Bruce Daisley en “The joy of work. 30 ways to fix your work culture and fall in love with your job again”, plantea, una serie de recomendaciones como hemos empezado a ver en una entrada anterior, para reponer energías
y poder llegar a mejorar en nuestro trabajo. Además de dedicar momentos
específicos para la reflexión propone:
1.-
Realizar reuniones dando un paseo
Cuando estamos sentados
en nuestra mesa de despacho o encerrados en una reunión esforzándonos en
generar nuevas ideas el pensar en levantarnos e ir a dar un paseo puede
interpretarse como una distracción, ya que pensamos que al estar inmersos en
nuestro trabajo el hacer una pausa solo va a tener un efecto negativo y
terminaremos con el mismo trabajo por hacer pero disponiendo de menos tiempo
para ello.
Pero algo mágico parece
que ocurre cuando nos ponemos en movimiento y muchas personas es la mejor forma
de liberar su pensamiento y ser más creativos. Por ejemplo, J. K. Rowling mantiene
que no hay como un paseo nocturno para obtener ideas o Carlos Dickens trabajaba
en bloques de cinco horas de intensa concentración de 9 a 14 horas todos los
días y luego daba un paseo de 10 o 12 millas.
Los estudios de Marily Oppezzo y Daniel Schwartz de la Universidad de Stanford, confirman esta idea.
Han encontrado que caminar conduce a un mayor nivel de pensamiento creativo, ya
que aunque puede no ser muy adecuado para el pensamiento convergente si lo es
para el divergente que es el que produce las ideas frescas e imaginativas.
Andar no es solo útil
desde el punto de vista de la generación de ideas productivas, también es una
forma de mantener reuniones. Chris Barez- Brown defiende que el poder creativo
que se libera al caminar tiene un efecto dramático cuando lo empleamos junto a
otros compañeros. Su empresa utiliza un proceso para ayudar a las personas a
desbloquear obstáculos mentales subconscientes.
Éste consiste en mandar a
las personas en parejas a dar paseos cortos ( no deben superar los 30 minutos).
Durante los mismos uno de los miembros de la pareja debe hablar libremente,
diciendo todo lo que se le ocurra e incluso despotricando, sobre un dilema al
que se enfrentan. El poder de este enfoque viene de las perspectivas frescas
que surgen cuando dejamos que nuestros pensamientos sin filtros afloren y al
caminar junto a otro sentimos que podemos reorganizar nuestros pensamientos y presentarlos
de forma nueva.
En algunas situaciones
media hora es un tiempo adecuado pero Barez- Brown en otras considera que con
sesiones de siete minutos y medio es suficiente para que las personas regresen
con ideas más claras de cosas a las que no habían prestado mucha atención o les
preocupaban.
2.-
Eliminar la “enfermedad de las prisas”
En la actualidad los
momentos de inactividad se consideran que son, generalmente, ridículamente
improductivos. Necesitamos estar haciendo cosas y aceptamos que en esta era de
hiperestimulación y actividad intensa no hacer nada parece que es una tremenda
pérdida de tiempo. Todos padecemos el mal de las prisas.
Una de las consecuencias
de esta sobreestimulación sistémica en nuestras vidas es una incómoda sensación
de agitación: el sentimiento permanente de que no podemos completar todo lo que
tenemos que hacer agravado por el incremento de la conectividad que ha creado
más expectativas sobre nosotros en el trabajo. Por ejemplo, Radicati Group en
sus investigaciones ha encontrado que una persona envía o manda diariamente una
media de 150 correos o mensajes. Las reuniones
también son un motivo de sobrecarga de trabajo. Investigaciones
recientes han mostrado que el trabajador de oficina medio en el Reino Unido
dedica una media de 16 horas a la semana en reuniones con sus compañeros y que
los directivos en estados Unidos emplean 23 horas en la asistencia a reuniones.
Y el problema no se
limita exclusivamente a los correos y reuniones sino que el volumen de
información a que estamos sometidos cada vez es más abrumador. Daniel Levitin
autor de “The organized mind” destaca el hecho de que en 2011 ya los
estadounidenses recibían diariamente la información equivalente a la lectura de
175 periódicos.
La consecuencia de todo
esto es que la mayoría de las personas nos encontramos en un estado de
preocupación permanente sintiendo que nunca conseguimos tener todo hecho.,
especialmente la ansiedad se manifiesta en aquellos que piensan que tienen que
estar conectados permanentemente. Por ejemplo en el Reino Unido las
enfermedades relacionadas con el estrés representan aproximadamente el 50% de
las bajas laborales. Las presiones y demandas del trabajo nos están haciendo
enfermar.
Daisley para intentar
controlar esta sensación de urgencia sugiere que empecemos por reconocer que
estar constantemente ocupado no implica que consigamos más. Una vez que lo
hemos hecho el siguiente paso consiste en aprender a calibrar la urgencia y a
valorar que muchas cosas no tienen por qué ser urgentes.
El tercer paso es ser
conscientes de que necesitamos tiempo para reflexionar y no hacer nada, ya que
un momento de paz y tranquilidad reducirá nuestros niveles de estrés y más aún
incrementará, como hemos visto, nuestra creatividad.
3.-
Limitar nuestra semana de trabajo
Hace unos años terminábamos
nuestra jornada laboral y nos íbamos a casa. Ahora los correos y el móvil han
extendido dicha jornada cualquier sitio donde estemos. Hasta cuando estamos en
el trabajo nuestros días se alargan por lo que Linda Stone, investigadora en
Microsoft, llama “atención parcial continuada”, que consiste en que como nos
vemos bombardeados por tal cantidad de demandas en relación con nuestros
pensamientos estamos constantemente dividiendo nuestra atención entre nuevas
remesas de e- mails o tratando de dirigir reuniones mientras mantenemos la
atención puesta en nuestro móvil, preocupados por cosas ajenas a las que están
ocurriendo en el momento. Esta situación termina generando en nosotros un
sentimiento de culpa por no ser capaces de mantener todo bajo control, a pesar
de que es fruto de un exceso de expectativas en relación a nuestra capacidad
para hacer cosas.
Daniel Levitin en su
libro “The organized mind” afirma que existe un límite para lo que cada persona
puede hacer. Escribe”Nuestras mentes están configuradas para tomar un
determinado número de decisiones cada día y una vez que lo hemos alcanzado no
podemos tomar más independientemente de lo importantes que sean”. La cognición
humana es como un juego de suma cero y
no podemos trabajar y trabajar y trabajar y esperar que el resultado sea de
gran calidad.
En 2013 un estudio
realizado por la revista “The Economist” mostraba que los países en los que se
trabajaba menos horas tenían la productividad más elevada, como es el caso de
Alemania que recompensa la productividad con turnos de trabajo más reducidos lo
que sirve para evitar el burnout de los profesionales.
El autor piensa que
debemos empezar a cambiar la forma en que pensamos sobre nuestro trabajo.
Necesitamos un enfoque más consistente y si decidimos que debe centrarse en 40
horas de trabajo semanal deberemos tomar una serie de decisiones y empezar a
plantearnos, por ejemplo, si reuniones con una duración de tres horas suponen
una buena utilización del tiempo y cómo emplear nuestro tiempo de
desplazamiento.
Un ejercicio útil
consiste en considerar el trabajo como un bloque de 40 horas que tenemos que se
extiende a lo largo de una semana. Podemos elegir, por ejemplo, utilizar parte
del tiempo una mañana de domingo para
trabajar en algo que tenemos pendiente y así podemos irnos antes uno de los
días entre semana para realizar alguna actividad lúdica.
Podemos considerar, también,
utilizar la técnica promovida por Tony Schwartz, autor de éxito, que ha
empleado su experiencia de sentirse exhausto como elemento motivador para crear
una organización con el objetivo de generar una revolución en los entornos
laborales. Su “Proyecto Energía” sugiere que debemos pasar de estar centrados
en trabajar cada vez más horas a la idea de que tenemos que aprender a utilizar
bien nuestros periodos de mayor energía. La mayoría de las personas trabajan
mejor en ciclos de energía de 90 minutos. Prepararnos para maximizar el resultado
de cada ciclo es la mejor manera de lograr lo más posible en el trabajo.
Es conocido el experimento
realizado en Suecia en el que la jornada laboral de un gran número de empleados
públicos se redujo a 6 horas al día. Se observó en este grupo seleccionado una
reducción del absentismo, mejores niveles de salud e incremento de la
productividad en relación con el grupo control.
4.-
Definir nuestras normas
Muchas personas
experimentan en el trabajo una situación similar a la del síndrome de
Estocolmo. Las demandas vienen de todas partes, no sólo de nuestro jefe, sino,
también, de otros compañeros y clientes y nuestra respuesta no es una de
frustración o rabia sino de resignación. Martin Seligman llama a esta condición
“indefensión aprendida” y en ella estamos tan acostumbrados a todo lo que piden
o exigen de nosotros que terminamos aceptándolo y no lo cuestionamos.
Este sentimiento de
indefensión aprendida impregna el moderno entorno laboral. Estamos sobrepasados
por las demandas y expectativas de los demás pero hemos terminado por
aceptarlas porque asumimos que así es como tiene que ser y no sabemos ni nos
planteamos cómo escapar.
Para evitar caer en esta
situación primero tenemos que comenzar por ser conscientes de que la cultura de
nuestra organización no tiene por qué ser inevitable y luego decidir con
nuestro equipo en qué momentos podemos desconectar y no estar disponibles, ni
respondiendo inmediatamente a todas las demandas.
5.-
Hacer pausas, especialmente para comer
Diversos estudios han
comprobado que el desempeño durante las tardes es sensiblemente peor que
durante las mañanas. Daniel Pink en su libro “When”, que hemos comentado enentradas anteriores, destaca que los jueces después de comer suelen dictar
sentencias más severas y que los médicos realizan diagnósticos menos exactos. Pero
se puede mitigar el problema del cansancio y recuperarnos si hacemos una pausa.
Dos cambios necesarios en
nuestros hábitos de trabajo surgen de este hecho:
a).- Debemos realizar las
actividades más importantes por la mañana. Nuestra mente está más fresca y
capacitada para resolver complejos retos cognitivos.
b).- Tenemos que dejar de
pensar que vamos a conseguir hacer más cosas si no hacemos pausas.
Lo que hacemos durante
las pausas para comer también tiene importancia y puede contribuir a nuestra
felicidad. Científicos de la Universidad de Oxford han encontrado que comer
siempre solos en lugar de con otros compañeros es un factor que contribuye en
gran manera a sentirnos infelices. Esto ocurre porque las cosas que hacemos con
los demás alrededor de la mesa son muy eficaces para desencadenar la liberación
de endorfinas. Por tanto procurar comer dos veces a la semana con compañeros
puede incrementar nuestra sensación de bienestar.
También debemos
considerar el número de compañeros con los que nos sentamos a comer. Ben Waberde Humanyze explica que el tamaño de la mesa para comer en una oficina puede
tener un impacto directo en los niveles de comunicación. Si son grandes
favorecen el que las personas se sienten juntas y establezcan relaciones entre
ellas.
No hay que olvidar, no obstante,
que para que comer con compañeros tenga un efecto beneficioso la comunicación no puede ser forzada ni la
socialización obligatoria.
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