MULTIPLE TEAM MEMBERSHIP Y MULTITASKING

Michael O´Leary, profesor ayudante de Management en la McDonough School of Business de la Georgetown University, en una conferencia impartida el pasado 3 de julio en Madrid en la escuela de negocios ESADE, habló de que actualmente al aplanarse la estructura de las organizaciones, al aumentar la dispersión geográfica y al estar el trabajo más centrado en la realización de proyectos se  favorece la aparición de Multiple Team Membership, que con frecuencia lleva aparejada la necesidad de realizar Multitasking.

MULTIPLE TEAM MEMBERSHIP ( MTM)

Es el término que se está empleando en el mundo del management para referirse a la adscripción de los profesionales a múltiples grupos de trabajo. Esta situación es cada vez más frecuente en el caso de los trabajadores del conocimiento. Diversos estudios demuestran que hasta el 94.9% de los profesionales de estas características trabajan en equipo y que el 73% pertenecen a más de un grupo a la vez.

Trabajar de esta forma tiene una serie de INCONVENIENTES o costes que pueden ser:

1.- A nivel  individual:

a).- Los problemas derivados de cambiar de continuamente de un proyecto a otro, que pueden interferir en la capacidad de concentración necesaria para abordarlos correctamente y dificultar la capacidad de reflexionar e integrar la información diversa a la que el MTM somete al profesional. 

b).- La dificultad de equilibrar prioridades que entran en competencia.

c).- La tendencia a trabajar una media de 15 horas más a la semana  para poder responder adecuadamente a las demandas que se generan y a tener que realizar parte de ese trabajo en el domicilio particular fuera del horario laboral.

2.- A nivel de los equipos:

a).- Dificultades de conciliación de horarios entre todos los miembros, por su pertenencia a distintos equipos lo que puede ocasionar retrasos en el desarrollo de los proyectos. 

b).- Disminuye la posibilidad de interacción síncrona, que es la que facilita un diálogo fluido, interactivo e intenso que permite  corregir posibles problemas de comunicación entre los miembros de un equipo, favorece la creación de relaciones y la solución de problemas. Si surgen muchas dificultades para comunicarse de forma síncrona los integrantes del equipo tenderán a estructurar su trabajo para que éste sea lo más autónomo e independiente posible, con lo que se corre el riesgo de que los equipos lo sean sólo en su nombre y no en su funcionamiento.

c).- Problemas a la hora de distribuir el tiempo a cada proyecto entre los miembros. Competencia entre los proyectos para conseguir una mayor dedicación de sus participantes.

3.- A nivel organizacional:

a).- Aparición de burnout entre los profesionales.

b).- Tensiones entre los departamentos responsables de los proyectos.

Entre los BENEFICIOS que presenta el MTM destacan:

1.- A nivel individual:

a).- Suponen un estímulo a la creatividad. La exposición a una gran variedad de inputs reduce la "visión en túnel" y favorece la probabilidad de descubrir mejores ideas y enfoques. 

b).- Incremento de las posibilidades de aprendizaje en áreas diversas.

c).- Facilitan las relaciones sociales y el conocimiento de profesionales de distintas áreas.

d).- Aumento de las posibilidades de promoción.

2.- A nivel de los equipos: 

a).- Incremento del aprendizaje y de la polinización cruzada entre equipos.

b).- Aumento de la eficiencia al utilizar las opiniones de los expertos en cada disciplina. Permite contar con la participación de  expertos que de otra forma no podrían colaborar por no poder tener dedicación exclusiva a un proyecto o que resultaría muy costosa si se buscase fuera de la organización.

c).- Mejora en la utilización del tiempo, ante la menor disponibilidad del mismo por parte de los integrantes intentan producir más rápido y tienen menos pérdida de tiempo en distintas actividades como en las reuniones (menos dedicación a los aspectos sociales de las mismas)  y de la coordinación entre los miembros lo que conduce, también, a un incremento de la eficiencia.

c).- Incremento de la conexión entre equipos. Un efecto positivo de esta mayor relación es la detección de duplicidades en los proyectos y de este modo evitar que dos equipos realicen  el mismo trabajo. 

d).- Supone un reto el conseguir atraer la atención y dedicación de los participantes.

3.- A nivel organizacional:

a).- Mejora en la productividad de los profesionales.

b).- Incremento de la disponibilidad y flexibilidad a la hora de asignar recursos, con la consecuente mejora de la eficiencia.

Distintas organizaciones han estudiado el impacto de MTM en el rendimiento y productividad de sus profesionales y han demostrado que existe una gran variabilidad. Los ingenieros de IBM, por ejemplo no deben trabajar en más de dos proyectos simultáneamente, mientras en otras empresas se podía llega a 8 o más. Los expertos consideran que no se debe sobrepasar la cifra de 4 proyectos al mismo tiempo.

Michael O´Leary expuso  las siguientes RECOMENDACIONES PARA UNA BUENA GESTIÓN DE MTM:

1.- Debe organizarse. No se puede dejar participar libremente, hay que gestionar la distribución del tiempo que cada profesional va a dedicar a cada uno de los proyectos, para evitar que se centren en las preferencias individuales abandonando o descuidando el resto.

2.- Hay que seleccionar a profesionales que posean tolerancia hacia la ambigüedad y que estén acostumbrados al multitasking. El pertenecer a varios equipos de forma simultánea demanda que el profesional tenga un alto nivel de autodisciplina, determinadas competencias interpersonales además de los conocimientos y experiencia que demanda ´la ejecución de la tarea. Obliga a éste a negociar demandas que entran en competencia y a realizar una adecuada gestión de su tiempo.

3.- Es conveniente evitar la coincidencia en el plazo de finalización de los proyectos y deben presentar una moderada variedad, procurando evitar que sean de temas demasiado dispares. éstos deben reunir tres características para facilitar MTM:

a).-Estar bien definidos y en una etapa madura, no en una fase inicial.

b).- Ser proyectos que se puedan descomponer en módulos para permitir que los profesionales puedan trabajar individualmente que luego se pongan en común y se puedan unir.

c).- Tener plazos de finalización bien definidos y un calendario de reuniones bien definidos que permita hacer un seguimiento y mantener a los participantes alineados con los objetivos a alcanzar.

4.- Fomentar la creación de un ambiente de confianza entre los miembros de los equipos. Aunque uno de los beneficios de MTM es tener la capacidad de trabajar con distintos profesionales  en proyectos diversos y de extender la propia red social los integrantes de los equipos reconocen que su labor se facilita si existe una  relación de confianza previa. Esta situación propicia que inconscientemente los participantes tiendan a dedicar más tiempo al proyecto en el que se sienten más integrados con el equipo.

5.- Contar con la existencia de un sistema de información en el que apoyarse que  sea capaz de:

a).- Coordinar la carga de trabajo de los profesionales involucrados en los distintos proyectos.

b).- Conocer y hacer el seguimiento de los compromisos y dedicación de cada profesional.

c).- Ofrecer  información sobre las competencias de los profesionales para facilitar su asignación a los proyectos adecuados. La organización debe fomentar la creación de un clima en el que los responsables de los proyectos puedan conocer las competencias de los profesionales que la componen y éstos puedan tener acceso a la relación de proyectos que se van a acometer, para que también puedan solicitar su participación en los mismos. Con esta finalidad se pueden crear portales en la intranet de las organizaciones en las que colgar esta información, grupos de networking,...

d).- Posibilitar la conexión entre los integrantes de los equipos desde distintas localizaciones.

  

MULTITASKING

Es el término que se utiliza cuando se realizan dos o más tareas simultáneamente. Es un fenómeno que se ha incrementado a nivel mundial con el auge de las nuevas tecnologías de comunicación e información. En Estados Unidos los estudios que se han realizado para medir su  incidencia muestran que los adultos dedican una media de 44.6 horas a la semana a realizar más de una tarea a la vez; los hombres emplean 38.9 horas y las mujeres 48.3 horas. La diferencia entre sexos es debida fundamentalmente a la realización de tareas domésticas y del cuidado de niños. Se considera que un tercio de la población en dicho país es adicto al multitasking.

Diversas investigaciones demuestran que,  salvo que se trate de tareas rutinarias,  disminuye la calidad del desempeño y la productividad, ya que favorece las interrupciones constantes y la dificultad para concentrarse en cada tarea, así como la desviación natural hacia la tarea más sencilla. Los jóvenes están mejor adaptados, pero se ha comprobado que disminuye hasta en un 25% el rendimiento en las aulas.

Entre LAS VENTAJAS tenemos:

1.- Permite abordar más tareas.

2.- Evita caer en el aburrimiento y la rutina.

3.- Permite aprovechar los tiempos muertos entre actividades o en la realización de una tarea.

Los INCONVENIENTES principales son:

1.- Divide la atención lo que influye negativamente en la calidad del trabajo resultante.

2.- Puede facilitar la pérdida de tiempo al ir cambiando constantemente de tarea, ya que obliga a recordar constantemente en qué momento dejamos una actividad antes de retomarla.

3.- Llega a producir agobio, si se pretenden simultanear varias tareas.

4.- Puede ser una muestra de mala educación si se realiza en presencia de otras personas.

La clave para obtener el máximo partido de hacer multitasking estriba en ser consciente de las ventajas e inconvenientes y aprender a priorizar en función de la importancia de la tarea y del previsible tiempo necesario para su ejecución. Las actividades que son muy importantes y que deben alcanzar un alto nivel de calidad deben abordarse sin interrupciones y con la dedicación requerida. Si son de corta duración se deben ejecutar sin interrupciones para no perder el tiempo fragmentándolas. Por el contrario las tareas menos importantes, de larga duración y que pueden resultar aburridas son buenas candidatas para realizar multitasking.