PRESENTACIONES CON IMPACTO

Allison Shapira en “Speak with impact. How to command the room and influence others” plantea que diariamente tenemos la oportunidad de utilizar nuestra voz para obtener un impacto positivo en el trabajo o en nuestra comunidad, podemos inspirar o  persuadir a nuestra audiencia o aburrirla y lograr que desconecte.

Shapiro propone seguir una serie de pasos como preparación para realizar una buena presentación en público:

I.- COMENZAR POR LA ESTRATEGIA.  IDENTIFICAR EL CONTEXTO DE NUESTRA CHARLA

Antes de comenzar a escribir el texto debemos identificar el contexto y para ello tenemos que hacernos las siguientes preguntas:

a).- ¿Dónde tendrá lugar nuestra intervención? ¿En una conferencia o en una reunión?

b).- ¿Dónde tendrá lugar geográficamente? Es importante conocer el lugar para ponernos en el lugar de la audiencia.

c).- ¿Cuándo tendrá lugar dentro de la agenda del evento? Si vamos a ser el último orador deberemos ver cómo somos capaces de mantener nuestra energía delante de una audiencia, presumiblemente cansada y con ganas de irse.

d).- ¿Quién más va a intervenir? ¿Si vamos a abordar un tema controvertido, algún otro ponente nos puede refutar nuestro punto de vista? ¿Cómo podemos destacar entre el resto de los oradores?

e).- ¿Cuánto va a durar nuestra intervención?

f).- ¿Va a reservarse un tiempo tras nuestra charla para que la audiencia plantee preguntas?

g).- ¿Cuáles son las expectativas del organizador sobre nuestra  intervención? En ocasiones las suyas pueden no coincidir con las nuestras y en esos casos hay que procurar alinearlas. Podemos preguntarle qué es lo que espera que la audiencia haga, piensa o sienta como resultado de mi charla.

Estas preguntas sirven no sólo para preparar una presentación sino, también, para nuestras intervenciones en una reunión.

Shapiro considera que las tres preguntas principales que ineludiblemente tenemos que hacernos para preparar la estrategia de nuestra presentación son:

A).- ¿Quién es nuestra audiencia?

Antes de decidir qué vamos a decir tenemos que saber a quién nos vamos a dirigir y quién más puede escuchar posteriormente nuestra intervención ya que ésta se puede grabar y averiguar cuáles son sus intereses, necesidades y metas.

Una vez identificada la audiencia debemos conocer qué lenguaje es el que domina, saber si es el lenguaje especializado de nuestro sector o cultura y si entenderán sus acrónimos y jerga  o si deberemos emplear unos términos menos específicos que todos puedan entender o aclararlos en caso de posible duda.

Otro aspecto que hay que tener en cuenta es si nuestras palabras van a resonar en la audiencia. No vamos a conseguir atraerla si utilizamos jerga, necesitamos transmitir una imagen vívida y emocional para que la audiencia pueda ver el impacto de nuestro trabajo y si queremos que como consecuencia de nuestra intervención actúe debemos dirigirnos a ella en su  lenguaje.

B).- ¿Cuál es nuestro objetivo?

Cada charla supone una oportunidad para llegar a las personas, para educarlas, inspirarles e influir en su comportamiento. Antes de comenzar a redactar nuestra intervención debemos decidir cuál queremos que sea el resultado que obtengamos tras nuestra exposición.

Podemos comenzar nuestra charla con el objetivo en mente: por ejemplo, “Estoy aquí hoy porque espero conseguir vuestro voto en las próximas elecciones”  o podemos finalizarla con un claro llamamiento a la acción: “Por tanto pido vuestro voto para las próximas elecciones”.

Si nuestra meta es generar confianza tenemos que incluir información que demuestre nuestra conducta ética y por ejemplo referir una historia personal sobre algún momento en el que hayamos recordado el valor de la integridad. Si nuestro objetivo es lograr apoyo económico podemos recalcar los beneficios que ofrecerá nuestro producto o servicio.

Marshall Ganz en  sus clases en Harvard Kennedy School enseña que es muy importante entender las barreras que las personas ponen a la acción, especialmente cuando se promueven cambios sociales y que por tanto, cuando determinemos el objetivo de nuestra presentación intentemos descubrir cuáles son las barreras que nuestra audiencia puede poner frente a la acción. Por ejemplo si puede ser políticamente arriesgado adoptar una nueva política, si hará que parezcan ridículos delante de sus compañeros o amigos o si estamos pidiendo algo que la audiencia no tiene el tiempo o los medios para actuar. Si comprendemos que es lo que está impidiendo que nuestra audiencia se comprometa nos ayudará a conseguir nuestras metas.

C).- ¿Por qué yo?

Esta pregunta es fundamental para determinar el propósito que guía nuestras acciones. La respuesta no es, por ejemplo, para ganar más dinero o para quedar bien ante el jefe. Es más profunda y a veces requiere hacernos la pregunta a nosotros mismos repetidamente para llegar a la respuesta real que va a representar lo que verdaderamente nos motiva.

Existen varias ventajas de conocer nuestra razón entre ellas:

a).- Nos ayuda a elegir un lenguaje que es realmente nuestro y auténtico para nosotros. Resulta difícil transmitir autenticidad cuando repetimos una jerga corporativa. ¿Por qué yo? Facilita que surja nuestro lenguaje natural y nuestra charla es más genuina para los demás.

b).- Anima nuestra voz y lenguaje corporal. Cuando realmente creemos en el mensaje que estamos relatando su propósito inspira y anima nuestro lenguaje corporal y nuestra voz de forma natural.  

c).- Incrementa nuestra confianza ya que refuerza nuestra credibilidad y nuestra autoridad.

Una vez que tenemos la respuesta a estas tres preguntas estamos preparados para seleccionar el principal mensaje que queremos transmitir y procurar escribirlo en una sola frase. Ésta puede ser compuesta pero debe ser corta y sencilla.

II.- REDACTAR EL TEXTO

Al prepararnos a escribir debemos reservar tiempo para hacerlo en nuestro momento más productivo del día. Redactar un discurso o una  presentación es un proceso iterativo por lo que Shapiro recomienda que se aborde trabajando en bloques de tiempo, como por ejemplo durante 45 minutos, hacer una pausa y retomar la tarea.

Al comenzar a escribir, tras la reflexión sobre las tres preguntas debemos dejar la mente vagar e ir recogiendo todas las ideas que vayan surgiendo sobre lo que queremos decir sobre el tema, también aquellas historias o ejemplos que nos gustaría compartir. En esta etapa no debemos emitir ningún juicio ni sufrir ninguna interrupción, solo tenemos que escribir aquello que se nos ocurra sobre el tema.

Posteriormente tenemos que pasar a pensar en cuál va a ser la estructura de la presentación. La autora recomienda como una de sus favoritas la secuencia de Monroe que consta de 5 pasos:

a).- Captar  la atención de la audiencia inmediatamente.

b).- Introducir el problema al que nos vamos a referir.

c).- Proponer una solución.

d).- Plantear y mostrar una visualización de cómo sería el mundo si tenemos éxito o si no lo tenemos. Podemos hacer un dibujo.

e).- Proponer una llamada a la acción a la audiencia.

Si no utilizamos esta secuencia podemos seguir la regla de tres de introducción, tres puntos principales y conclusión.

Contar con una estructura adecuada no nos garantiza un discurso atractivo. Debemos dedicar tiempo a pensar en cómo vamos a pasar de un punto a otro llevando a la audiencia a recorrer un camino. Por ejemplo se pueden utilizar preguntas retóricas: “¿Cómo nos afecta esto? o ¿Cuál puede ser el próximo paso a seguir?

Es conveniente dedicar tiempo a revisar lo que hemos escrito y comprobar que estamos diciendo exactamente lo que queremos decir por si tenemos que introducir algún cambio.

Una vez que tenemos el cuerpo de la presentación debemos pensar en las frases de inicio y conclusión.

La introducción a una charla debe captar la atención de la audiencia y hacer que ésta deje de hacer lo que estuviese haciendo y comience a escuchar. La introducción debe picar la curiosidad del que escucha, convencerle de nuestra autoridad para hablar y debe comenzar a establecer una relación con la audiencia. La primera frase es crítica especialmente si vamos a hablar ante una audiencia que no nos conoce y que puede haber escuchado a docenas de personas como nosotros.

Shapiro recuerda que la introducción va a depender de la audiencia y del objetivo, puede hacerse por medio de un saludo, una cita de alguien relacionado con nuestro auditorio, una estadística o un dato que pueda resultar impactante o una historia.

El final de una charla es una oportunidad para lograr  que nuestra audiencia sienta, piense o actúe de una forma determinada y dependiendo de lo que queramos deberemos seleccionar nuestra conclusión. Si, por ejemplo, queremos que sientan esperanza podemos utilizar una cita inspiradora o una imagen para la visualización de  cómo puede ser el mundo, si queremos establecer una conexión a nivel personal podemos finalizar con una historia relacionada con nosotros y con el tema que hemos tratado.

Cuando estemos casi al final de nuestra intervención debemos hablar despacio y claramente, dejando que nuestra voz se eleve y caiga en cada frase y enlenteciendo el ritmo en la última frase para que pueda calar mejor.

Al finalizar es el momento para agradecer a los organizadores si no lo hemos hecho ya al comienzo y a la audiencia si lo consideramos conveniente.

La autora recomienda para escribir una charla en treinta minutos, cuando no tenemos más remedio, que sigamos estas sugerencias:

1.- Buscar un lugar aislado, silencioso y en el que podamos desconectar de toda tecnología.

2.- Plantearnos las tres preguntas: ¿Quién es la audiencia?, ¿Cuál es nuestro objetivo? y ¿Por qué yo?

3.- Determinar el mensaje principal.

4.- Hacer brainstorming y escribir los puntos principales sin preocuparnos del orden.

5.-  Estructurar el mensaje seleccionando de los puntos principales aquellos que refuercen mejor nuestro mensaje clave.

6.- Cortar. Suprimir toda la información extra que no refuerce el mensaje principal.

7.- Escribir una entrada y una conclusión. Pensar en cómo vamos a iniciar y concluir nuestra presentación de forma que capture la atención de la audiencia.

8.- Crear un documento final que recoja nuestra introducción, tres puntos principales y la conclusión pensando en cómo hacer la transición de un punto a otro.

9.- Leer en voz alta el documento y comprobar que suena sincero.

10.- Practicar repetidamente delante de un espejo o de un compañero.