3 TIPOS DE REUNIONES EN ENTORNOS HÍBRIDOS Y CÓMO GESTIONARLAS BIEN

 

Amy Bonsall en physicianleaders.org del pasado 6 de noviembre plantea que en la nueva organización del trabajo tres tipos de encuentros son fundamentales ya que el modelo híbrido parece que no está promoviendo las relaciones deseadas.

La autora propone que en lugar de centrarnos en dónde y cuándo nos reunimos debemos comenzar por ver las razones por las que nos reunimos y luego decidir la logística. Describe tres tipos de reuniones:

1.- TRANSACCIONALES

Se ocupan de hacer cosas para que el trabajo avance, como las reuniones de planificación o de actualización semanal, por ejemplo de ventas. Se apoyan en:

a).- Documentos de trabajo compartidos, utilizando herramientas basadas en la nube como Google Docs, Miro y FigJam.

b).- Las reuniones híbridas transaccionales en las que al menos dos personas comparten la misma habitación y el resto están distribuidas, se benefician de la paridad de pantalla, que consiste en que cada persona aparece en un cuadro individual fácil de visibilizar. De esta forma se evitan los problemas derivados de interactuar en una conferencia virtual con personas cuya imagen es borrosa.

c).- Un anfitrión pendiente de señales de participación, como por ejemplo una mano levantada o un micrófono desconectado.

2.- DE RELACIÓN

Su objetivo es fortalecer las relaciones. Como ejemplo: desayunos o comidas en grupo o  salidas de team building. Para que tengan éxito necesitan:

a).- Objetivos claros. Con frecuencia este tipo de reuniones sufren el síndrome de : “simplemente reunamos a la gente”, que consiste en la idea de que juntar a la gente es suficiente para que se establezcan relaciones. Aunque este tipo de eventos pueden ser muy agradables no son útiles para construir relaciones.

Las reuniones de relación deben estar bien diseñadas y con objetivos como, por ejemplo, conocer la evolución profesional de los participantes, entender sus motivaciones fundamentales o reflexionar sobre momentos de crecimiento. De esta forma las personas pueden ir conociéndose de una forma más natural.

b).- Actividades estructuradas. En lugar de una estructura amorfa libre dividir, por ejemplo, la sesión en momentos para la reflexión (en solitario) y para compartir (en pequeños grupos), realizando actividades como relatar una historia de resiliencia.

Las relaciones estrechas se construyen ofreciendo distintos niveles de apertura, para que las personas puedan elegir de forma cómoda, su nivel de exposición. Un equipo de líderes que hayan trabajado juntos muchos años y navegado a través de momentos complicados, van a compartir historias más profundas que un grupo de recién llegados en un evento de acogida.

Si no existe una estructura todos vamos a lo cómodo: hablar con nuestros compañeros de equipo, nuestros colegas o aquellos en circunstancias similares. Pero las organizaciones necesitan que mantengamos relaciones más allá de esos silos, y esto es lo que buscan las reuniones de relación: mezclar de forma deliberada a personas que naturalmente no van a gravitar unas hacia las otras.

3.-  ADAPTATIVAS

Este tipo de reuniones nos ayudan a abordar temas complejos o sensibles donde el resultado deseado no está claro desde el principio. Requieren agilidad y sensibilidad. Como ejemplos tenemos las reuniones de estrategia o  de innovación, Necesitan tres condiciones para su éxito:

a).- Un entorno maleable y distintivo. Por ejemplo con espacio para cambiar los muebles de sitio y sin jerarquías implícitas. Los espacios influyen en la forma en la que las personas interactúan.

b).- Sensación de seguridad. Históricamente las conversaciones complicadas se mantenían cara a cara, para poder observar el lenguaje corporal y para poder utilizar el entorno físico para crear sensación de seguridad. Pero en la pandemia hemos aprendido que esto no siempre es necesario o deseable. Por ejemplo algunos trabajadores prefieren celebrar este tipo de reuniones online, ya que la pantalla les ayuda a mantener controladas sus emociones, facilitándoles una mayor sensación de control. Por tanto, lo adecuado puede ser que el profesional pueda elegir el formato (on-line, un paseo,…).

c).- Facilitar válvulas para relajar las tensiones. Con frecuencia los problemas complejos están sometidos a presiones temporales. Por ejemplo para llegar a conclusiones desde la serenidad podemos separar el momento de discutir opciones del de tomar decisiones. Puede ser por medio de un descanso para café con tiempo para distendir el ambiente y compartir risas si la reunión es presencial o haciendo una pausa si es on – line para retomar la reunión más tarde.