BREVEDAD. LOGRAR UN MAYOR IMPACTO CON MENSAJES CONCISOS

Kathy Caprino, contribuidora habitual entre otras publicaciones especializadas de Forbes en los temas de desarrollo de carrera , liderazgo y desarrollo profesional de las mujeres, en forbes.com del pasado 4 de abril, plantea que la brevedad es clave para una buena comunicación. Recibimos multitud de mensajes, orales o escritos, diariamente que resultan complicados de entender, por lo que propone defender la idea de que menos puede ser más en el ámbito de la comunicación, como destaca Joseph Mc Cormack, autor de “Brief: Make a bigger impact by saying less” y creador de “The Brief Lab” en 2013, desde donde asesora a líderes militares y altos ejecutivos en temas de comunicación y estrategia. Cormack incide en la idea de que existe una demanda creciente hacia una limitación  de la información que reciben los profesionales por los distintos canales, ya que éstos se sienten desbordados por el exceso de la misma y han llegado en muchos casos al punto de saturación.

Las razones por las que evitamos ser breves y concisas son variadas desde un exceso de confianza, miedo, falta de sensibilidad hacia el empleo del tiempo de los demás y descuido. Pero existen tres tendencias ocultas que desbaratan la habilidad de los profesionales de emitir mensajes ajustados a las necesidades:

1.- EXPLICAR EN EXCESO. Consiste en compartir un volumen de información excesivo y abrumar con  demasiados datos innecesarios. Consigue que el interés inicial del interlocutor se torne en agonía, mientras espera que la exposición se acabe y éste procure evitar nuevos encuentros con nosotros.

2.- PREPARAR POCO. La brevedad implica una preparación previa para lograr que la comunicación sea clara y concisa. Ordenar y seleccionar las ideas lleva tiempo y pensamos equivocadamente en muchas ocasiones que no es necesaria la preparación porque vamos a hablar poco. Como decía Blaise Pascal.” Te habría escrito una carta más corta si hubiese tenido tiempo”.

3.- REPETIR LAS IDEAS UNA VEZ YA SE HAN CLARIFICADO. Cuando un mensaje se ha comprendido es hora de dejar de hablar.

Para evitar estas tendencias podemos:

A).- PREPARAR  UN ESQUEMA, antes de comunicar en el que dibujemos un círculo en el centro que contenga nuestra idea principal y alrededor media docena de puntos de apoyo. Esta representación visual nos permite centrarnos en lo esencial. Lo que no está representado no es importante y no necesita que se aborde en nuestra breve comunicación.

B).- CONTAR HISTORIAS Y DEJAR DE TRATAR DE IMPONER LAS IDEAS. A las personas les gustan las narraciones concisas, en las que se expone el quién, qué, dónde, cuándo y porqué, que conecten con las ideas clave que queremos transmitir.

C).- ESCUCHAR MÁS Y HABLAR MENOS. Evitar los monólogos y convertirnos en mejores oyentes. La brevedad implica el dar a los demás la oportunidad de procesar, participar y responder. No hay nada peor que una conversación en la que las personas tengan que esperar su turno para intervenir sin que puedan hacerlo.

D).- REPRESENTAR GRÁFICAMENTE LAS IDEAS siempre que podamos., por medio de dibujos, imágenes o vídeos.