CÓMO OBTENER VALOR DE LAS REUNIONES INDIVIDUALES

 

Art Petty en SmartBrief on Leadership del pasado 7 de mayo planea que las sesiones cara a cara con los miembros del equipo si se abordan de la forma adecuada ofrecen al jefe y a su subordinado la oportunidad de hacer una pausa, respirar, reflexionar, establecer una relación y cargar de energía para poder afrontar los retos actuales y futuros.

Para aprovechar estas reuniones individuales Petty propone una serie de ideas:

1.- Reformular conjuntamente su propósito

 Para ambas partes es esencial definir estas reuniones como una opción  para compartir ideas, identificar oportunidades y buscar soluciones para problemas fastidiosos. Evitar que los miembros de los equipos sientan que son juicios o reuniones donde deban justificar su existencia. Por el contrario el líder debe conseguir que sean sesiones donde se discutan temas profesionales y se apoyen mutuamente, al tiempo que ambas partes se sienten cómodas pasando un tiempo  agradable juntas.

 2.- Programar la frecuencia y horario de acuerdo con las necesidades de ambas partes

 Los directivos deben consultar a los miembros de sus equipos para conocer sus agendas y preferencias para procurar ajustar los horarios y frecuencia a las necesidades de cada colaborador.

 3.- No dedicar el tiempo de la reunión la actualización de su trabajo

Uno de los mayores errores que cometen los directivos es considerar las reuniones individuales con sus colaboradores como meros encuentros para hacer un seguimiento de su trabajo para saber lo que está pasando y lo que éste está haciendo para alcanzar los objetivos marcados. Para esto puede utilizar otros métodos y emplear este tiempo precioso para ocuparse de los retos, descubrir oportunidades y realizar una sesión de coaching, si es necesario.

De esta forma la confianza de los miembros del equipo se incrementará y estos mejorarán su desempeño ya que sabrán que el líder confía en que saben gestionar sus responsabilidades, comunicar problemas si es necesario y cumplir sus compromisos.

4.- Desde el principio intentar liberar la creatividad

Por ejemplo el jefe puede  comenzar planteando la siguiente pregunta: ¿Cuál sería la idea que tú o algún miembro de tu equipo piensa que puede ser un poco loca pero potencialmente muy valiosa?, en lugar de ¿Cómo te va?

5.- Crear un contexto para compartir

El líder debe procurar en cada sesión compartir lo que ha aprendido en relación con la organización (estrategia o indicadores de desempeño claves, por ejemplo) e intentar que el profesional lo conecte con su trabajo y tenga una visión  más clara de cómo éste encaja en la misión de la organización.

6.- Rotar la responsabilidad de liderar la sesión

Este enfoque convierte las reuniones en oportunidades de aprendizaje para todas las partes y mantiene las interacciones frescas y relevantes. Cuando le toca al empleado éste tiene que decidir qué es importante para él y qué quiere obtener del intercambio.

Para el directivo le brinda la posibilidad de conocer mejor la situación del profesional y le ayuda a identificar ideas para desarrollo y coaching.

7.- No temer cambiar de formato

En lugar de que las sesiones caigan en la rutina el directivo debe evitarlo cambiando por ejemplo el lugar de reunión, el horario, la agenda, etc. Se pueden realizar caminando, tomando un café, en una comida, etc.