EL LUGAR DE UNA REUNIÓN IMPORTA

 

Steven G. Rogelberg en “Glad we met. The art and science of  1:1 meetings”, que estamos comentando, plantea que el lugar donde las personas se reúnen importa ya que determinados elementos del entorno pueden influir en las emociones y el comportamiento de forma significativa. Como ejemplo menciona los siguientes hallazgos de distintas investigaciones: los jugadores de ajedrez cometen más errores cuando la contaminación interior del aire es más intensa, el desempeño decae en los exámenes PSAT para acceder a la universidad si las salas donde se realizan tienen una temperatura muy cálida, los pacientes ofrecen más información a los médicos si están en habitaciones más grandes que si están en otras de tamaño más pequeño o se generan más estrategias creativas para resolver problemas si las personas están en habitaciones con techos altos, que si se encuentran en salas con techos más bajos.

Hasta el color de las paredes ha sido investigado, aunque en este sentido no existen datos concluyentes. Si parece que el amarillo puede inducir hambre y el azul calma y serenidad.

Por estas razones el espacio en el que se van a celebrar las reuniones debe ser considerado al organizar reuniones 1:1. La privacidad, la calidad del aire, la temperatura, los niveles de ruidos, las potenciales distracciones y hasta el tiempo ( en el caso de reuniones para caminar en exteriores9, pueden tener un impacto negativo en nuestras reuniones.

Existen localizaciones tradicionales y no tradicionales a la hora de elegir dónde mantener la reunión. Basándonos en diversas investigaciones las más tradicionales como el despacho del jefe o una sala de conferencias con acceso a ordenador, son buenas opciones. Pero existen, también, otras posibilidades menos tradicionales como dar un paseo, que parece ser que fomenta la creatividad y al caminar en la misma dirección ayuda a crear un sentimiento de colaboración que es más intenso que si estamos sentados frente a la otra persona. Si elegimos esta opción es esencial preguntar a la otra persona si está de acuerdo y cuáles son sus preferencias previamente y tener preparado un plan alternativo por si el tiempo no acompaña. Otra forma no tradicional consiste, por ejemplo, en tomar un café en un lugar fuera del trabajo, siempre considerando el posible ruido alrededor y la garantía de la confidencialidad de los temas tratados.

Otra alternativa, que tiene muchos seguidores, es la de mantener la reunión de forma virtual, preferida por muchos profesionales porque permite compartir documentos con más facilidad, no necesita desplazamiento hasta el lugar de la reunión, fundamental, por ejemplo, en el caso del teletrabajador y facilita el que los introvertidos se enganchen y participen. No es recomendable en el caso de que la conversación verse sobre temas importantes que es mejor se aborden cara a cara.