CÓMO CONVERTIR UNA IDEA EN UN PROYECTO

 

Charlie Gilkey en “Start finishing. How to go from idea to done” , tras analizar como hemos visto en una entrada anterior cómo elegir una idea plantea la forma en transformarla en una meta.

Para formular la meta Gilkey recomienda que sea:

1.- Sencilla, lo que implica que entendemos su significado. Sencilla no quiere decir que sea fácil, sino que sabemos exactamente lo que tenemos que hacer para avanzar con la idea.

2.- Posible. Una meta es factible cuando son claras las acciones que tienen que abordarse para conseguirla.

3.- Significativa. Una meta se puede considerar que tiene un significado cuando rápidamente podemos entender la importancia de alcanzarla.

4.- Realista porque contamos con los recursos necesarios para llegar a ella.

5.- Trazable. Una meta es rastreable cuando resulta claro de forma cuantitativa o cualitativa lo que el progreso significa. La mayor parte de las metas, adicionalmente, se deben formular con un periodo de tiempo límite en que alcanzarlas.

Los pasos para convertir una idea en una meta son:

a).- Verbalizar la meta con un verbo que describa bien lo que significa conseguirla. Por ejemplo: “publicar un libro” o “redefinir la estrategia”.

b).- Asignar un tiempo para su cumplimentación. Una vez que pensemos cuál puede ser un tiempo razonable debemos doblarlo ya que tendemos a subestimar el tiempo que nos va a llevar hacer algo.

c).- Comprobar que es realista y factible teniendo en cuenta otras prioridades.

d).- Revisar la meta para comprobar si sigue siendo la misma y continua siendo sencilla.

Otro aspecto que tenemos que considerar para transformar una idea en una meta es el de qué  tipo de éxito supone alcanzarla para nosotros. Solemos pensar en los resultados en términos de éxito o fracaso pero existen distintos niveles de éxito y planificar de acuerdo con el seleccionado. Éstos los podemos clasificar en:

1.- Pequeños triunfos. Aunque no nos sentimos excesivamente orgullosos de lograrlos, una serie de pequeños éxitos obtenidos con coherencia e intención pueden conducir a triunfos mayores. Por tanto debemos celebrarlos ya que se lo merecen.

2.- Éxitos moderados. Éstos exceden los mínimos requerimientos para ser considerados un triunfo y solemos sentirnos orgullosos de ellos. Es el nivel máximo que podemos obtener con solo nuestro propio esfuerzo, posibilidades  y recursos.

3.- Triunfo épico. Excede mucho los requerimientos mínimos para ser considerado un éxito, pero para alcanzarlo es necesario contar con un equipo.

Si consideramos los niveles de éxito al fijar los objetivos podemos alinear las expectativas y  los recursos. Los pequeños éxitos no requieren el mismo esfuerzo y dedicación que los épicos, por lo que en el segundo caso si las cosas se complican podemos recordar que no tiene por qué ser que algo está mal en nosotros sino que escogimos jugar a un nivel que implica gran dificultad.

Un ejemplo de los niveles sería correr un maratón. Un pequeño éxito puede ser lograr finalizarlo, lo que podemos hacer corriendo y  caminando durante parte del recorrido antes de que el evento termine. Un éxito moderado sería llegar a la meta corriendo exclusivamente y un triunfo épico sería ganar el maratón en nuestra categoría.

Este ejemplo muestra también la naturaleza contextual de los distintos niveles ya que para un corredor el éxito moderado considerado anteriormente sería solo un pequeño éxito, pero para alguien que no ha corrido nunca o tiene una discapacidad el llegar a la meta corriendo puede ser un triunfo épico.

Un elemento fundamental a la hora de planificar un proyecto es contar con un calendario de ejecución. Si no existe es difícil que se lleve a cabo por dos razones fundamentales:

a).- Un asunto sin fecha no genera ningún compromiso.

b).- Naturalmente tendemos a hacer triaje de los asuntos basándonos en los requerimientos de tiempo.

Al fijar una fecha tenemos que comenzar por determinar cuál es la de comienzo, no solo la de finalización, ya que al hacerlo estamos dirigiendo, redirigiendo y creando el tiempo, la energía y la atención  hacia el proyecto.

Una vez contamos con nuestra meta, nuestro nivel de éxito y la fecha de comienzo hay que considerar quiénes van a integrar el grupo de personas que van a ayudar a impulsar y a conseguir que el proyecto llegue a buen término. En este grupo tenemos que incluir cuatro tipos de personas:

1.- Guías. Son las personas que tienen experiencia y han tenido éxito en proyectos similares. Actúan como compases y consejeros cuando nos quedamos atascados y las cosas no funcionan. Idealmente deben estar vivos y poder ser accesibles, pero podemos tener personajes históricos como referencia. No consiste tanto en las posibles interacciones externas que podamos tener con ellos sino en considerar su visión del mundo.

2.- Compañeros. Son las personas que tienen aproximadamente el mismo nivel de habilidades que nosotros y que van a contribuir regularmente en nuestro proyecto. Normalmente mantendremos una relación de reciprocidad ya que les estaremos ayudando a ellos en sus proyectos. Si a los guías les tenemos delante de nosotros a los compañeros los tendremos a nuestro lado.

Al seleccionarlos tenemos que incluir algunos que cuestionen nuestro pensamiento y nuestro enfoque, al tiempo que nos señalen nuestros puntos ciegos. La gran diferencia entre el crítico inútil y el útil es que el segundo saca lo mejor de nosotros mismos en lugar de intentar quedar bien él.

También es importante incorporar a personas que estén fuera de nuestro campo, disciplina o caja de resonancia ya que harán preguntas que hemos olvidado que eran preguntas que teníamos que hacernos y no rechazaremos sus opiniones por pensar que no merecen la pena o que tienen un matiz de crítica. Otro aspecto positivo es que estos compañeros tendrán perspectivas y analogías de sus disciplinas que pueden polinizar nuestro trabajo.

3.- Simpatizantes. Son las personas  que trabajan con y para nosotros para ayudarnos a realizar el proyecto. En este grupo se pueden incluir a los familiares y amigos que nos ayudan, por ejemplo liberando tiempo,  para que podamos dedicarnos al proyecto.

4.- Beneficiarios. Son las personas específicas que se van a beneficiar por el proyecto una vez terminado. Pueden ofrecernos feedback durante el desarrollo del mismo y así ayudarnos para que no nos desviemos del objetivo final.

El autor propone que sigamos los siguientes pasos para convertir la idea en acción a la hora de formar el grupo de colaboradores:

a).- Hacer un listado con los nombres de las tres a cinco personas que queremos que forman parte de cada grupo.

b).- Para cada persona pensar al menos tres maneras específicas en las que nos pueden ayudar o las podemos ayudar. Si no lo conseguimos hacer puede ser porque hemos elegido a la persona incorrecta o no la conocemos bien. En el caso de los guías podemos hacer un listado del tipo de preguntas que nos gustaría hacerles o con los nombres de las personas que nos podrían presentar. Con relación a los compañeros podemos hacer un listado con las competencias, conexiones o perspectivas que pueden aportar. Al pensar en los simpatizantes preparar una lista con el trabajo que pueden hacer para ayudarnos y en el caso de los beneficiarios hacer una lista con las preguntas que pueden revelarnos si lo que estamos haciendo está contribuyendo a que su mundo sea mejor.

c).- Determinar la frecuencia de comunicación más adecuada. Por ejemplo podemos considerar un contacto mensual con los compañeros y beneficiarios y al menos semanal para los simpatizantes.

d).- Comunicar a cada persona que forman parte de nuestro grupo de éxito para el proyecto. Para ello hay que informar a todas las personas que queremos formen parte de nuestro “grupo de éxito” que vamos a comenzar un proyecto y que nos gustaría contar con su ayuda. En el caso de los guías es más complicado porque pueden ser difíciles de localizar o no estar vivos, por lo que es posible que lo único que podamos hacer es enviarles un correo y comunicarles que los consideramos una inspiración para el proyecto. Si nuestro guía es nuestro mentor podemos pedirles que participen como compañeros.

e).- Mantener el contacto en los términos fijados al comienzo para informarles del desarrollo del proyecto.