queramos introducir en una conversación, más la vamos a sobrecargar y menos oportunidades tendremos de que ésta sea fructífera. Sin un objetivo claro desde el principio la conversación va a terminar cansando a nuestro interlocutor y menos atención nos va a prestar, con lo que le perderemos. Parámetros inciertos hacen que la otra persona tenga que jugar a los detectives para intentar averiguar qué es lo que queremos y esta es una experiencia muy frustrante.

Tenemos que tener en cuenta, a la hora de centrar una conversación que añadir un “marco” a ésta no significa que:

• ·       Nosotros dictamos los temas y dominamos la conversación sin dejar espacio para la participación, recelos y opiniones de los demás.
• ·         Las otras personas que participan en la misma no pueden mostrar su desacuerdo con nosotros o defenderse.
• ·         Nuestro marco es justo para los demás.
• ·         Podemos abandonar el “marco” cuando nos convenga.
• ·         Nosotros somos los únicos que podemos exponer nuestras ideas.

El “marco” que establezcamos nos afecta a nosotros igual que a los demás y nos va a permitir a todos saber qué se puede esperar, con un propósito claro y poco espacio para la confusión.

Para enmarcar una conversación el autor propone que sigamos los siguientes pasos:

1.-MARCAR UNA DIRECCIÓN

Comenzar por decir a la otra persona sobre qué queremos hablar exactamente. Nuestras palabras deben adaptarse a nuestros objetivos en la conversación y a nuestros valores, por ejemplo:

·         “Quiero hablar contigo sobre tus comentarios en la reunión de ayer”.

·         “Querría conocer y comentar tus expectativas salariales"

·         “Necesito discutir contigo los planes para el martes por la tarde”

·         “Quiero hablar sobre un asunto personal contigo”.

2.- DECLARAR NUESTRAS INTENCIONES

A continuación, decir a la otra persona cómo deseamos que termine la conversación. Detallar cómo queremos sentirnos una vez finalice la conversación. Ser lo más específicos que podamos, diciendo, por ejemplo:

·         “ …, me gustaría dejar la conversación teniendo una buen relación de trabajo”

·         “…, desearía ser escuchado sin que sientas que tienes que arreglar algo”.

3.- OBTENER EL COMPROMISO DE LA OTRA PARTE

Finalizar de enmarcar asegurando su consentimiento para mantener el tipo de conversación que hemos propuesto, diciendo, por ejemplo:

·         “¿Te parece bien?”

·         “¿Podemos estar de acuerdo con lo que te he planteado?”

·         “¿Te parece que lo puedes hacer?”

Si ponemos los tres pasos en acción un ejemplo podía ser el siguiente:

Imaginemos que estamos hablando con un compañero en el área para el café de la oficina. Podemos decir: “Gracias por reunirte conmigo. Me gustaría hablar brevemente sobre lo que dijiste en la sesión de esta mañana y desearía que al finalizar la conversación ambos tengamos una comprensión mayor sobre lo que es importante para cada uno y sobre cómo podemos mejorar. ¿Estás de acuerdo?”

Esta estructura aprovecha los beneficios naturales de un marco al definir lo que está incluido y lo que está excluido dentro de la conversación. Además, informa a la otra persona que existirá un final, porque la conversación tiene ahora un ámbito y la otra persona sabe que no va a escuchar nada que no esté incluido en el mismo.

Para centrar la conversación debemos enmarcarla alrededor de un solo tema. De esta forma:

a).- Nos forzamos a eliminar lo accesorio y el “ruido” al poner todos nuestros esfuerzos en lo que realmente necesitamos decir.

b).- Creamos un espacio para una conversación más profunda sobre el tema a tratar. Al no estar pasando de un tema a otro existe la posibilidad de ir más allá de la superficie y más espacio para considerar nuevas perspectivas y para colaborar en la búsqueda de soluciones.

En la práctica, aplicar este ratio de una reunión o conversación , limitándola a un tema, puede implicar tener que dividir una reunión en la que, en principio, se pretendían abordar múltiples temas, en sesiones más pequeñas o en el caso de  enviar correos tratar un solo punto en cada correo y enviarlo exclusivamente a las personas a las que les pueda interesar y no mandar un mensaje de grupo.

En ocasiones, a pesar de nuestras buenas intenciones, la conversación se puede desviar del tema original de forma inocente. En estos casos lo que hay que intentar es volver a dirigirla hacia el tema pactado.

Otras veces la variación  no es tan inocente. Las conversaciones muy sensibles con facilidad pueden convertirse en ataques personales o   hacer que afloren antiguas quejas que pueden ser un obstáculo para el objetivo actual. Esta táctica se emplea con frecuencia, intencionadamente o no, para desviarse del tema o para tener una ventaja en una discusión posterior. Cuando esto ocurre es importante reconocer la desviación que se ha producido de la búsqueda de un diálogo productivo y reconducir la conversación dentro del  marco establecido.

Si, como ejemplo, observamos dos escenarios tenemos que:

ESCENARIO 1:

Nosotros somos los responsables de desviar la conversación hacia un al lugar. Hemos dicho algo que no debíamos y las cosas han empeorado. Por esta razón tenemos que hacer tres movimientos con rapidez:

1.- Pedir disculpas por lo que hemos dicho que ha descarrilado la conversación:

·         “Lo siento. No debería haber dicho eso”.

·         “Siento haber gritado o elevado el tono de mi voz”

2.- Continuar con palabras que muestran un distanciamiento de la meta.

·         “Lo que he dicho no ayuda”

·         “Lo que he dicho  no ha sido justo”

·         “Esto no es lo que tu habías  acordado”

3.- Inmediatamente continuar desde donde lo habíamos dejado antes de estropear la situación. Un ejemplo puede ser: “Lo siento, no debí alzar la voz. No sirvió de ayuda y no es lo que habíamos acordado. Me gustaría saber cómo podemos evitar que lo que ocurrió ayer se vuelva a repetir”.

ESCENARIO 2:

Es la otra persona la que descarrila la conversación. Es una táctica defensiva común que si no se afronta lleva a que la conversación se convierta rápidamente en una discusión. Si, por ejemplo queremos comentar lo que ha pasado en casa de un amigo y hemos establecido ya el marco de la conversación con nuestro amigo, puede ser que éste una vez comenzada la conversación , intente desviarla diciendo: “de verdad, ¿no recuerdas cuando tu actuaste así hace tres semanas? Comentarios como éste son un intento de desviar la atención de ellos. Normalmente la otra persona tratará de hacer dos cosas:

a).- Poner la atención en nosotros y desviarla de ellos.

b).- Nivelar la situación, sacando algo, normalmente del pasado, que intenta equilibrar su comportamiento con el nuestro.

Cuando nuestra conversación corre el riesgo de salir del marco pactado es crucial que dominemos nuestro cuerpo para minimizar nuestra fase de ignición. Para evitar desestabilizar la discusión, controlando la respiración y serenamente, podemos utilizar una de estas tres frases:

1.- “Escucho tu punto de vista. Necesito terminar la conversación que hemos empezado y, si es necesario, estoy dispuesto a volver hacia atrás para que abordemos tu comentario”.

2.- “Quédate conmigo. Escúchame y si tenemos que volver a eso, podemos hacerlo”.

3.- “Estoy de acuerdo en que merece la pena hablar también de eso. Vamos a centrarnos en un tema cada vez”.

La clave de estos enfoques está en primero reconocer lo que han dicho, luego controlar nuestra respuesta en una forma en que se vuelve a poner el foco en el tema a tratar. Lo que no se puede hacer es descartar sus comentarios diciendo algo del tipo: “¡Eso no viene al caso¡” o “Lo que pretendes es desviar la atención de….”Comentarios desdeñosos implican introducir nuevas capas al conflicto lo que no conduce a nada bueno.

Como conclusión el autor sugiere que:

a).- Cuántos más temas introduzcamos en una conversación menos productiva va a ser y menos vamos a lograr a través de la misma.

b).- Para conectar con la otra persona debemos asegurarnos que estamos hablando siempre con un propósito y dirección en mente.

c).- Para prevenir malinterpretaciones o desviaciones inútiles debemos enmarcar la conversación antes de que comience. Esto significa que si queremos llevar a alguien de A a B, primero debemos decírselo y quitar la ansiedad de cómo se puede ver B.

d).- Enmarcar la conversación comentando primero sobre qué queremos hablar, sobre cómo nos queremos sentir una vez lo hayamos hecho y luego procurar obtener su compromiso para ir en esa dirección juntos.