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miércoles, 28 de septiembre de 2022

REFLEXIONES PARA LOS LÍDERES DE “LOS DISCURSOS SOBRE LA PRIMERA DÉCADA DE TITO LIVIO” DE MAQUIAVELO

 


Daniel Akst en strategy+business del pasado 7 de septiembre plantea que no solo los líderes pueden aprender de “El Príncipe” de Maquiavelo sino que existen otras obras del autor, como por ejemplo “Los discursos sobre la primera década de Tito Livio” , de las que extraer lecciones útiles.

Aunque pueda parecer cínico “El príncipe” de Maquiavelo es reconocido como una fuente de ideas para cualquiera que desee dirigir un negocio u obtener poder. Es un tratado de 100 páginas dirigido a Lorenzo de Médici, el dirigente con mano de hierro florentino, con en el que trataba de recuperar la cercanía al poder que había disfrutado previamente.

Pero las organizaciones modernas no son principados gobernados como autócratas. Se parecen más a repúblicas con líderes que dependen del apoyo de sus órganos de dirección, de sus empleados, clientes o inversores. Por este motivo si queremos recurrir a Maquiavelo para obtener sabiduría sobre el liderazgo es mejor recurrir a “Los discursos sobre la primera década de Tito Livio”, ya que nos puede enseñar mucho sobre el liderazgo de cualquier organización que se parezca a una república.

Esta obra, publicada de forma póstuma en 1531, se apoya en el historiador romano (entre otros) para analizar la naturaleza del poder en la vida pública y, como “el Príncipe” no es un manual para santos.

En los discursos Maquiavelo recalca la importancia del fundador individual a la hora de establecer o renovar una república y por extensión una organización. Defiende que un fundador prudente debe procurar asumir la autoridad. Pero una sola persona no puede mantener una empresa a largo plazo. Esto solo sería posible si la visión y los talentos del fundador han sido capaces de originar una institución apoyada por grupos de interés que puedan llevar la organización hacia el futuro. Maquiavelo escribe que: “los reinos que dependen de la habilidad excepcional de una sola persona no sobreviven mucho, porque su talento desaparece al morir la persona y no suele aparecer en su sucesor”.

Además los príncipes no tienen el monopolio de la sabiduría y a pesar de la imprevisibilidad de las masas, el autor reconoce su sabiduría al afirmar que “la multitud es más sabia y más constante que un príncipe”.

Sobre la sucesión Maquiavelo opinaba que “después de un príncipe excelente, un príncipe débil puede mantenerse, pero después de éste ningún reino puede mantenerse con otro príncipe débil”.

Otras ideas reflejadas en este libro son, por ejemplo: “cualquiera que desee reformar un estado largamente establecido en una ciudad libre deberá mantener al menos la apariencia de las formas antiguas, ya que las personas viven tanto de las apariencias como de las realidades; ciertamente con frecuencia se mueven más por lo que parecen las cosas que por lo que son en realidad”.

La honestidad puede que sea la mejor política pero esta no es una máxima atribuida a Maquiavelo. De acuerdo con la idea de que las personas se fijan mucho en las apariencias dice que los líderes forzados a hacer algo por necesidad deben pretender que sus acciones derivan de la generosidad. En otro capítulo argumenta que “ la astucia y el engaño sirven a los hombres más que la fuerza para lograr una gran fortuna”.

Maquiavelo tenía una visión dura de la humanidad, creyendo que las personas actúan principalmente por su propio interés, ya sea para gratificar sus egos o saciar su deseo de riqueza material y que, para mejor o peor las acciones tienden a ser juzgadas por sus consecuencias. Era lo que muchos filósofos llaman un “consecuencialista” , ya que argumentaba que en determinados contextos se deben hacer cosas malas para alcanzar metas buenas que no se lograrían de otra manera. Esto no quiere decir que incumplir las leyes u otros actos poco éticos estén justificados sino que todo líder de una organización sabe que debe tomar en ocasiones decisiones duras, como cerrar determinadas unidades o llevar a la compañía en una nueva y arriesgada dirección, por un objetivo beneficioso a largo plazo.

Otras recomendaciones recogidas en el libro se refieren a la necesidad de no penalizar duramente los fracasos, especialmente si surgen de la ignorancia en lugar de la malicia. Los generales romanos, por ejemplo, no podrían tomar decisiones valientes si supiesen que podían ser crucificados o ejecutados si perdían una batalla.

Las recompensas, a su vez, no deben ser retrasadas. Si no se cultiva la lealtad y el apoyo a los demás en los tiempos buenos, las personas no van a guardar nuestras espaldas cuando las cosas van mal, según Maquiavelo.

Las repúblicas no tienen más remedio que crecer porque pensaba que es imposible triunfar manteniéndose quieto. Con las organizaciones ocurre lo mismo, pero debe hacerse con cuidado porque como decía: “Las conquistas realizadas por las repúblicas que no están bien organizadas y que no proceden de acuerdo con los estándares romanos de excelencia, traen la ruina en lugar de la gloria”.

domingo, 25 de septiembre de 2022

LAS LEYES DE LA COMUNICACIÓN DIGITAL II. COMUNICAR CUIDADOSAMENTE

 


Erica Dhawan en “Digital body lenguaje. How to build trust & connection no matter the distance”, analiza las cuatro leyes del lenguaje corporal digital. La primera:  valorar visiblemente la hemos comentado en una entrada anterior. La segunda es.

II.- COMUNICAR CUIDADOSAMENTE

Implica pensar antes de escribir. Comunicamos cuidadosamente cuando enviamos mensajes que significan y expresan lo que deseamos, de quién y cuándo, eliminando, por tanto, la frustrante ambigüedad en los equipos.

Antes las personas podían aclarar lo que los demás estaban diciendo fijándose en sus reacciones físicas, como por ejemplo una expresión de duda, de asombro o una sonrisa incipiente. Esto sigue funcionando en nuestro mundo actual pero no en el digital, por lo que debemos estar atentos y considerar las formas potenciales en que nuestras comunicaciones se pueden interpretar o malinterpretar y adaptar nuestro estilo de redacción y tono en consecuencia.

Comunicar cuidadosamente significa que ofrecemos señales claras que mantienen a todos bien informados y alineados, No quiere decir que todos deban estar de acuerdo, pero sí que los objetivos deben ser comprendidos y compartidos. Cuando los miembros de un equipo están realmente alineados en los objetivos y expectativas, el alto nivel de comprensión mutua les libera para centrarse en mostrar lo mejor de sí mismos.

Los PRINCIPIOS de esta ley son:

1.- Pensar antes de escribir. Tenemos que ser conscientes de que cuando enviamos un mensaje por correo electrónico estamos cediendo el control sobre dónde pueden terminar nuestras palabras. Los mensajes pueden ser copiados, publicados, alterados y actualizados en formas que pueden alterar su significado inicial. Por tanto, debemos ser cuidadosos y revisarlos antes de su envío, sin prisas. La autora recomienda hacernos las siguientes preguntas antes de mandar un mensaje:

a).- ¿Quién debe ser incluido en el mensaje?

b).- ¿Qué quiero que hagan los que lo reciben tras su lectura?

c).- ¿Qué contexto o información necesitan?

d).- ¿Cuál es el tono apropiado?

e).- ¿Cuál es el momento oportuno para enviar el mensaje?

f).- ¿Cuál es el canal más adecuado para transmitir el mensaje?

g).- ¿Cómo me sentiré si mi mensaje se comparte?

2.- Cuidar el tono. El tono es una parte importante para comunicar cuidadosamente. Debemos preguntarnos cuál va a ser nuestra audiencia y cuál es el contexto para adaptar adecuadamente nuestra comunicación.

Esto supone que tenemos que anticiparnos y pensar en cómo van a ser interpretadas nuestras palabras. Por ejemplo, cunado escribimos, mandamos un mensaje o llamamos a nuestros jefes o compañeros debemos mantener un tono neutro hasta que establezcamos una relación de confianza que nos permita hacerlo de forma diferente, centrándonos en ser informativos o persuasivos, poniendo el foco en los hechos esenciales.

La autora sugiere seguir estas recomendaciones.

a).- Asignar tareas en un mensaje teniendo en cuenta que hay que especificar quien debe realizarla ( el nombre de la personas), cuándo debe hacerlo y qué (descripción cuidadosa de la misma).

b).- Especificar en la primera línea del mensaje si es una petición de decisión o de respuesta o si no se espera contestación.

c).- Dividir los mensajes largos en dos partes: breve resumen y detalles.

d).- Presentar opciones y preguntar cuál puede ser la mejor. Evitar las preguntas abiertas.

La elección del CANAL adecuado es esencial y para ello hay que centrarse en tres factores:

1.- Longitud. Si queremos comunicar a alguien un mensaje extenso el canal que debemos seleccionar es el correo electrónico, ya que así podremos incluir encabezados osados y llamativos, adjuntar archivos y breves síntesis del contexto para que lso receptores entiendan la razón de su importancia.

2.- Complejidad. En relación con la complejidad tenemos que tener en cuenta que cuánto más grandes y amplias sean las ideas van a necesitar más reflexión sobre ellas. Si queremos plantear un argumento complejo es recomendable que escojamos un medio que permita un gran nivel de detalle e incluso el apoyo de elementos como fotos, vídeos o un espacio para comentarios.

Siempre tenemos que ser conscientes del impacto visual de nuestro mensaje. Si es demasiado largo podemos correr el riesgo de abrumar a nuestros lectores. También un exceso de palabras subrayadas o llamativas pueden resultar caóticas. Las imágenes, si son apropiadas pueden aclarar, pero las superfluas con frecuencia son solo distracciones.

También hay que pensar en el momento en que se van a recibir los mensajes complejos y por ejemplo no esperar que nuestro equipo sea capaz de absorber un mensaje largo como una novela breve si lo mandamos a las 15 horas de un viernes y queremos que nos respondan en una hora.

El canal elegido también es importante y en este sentido Dhawan recomienda:

 

Complejidad del argumento

Canal de elección

Razón

 

Alta

 

Artículos, blogs, presentaciones visuales. vídeollamadas

 

Permite aportar más información, pudiendo incluir elementos de apoyo como fotos, vídeos y una opción para el feedback o para comentarios

 

 

Media

 

Correo electrónico, llamadas telefónicas

 

 

Permite las discusiones bidireccionales

 

Baja

 

Mensajes y chats de grupo

 

Permite las respuestas rápidas y requiere de menor contexto

 

 

3.- Familiaridad. Se refiere no solo a nuestra relación con los receptores de lo que escribimos sino también al contenido de lo que decimos. Dependiendo de la audiencia, por ejemplo, si tenemos una relación estrecha con alguien, el enviarle un mensaje puede ser bien recibido, pero si es una relación profesional la mayor parte de las personas prefieren comunicarse por e – mail ya que les permite decidir cuándo abrir y leer el mensaje.

Si consideramos el contenido, si es personal o confidencial, deberemos generar confianza enviando un mensaje privado en lugar de uno a un grupo público.

Estos tres factores son los que a la hora de elegir un canal mejor van a mostrar nuestro respeto hacia el tiempo limitado de los demás. Puede ser útil preparar una tabla con las normas para la utilización de cada canal como la siguiente:

 

Herramienta

 

Cuándo utilizarla

 

Tiempo de respuesta

 

Normas ( cómo utilizarlas y cómo no utilizarlas)

 

 

Skype

Messenger , WhatsApp, etc

 

Mensajes urgentes

 

Conversaciones cortas y sencillas

 

Inmediata

 

Utilizar con menos de 6 personas

 

Evitar preguntas complicadas o conversaciones que requieran elementos visuales

 

Marcar nuestra disponibilidad

 

 

E- mail

 

Facilitar información importante y a tiempo

 

Asegurar que existe un registro de  nuestra comunicación

 

Dirigir al receptor a una fuente online para obtener más información

 

 

24 horas o dependiendo de la prioridad

 

Utilizar identificadores en caso de urgencia o para marcar las expectativas de respuesta

 

Utilizar para compartir archivos

 

Evitar cuando se requiere una respuesta inmediata

 

No utilizar para chatear

 

 

Vídeo llamada

 

Utilizar para reuniones

 

Programar por adelantado, dependiendo de la prioridad

 

Asegurar el uso adecuado de la cámara y el micrófono

 

Utilizar el silencio cuando sea necesario

 

Grabar la reunión para aquellos que no puedan asistir

 

 

Mensaje de texto

 

Comunicaciones urgentes y sensibles

 

Utilizar solo si no se pueden utilizar los otros canales

 

30 minutos en horario laboral

 

Su uso puede ajustarse si es el método preferido de comunicación del líder

 

Evitar durante las reuniones o sesiones de trabajo

 

 

Comunicar cuidadosamente establece las bases a través de las cuales un equipo puede ejecutar con éxito sus objetivos. Para comprobar si esta ley está presente en el equipo si puede utilizar la siguiente evaluación:

 

Totalmente de acuerdo

Bastante de acuerdo

Bastante en desacuerdo

Totalmente en desacuerdo

Comprendo los objetivos específicos de cada proyecto del equipo

 

 

 

 

Después de cada reunión tengo claro los próximos pasos a seguir

 

 

 

 

Mi equipo tiene una serie de normas claras en relación con la selección de canales y el tiempo de respuesta

 

 

 

 

Entiendo lo que me piden en los mensajes que recibo

 

 

 

 

Se puede acceder a la valoración completa en ericadhawan.com/digitalbodylanguage

 

domingo, 18 de septiembre de 2022

LAS LEYES DE LA COMUNICACIÓN DIGITAL I

 


Erica Dhawan en “Digital body language. How to build trust & connection no matter the distance”, que estamos comentando, analiza las cuatro leyes del lenguaje corporal digital.

I.- VALORAR VISIBLEMENTE

En el entorno de trabajo digital valoramos visiblemente cuando somos conscientes de la otra persona y comunicamos con claridad que le escuchamos y entendemos utilizando las nuevas señales de nuestro lenguaje corporal digital. Implica mostrarnos más sensibles al tiempo y a las necesidades de los demás, la lectura cuidadosa y atenta de las comunicaciones digitales  y el respeto a las otras personas sin demostrar que tenemos prisa.

Más de la mitad de los trabajadores manifiestan que no reciben el respeto que necesitan o desean por parte de sus líderes. Una de las razones puede ser no porque éstos sean desagradecidos sino porque pueden estar expresando su respeto de formas que los profesionales no reconocen.  

El respeto tradicional se ha basado siempre en señales compartidas presencialmente. Cada interacción personal genera señales positivas que nuestras mentes entienden inconscientemente después de cientos de miles de años de evolución. Pero en la actualidad muchas de nuestras interacciones carecen de señales visibles de significado y entendimiento.

Con más del 60% del trabajo en equipo realizado de forma digital y a través de las palabras escritas no podemos apoyarnos en las presunciones para calibrar los sentimientos de respeto mutuo.

Valorar visiblemente significa que no asumimos que los demás están bien, sino que tenemos que ser proactivos para mostrar de forma explícita que entendemos sus deseos y que valoramos su participación.

El respeto permite a los líderes crear un entorno en el que los miembros de un equipo se sientan valorados para poder implicarse en conversaciones sanas y en ocasiones complicadas. El respeto facilita la innovación y la creatividad al permitir a los líderes aprovechar el poder del pensamiento diverso y de las múltiples perspectivas. Por otro lado la falta de respeto es el asesino silencioso de la colaboración, iniciativa y satisfacción en el trabajo.

Valorar visiblemente es muy fácil de predicar pero difícil de incrustar en el entorno laboral moderno ya que la naturaleza distante de muchos de  los múltiples canales de comunicación facilita los comportamientos irrespetuosos. Para evitarlos la autora recomienda:

a).- No tener prisa. Tenemos que procurar, por ejemplo, evitar mandar mensajes sin releerlos, tratar de acelerar y abreviar una llamada para acceder a otra o manifestar que estamos demasiado ocupados para reunirnos con nuestros equipos.

b).- Respetar el tiempo de los demás. Hay que evitar, por ejemplo, comprometernos a dos reuniones al mismo tiempo, priorizar nuestra agenda sobre la de los demás en el proceso de decidir la agenda común, prorrogar en exceso las llamadas, enviar correos urgentes que no lo son o permitir que reuniones inútiles se mantengan en la agenda.

c).- Mostrar gratitud. Hay que evitar, por ejemplo, recurrir exclusivamente a comunicaciones escritas sin incluir la posibilidad de comunicarse por vídeo o teléfono para que los equipos puedan escuchar las muestras de agradecimiento, mandar correos confusos o no incluir a todos los miembros del equipo al enviar un reconocimiento.

d).- No realizar multitareas en las reuniones cara a cara o virtuales. Por ejemplo no debemos mandar correos responder a e- mails durante una reunión, no debemos mirar al móvil cuando los demás están intentando establecer contacto visual con nosotros o no silenciar el móvil durante las reuniones.

Los principios que deben regir esta primera ley son:

1.- La lectura cuidadosa es la nueva escucha

Actualmente lo que ocurre con mayor frecuencia es que en  lugar de escuchar mientras otros comparten sus ideas leemos lo que tienen que decir en un correo o en otro medio digital. El problema según las investigaciones realizadas por Naomi Baron es que entendemos menos cuando leemos en una pantalla que en un medio impreso. Dedicamos menos tiempo a leer un escrito en una pantalla, nos sentimos más inclinados a la multitarea y tendemos a leer por encima en lugar de leer despacio y cuidadosamente.

Una de las razones por las que leemos tan mal online es que nos movemos a gran velocidad. En lugar de dedicar el tiempo necesario para leer cuidadosamente un mensaje lo miramos con gran rapidez para llegar pronto al final del mismo. Pero, según Baron, esta necesidad de rapidez es artificial, lo que termina influyendo en la exactitud, claridad y respeto. Pero aunque realmente estemos muy ocupados para responder con prontitud existen formas de demostrar que no les estamos olvidando y podemos mostrar respeto, por ejemplo, enviando una nota rápida de acuse de recibo y una estimación de cuándo vamos a poder responder.

Dhawan sugiere las siguientes recomendaciones para mostrar escucha activa en las conversaciones digitales:

a).- Priorizar los tiempos de respuesta rápidos aunque sea solo para decir que vamos a responder más tarde.

b).- Responder a todas las preguntas y comentarios del mensaje no solo a uno o dos.

c).- Preguntar si podemos llamr o proponer una reunión cara a cara para tratar temas complejos.

d).- No interrumpir e impedir que otros lo hagan.

e).- utilizar señales verbales como “Adelante” o “estoy escuchando” para fomentar que los demás compartan sus ideas en reuniones virtuales.

f).- No utilizar el botón de silencio como una licencia para realizar multitareas.

g).- Hacer preguntas para aclarar dudas.

h).- Permitir que los compañeros de equipo dediquen tiempo a compartir sus ideas en un chat virtual durante una reunión virtual.

2.- Redactar  con claridad es la nueva empatía

Redactar bien y sobre todo concienzudamente es una muestra esencial de respeto. Al escribir debemos fijarnos en pequeños detalles como comprobar nuestro tono y pensar como nuestro mensaje puede ser percibido especialmente en función de nuestro rango.

Con frecuencia un correo mal interpretado es el resultado de una palabra mal elegida o de un signo de puntuación que puede llevar a errores. La solución es sencilla. Revisar nuestros correos.

Si queremos pone en práctica esta ley debemos:

A).- Practicar el reconocimiento radical

La ausencia de respeto puede transformar pequeños detalles en grandes problemas. Por ejemplo al dirigir reuniones virtuales asegurar la participación de todos no dominando la conversación sino pidiendo a los participantes que vayan liderando cada uno de ello una parte del orden del día. De esta forma se van a sentir valorados y todos van a conocer sus nombres, rostros y estilos de presentación. Otra forma es expresar gratitud y reconocimiento para lo cual es suficiente escribir “muchas gracias por todo”.

B).- Reconocer las diferencias individuales

La forma, por ejemplo, de conectar con extrovertidos o introvertidos es diferente:

a).- Conectar con introvertidos: programar tiempo entre reuniones de larga duración, esperar cinco segundos antes de responder, mandar preguntas unos días antes de la reunión para que tengan tiempo para procesarlas y preparar las respuestas, pedir que nos manden sus pensamientos por correo después de una reunión, evitar que unos participantes monopolicen la reunión marcando tiempos en la participación y no interrumpirles.

b).- Conectar con extrovertidos: programar una reunión cara cara o virtual  con ellos para que puedan hablar con nosotros, reservar espacios para que puedan recargarse por medio de las interacciones sociales entre bloques de trabajo  y utilizar pequeños grupos donde puedan comentar sus ideas antes de reunirse en un grupo grande.

C).- Vigilar el reloj

Si no respetamos el tiempo de los demás estamos mandando el mensaje de que no los valoramos. Debemos diseñar reuniones con una agenda clara. Al comienzo de la reunión debemos exponer lo que esperamos lograr con la misma y al finalizar recapitular para ver si lo hemos conseguido o qué es lo que nos ha faltado.

Al comienzo de la reunión dedicar cinco minutos para la introducción y presentación de los participantes por parte de ellos mismos. De esta forma todos saben de dónde proceden y las razones por las que asisten a la reunión. Previamente a la misma, 24 horas antes, por ejemplo,  distribuir entre los asistentes el orden del día en la que se les pide a cada uno que lideren parte de la reunión. Periódicamente pedir input antes de la finalización de la reunión y fomentar la participación de todos. Otro aspecto importante es saber a quién debemos excluir de la reunión como deferencia hacia ellos y respeto por su tiempo.

La autora recomienda para hacer que las reuniones sean valiosas para todos :

a).- Asegurar que todos puedan responder a la pregunta: “¿Por qué tengo que asistir a esta reunión o conversación?

b).- Procurar que su duración sea lo más breve posible.

c).- Comenzar y terminar las reuniones en el tiempo fijado previamente.

d).- Mandar un orden del día claro o definir el resultado deseado antes de la reunión.

e).- Programar una hora semanal virtual para atender los asuntos pequeños que no tienen por qué necesitar una reunión.

f).- Auditar las reuniones recurrentes para eliminar aquellas que no añaden valor.

g).- No programar reuniones con más de 8 asistentes.

D).- Prohibir las multitareas

Al final el objetivo de valorar visiblemente es muy sencillo: lograr que las personas se sientan apreciadas en el trabajo. Para analizar si esta ley se cumple en nuestro equipo la autora propone utilizar la siguiente tabla:

 

Totalmente de acuerdo

Bastante de acuerdo

Bastante en desacuerdo

Totalmente en desacuerdo

El trabajo excelente es reconocido y recompensado en mi organización

 

 

 

 

Mi experiencia y habilidades son valoradas y utilizadas

 

 

 

 

Mi tiempo es respetado

 

 

 

 

No estoy sobrecargado de trabajo ni tengo burnout

 

 

 

 

Se puede acceder a la valoración completa en ericadhawan.com/digitalbodylanguage