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domingo, 25 de septiembre de 2022

LAS LEYES DE LA COMUNICACIÓN DIGITAL II. COMUNICAR CUIDADOSAMENTE

 


Erica Dhawan en “Digital body lenguaje. How to build trust & connection no matter the distance”, analiza las cuatro leyes del lenguaje corporal digital. La primera:  valorar visiblemente la hemos comentado en una entrada anterior. La segunda es.

II.- COMUNICAR CUIDADOSAMENTE

Implica pensar antes de escribir. Comunicamos cuidadosamente cuando enviamos mensajes que significan y expresan lo que deseamos, de quién y cuándo, eliminando, por tanto, la frustrante ambigüedad en los equipos.

Antes las personas podían aclarar lo que los demás estaban diciendo fijándose en sus reacciones físicas, como por ejemplo una expresión de duda, de asombro o una sonrisa incipiente. Esto sigue funcionando en nuestro mundo actual pero no en el digital, por lo que debemos estar atentos y considerar las formas potenciales en que nuestras comunicaciones se pueden interpretar o malinterpretar y adaptar nuestro estilo de redacción y tono en consecuencia.

Comunicar cuidadosamente significa que ofrecemos señales claras que mantienen a todos bien informados y alineados, No quiere decir que todos deban estar de acuerdo, pero sí que los objetivos deben ser comprendidos y compartidos. Cuando los miembros de un equipo están realmente alineados en los objetivos y expectativas, el alto nivel de comprensión mutua les libera para centrarse en mostrar lo mejor de sí mismos.

Los PRINCIPIOS de esta ley son:

1.- Pensar antes de escribir. Tenemos que ser conscientes de que cuando enviamos un mensaje por correo electrónico estamos cediendo el control sobre dónde pueden terminar nuestras palabras. Los mensajes pueden ser copiados, publicados, alterados y actualizados en formas que pueden alterar su significado inicial. Por tanto, debemos ser cuidadosos y revisarlos antes de su envío, sin prisas. La autora recomienda hacernos las siguientes preguntas antes de mandar un mensaje:

a).- ¿Quién debe ser incluido en el mensaje?

b).- ¿Qué quiero que hagan los que lo reciben tras su lectura?

c).- ¿Qué contexto o información necesitan?

d).- ¿Cuál es el tono apropiado?

e).- ¿Cuál es el momento oportuno para enviar el mensaje?

f).- ¿Cuál es el canal más adecuado para transmitir el mensaje?

g).- ¿Cómo me sentiré si mi mensaje se comparte?

2.- Cuidar el tono. El tono es una parte importante para comunicar cuidadosamente. Debemos preguntarnos cuál va a ser nuestra audiencia y cuál es el contexto para adaptar adecuadamente nuestra comunicación.

Esto supone que tenemos que anticiparnos y pensar en cómo van a ser interpretadas nuestras palabras. Por ejemplo, cunado escribimos, mandamos un mensaje o llamamos a nuestros jefes o compañeros debemos mantener un tono neutro hasta que establezcamos una relación de confianza que nos permita hacerlo de forma diferente, centrándonos en ser informativos o persuasivos, poniendo el foco en los hechos esenciales.

La autora sugiere seguir estas recomendaciones.

a).- Asignar tareas en un mensaje teniendo en cuenta que hay que especificar quien debe realizarla ( el nombre de la personas), cuándo debe hacerlo y qué (descripción cuidadosa de la misma).

b).- Especificar en la primera línea del mensaje si es una petición de decisión o de respuesta o si no se espera contestación.

c).- Dividir los mensajes largos en dos partes: breve resumen y detalles.

d).- Presentar opciones y preguntar cuál puede ser la mejor. Evitar las preguntas abiertas.

La elección del CANAL adecuado es esencial y para ello hay que centrarse en tres factores:

1.- Longitud. Si queremos comunicar a alguien un mensaje extenso el canal que debemos seleccionar es el correo electrónico, ya que así podremos incluir encabezados osados y llamativos, adjuntar archivos y breves síntesis del contexto para que lso receptores entiendan la razón de su importancia.

2.- Complejidad. En relación con la complejidad tenemos que tener en cuenta que cuánto más grandes y amplias sean las ideas van a necesitar más reflexión sobre ellas. Si queremos plantear un argumento complejo es recomendable que escojamos un medio que permita un gran nivel de detalle e incluso el apoyo de elementos como fotos, vídeos o un espacio para comentarios.

Siempre tenemos que ser conscientes del impacto visual de nuestro mensaje. Si es demasiado largo podemos correr el riesgo de abrumar a nuestros lectores. También un exceso de palabras subrayadas o llamativas pueden resultar caóticas. Las imágenes, si son apropiadas pueden aclarar, pero las superfluas con frecuencia son solo distracciones.

También hay que pensar en el momento en que se van a recibir los mensajes complejos y por ejemplo no esperar que nuestro equipo sea capaz de absorber un mensaje largo como una novela breve si lo mandamos a las 15 horas de un viernes y queremos que nos respondan en una hora.

El canal elegido también es importante y en este sentido Dhawan recomienda:

 

Complejidad del argumento

Canal de elección

Razón

 

Alta

 

Artículos, blogs, presentaciones visuales. vídeollamadas

 

Permite aportar más información, pudiendo incluir elementos de apoyo como fotos, vídeos y una opción para el feedback o para comentarios

 

 

Media

 

Correo electrónico, llamadas telefónicas

 

 

Permite las discusiones bidireccionales

 

Baja

 

Mensajes y chats de grupo

 

Permite las respuestas rápidas y requiere de menor contexto

 

 

3.- Familiaridad. Se refiere no solo a nuestra relación con los receptores de lo que escribimos sino también al contenido de lo que decimos. Dependiendo de la audiencia, por ejemplo, si tenemos una relación estrecha con alguien, el enviarle un mensaje puede ser bien recibido, pero si es una relación profesional la mayor parte de las personas prefieren comunicarse por e – mail ya que les permite decidir cuándo abrir y leer el mensaje.

Si consideramos el contenido, si es personal o confidencial, deberemos generar confianza enviando un mensaje privado en lugar de uno a un grupo público.

Estos tres factores son los que a la hora de elegir un canal mejor van a mostrar nuestro respeto hacia el tiempo limitado de los demás. Puede ser útil preparar una tabla con las normas para la utilización de cada canal como la siguiente:

 

Herramienta

 

Cuándo utilizarla

 

Tiempo de respuesta

 

Normas ( cómo utilizarlas y cómo no utilizarlas)

 

 

Skype

Messenger , WhatsApp, etc

 

Mensajes urgentes

 

Conversaciones cortas y sencillas

 

Inmediata

 

Utilizar con menos de 6 personas

 

Evitar preguntas complicadas o conversaciones que requieran elementos visuales

 

Marcar nuestra disponibilidad

 

 

E- mail

 

Facilitar información importante y a tiempo

 

Asegurar que existe un registro de  nuestra comunicación

 

Dirigir al receptor a una fuente online para obtener más información

 

 

24 horas o dependiendo de la prioridad

 

Utilizar identificadores en caso de urgencia o para marcar las expectativas de respuesta

 

Utilizar para compartir archivos

 

Evitar cuando se requiere una respuesta inmediata

 

No utilizar para chatear

 

 

Vídeo llamada

 

Utilizar para reuniones

 

Programar por adelantado, dependiendo de la prioridad

 

Asegurar el uso adecuado de la cámara y el micrófono

 

Utilizar el silencio cuando sea necesario

 

Grabar la reunión para aquellos que no puedan asistir

 

 

Mensaje de texto

 

Comunicaciones urgentes y sensibles

 

Utilizar solo si no se pueden utilizar los otros canales

 

30 minutos en horario laboral

 

Su uso puede ajustarse si es el método preferido de comunicación del líder

 

Evitar durante las reuniones o sesiones de trabajo

 

 

Comunicar cuidadosamente establece las bases a través de las cuales un equipo puede ejecutar con éxito sus objetivos. Para comprobar si esta ley está presente en el equipo si puede utilizar la siguiente evaluación:

 

Totalmente de acuerdo

Bastante de acuerdo

Bastante en desacuerdo

Totalmente en desacuerdo

Comprendo los objetivos específicos de cada proyecto del equipo

 

 

 

 

Después de cada reunión tengo claro los próximos pasos a seguir

 

 

 

 

Mi equipo tiene una serie de normas claras en relación con la selección de canales y el tiempo de respuesta

 

 

 

 

Entiendo lo que me piden en los mensajes que recibo

 

 

 

 

Se puede acceder a la valoración completa en ericadhawan.com/digitalbodylanguage

 

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