LAS REUNIONES 1:1. SU IMPORTANCIA PARA EL COMPROMISO

 

Steven G. Rogelberg en “ “Glad we met. The art and science of 1:1 meetings", plantea que las reuniones persona a persona o 1:1 como las llama no son un añadido al trabajo de los líderes, sino que son parte importante del mismo. Cuando se ejecutan adecuadamente van a ahorrarles tiempo al crear un mejor alineamiento en los equipos, profesionales con un mayor desempeño y menos interrupciones no programadas en la jornada laboral, ya que el profesional sabe que tiene un tiempo reservado para reunirse con su jefe.

Las reuniones 1:1  son aquellas en las que existe un tiempo reservado de manera regular y recurrente para que el jefe se encuentre con los miembros de su equipo de forma individual para hablar de temas como el bienestar, la motivación, la productividad, los problemas a los que se enfrenta el profesional, sus prioridades, claridad de su rol en los  encargos, alineación con otros trabajos, metas, coordinación con los demás miembros del equipo y formación y  desarrollo de carrera. Estas reuniones están diseñadas para fortalecer la relación con los colaboradores directos a través de una comunicación eficaz, honesta y que sirva de apoyo.

En definitiva este tipo de reuniones sirven para satisfacer las necesidades prácticas de los miembros del equipo, pero también incluyen sus necesidades personales. Las necesidades prácticas son aquellas referidas al apoyo que el profesional requiere para realizar bien su trabajo, tanto en el momento presente como en el futuro. Las personales se refieren a la necesidad de los miembros de los equipos de ser tratados con consideración, respeto, con confianza, de recibir ayuda y de ser valorados. Abordar ambas necesidades en una reunión 1:1 no es fácil, pero es importante que ésta se centre en temas de importancia para las necesidades, preocupaciones y esperanzas del miembro del equipo 

Las reuniones 1:1 pueden complementar los procesos de evaluación del desempeño formales que tenga la organización. Éstos si se realizan adecuadamente pueden documentar con exactitud cómo lo está haciendo el profesional y sirven para reforzar los comportamientos deseados a través del reconocimiento del buen desempeño. También son útiles para tomar decisiones mejor informadas sobre las compensaciones, promociones o despidos de los trabajadores con pobre desempeño. Pero, a pesar de estos beneficios, muchos directivos y empleados se quejan de ellas. Los empleados con frecuencia piensan que estas evaluaciones formales son injustas y mal equilibradas ya que creen que se da más peso a los comportamientos más recientes sin tener en cuenta los acumulados. Asimismo consideran que pueden estar desfasadas al valorar comportamientos y hechos que han podido ocurrir muchos meses antes y se sienten estresados y ansiosos pensando en lo que puede ocurrir durante la entrevista formal. Los directivos, con frecuencia las temen también, preocupados por la respuesta de sus colaboradores a su feedback y cuestionando que el esfuerzo añada realmente valor. Las reuniones 1:1 ayudan porque reducen o eliminan la ansiedad de los procesos de revisión formales.

Estas reuniones no solo facilitan que el trabajo avance a corto plazo, sino, también, promueven resultados críticos que van más allá del trabajo diario, ya que, por ejemplo, apoyan el crecimiento y desarrollo del empleado, generan relaciones de confianza, establecen las bases para las relaciones de trabajo e influyen en la forma en la que el miembro del equipo  experimenta su relación con su jefe, con su trabajo y con la organización.

Las reuniones 1:1 regularmente programadas son importantes para la obtención de siete resultados interconectados. Éstos son:

1.- Compromiso de los empleados

El nexo entre este tipo de reuniones y el compromiso se ha encontrado en gran cantidad de estudios y contextos. Gallup, por ejemplo, estudió los niveles de compromiso de 2,5 millones de equipos dirigidos por un líder en todo el mundo. De media encontró que solo el   15 % de los empleados que trabajan con un jefe que no se reúne con ellos regularmente se sienten comprometidos, los directivos que lo hacen con regularidad triplican este nivel de compromiso.

2.- Éxito de los miembros del equipo

1:1 son esenciales para promover la productividad y el éxito de los miembros de los equipos. Primero, establecen una cadencia regular de comunicación para valorar el progreso, generar alineación y asegurar que el miembro del equipo está trabajando en los proyectos más importantes. Estas reuniones facilitan el que los directivos y los miembros de los equipos discutan los obstáculos y limitaciones, tomen decisiones en tiempo real, incrementen la coordinación y puedan contar con el apoyo y recursos cuando los necesiten. Todo lo mencionado promueve el éxito de los miembros de los equipos.

3.- Éxito del manager

El éxito se incrementa de tres maneras.

a).- Dedicar tiempo y energía de forma regular a estas reuniones disminuye la necesidad de responder a preguntas ad hoc, ya que los miembros de los equipos las reservan para plantearlas durante las reuniones 1:1. De esta forma se limitan las interrupciones incrementando la posibilidad de dedicar más tiempo a centrarse en su trabajo.

b).- Estas reuniones sirven como un mecanismo clave para adquirir información necesaria, recoger feedback y comunicarse con los miembros del equipo, lo que va a permitir liderar mejor al equipo.

c).- Adam Grant resume la tercera manera en la que las reuniones 1:1 promueven el éxito del jefe:  "Cuanto más alto asciendes, más depende tu éxito de hacer que los demás lo tengan. Los líderes son juzgados por lo que sus seguidores logran”. 1:1 se ocupan claramente de ayudar a que los demás tengan éxito, lo que a la vez va a reflejarse en el éxito del equipo y, finalmente del líder del mismo.

4.- Construir relaciones

Conocer a las personas con las que trabajan y dedicar tiempo a ellas de forma regular es clave para las relaciones del jefe con su equipo. 1:1 abren la puerta a esto al facilitar un espacio para promover las conexiones, para aprender uno del otro y para generar confianza.

5.- Facilitar la diversidad e inclusión

Cada reunión 1:1 supone una oportunidad para promover y para escuchar realmente la voz de los miembros del equipo. Una reunión bien dirigida facilita a los subordinados más directos la posibilidad de ser vistos, de conectar con ellos y de apoyarles. Al permitir abordar los retos y problemas a los que se enfrentan cada miembro del equipo de forma genuina y colaborativa, la habilidad de éstos para prosperar y tener éxito se incrementa y con este éxito, el de los esfuerzos de diversidad e inclusión, tiene más oportunidades de alcanzarse.

Estas reuniones consiguen, por tanto, facilitar el rol, como líder, de crear un organización inclusiva.

6.- Promover el crecimiento y el desarrollo de los empleados

Este tipo de reuniones son una oportunidad para ayudar a los miembros de los equipos para crecer y desarrollarse a través del feedback honesto y sincero, del coaching y mentoring y de las conversaciones sobre avance de las  carreras profesionales de éstos. El crecimiento de aquellos que trabajan con el líder es clave para ser un líder eficaz. Jack Welch describía muy bien esta idea: “Antes de convertirte en líder el éxito estriba en el crecimiento personal. Cuando nos convertimos en líderes el éxito está en lograr el crecimiento de los demás”.

Cada reunión 1:1 es una inversión en el presente y en el futuro de los miembros del equipo. Al tiempo estas inversiones de los directivos sirven para incrementar el pool de talento, lo que va a ofrecer a la organización una mayor capacidad para la promoción interna de sus profesionales.

7.- Facilitar el bienestar vital

Investigaciones sobre satisfacción en la vida demuestran consistentemente la importancia de ayudar a los demás. El hacerlo contribuye a nuestro bienestar general y hasta fomenta mejores resultados de salud. Como demuestra Adam Grant en su libro: “Give and take”, los mejores líderes son aquellos que dan en lugar de quitar o recibir. Las reuniones 1:1 suponen una oportunidad perfecta para ayudar a los demás, dar a los demás y, a través de eso experimentar la gran recompensa intrínseca  de marcar una diferencia en la vida de los demás.

A la hora de abordar una iniciativa 1:1 es necesario que la comunicación sea excelente y se enmarque adecuadamente. Sin una comunicación acertada los miembros del equipo pueden formular presunciones que les conduzcan a desinformación y a situaciones de angustia y miedo injustificadas. Por tanto, la comunicación es clave cuando comenzamos a mantener este tipo de reuniones con cada miembro del equipo. Para hacerlo bien debemos empezar por preparar una reunión con todo el equipo. En ella explicar en qué consisten las reuniones 1:1  y las razones por las que las vamos a celebrar. Aclarar que se van a mantener con todos los miembros del equipo, ligarlas a valores de la organización y enfatizar que su objetivo no es el control o la microgestión, sino por el contrario tener u n tiempo para conocer lo que cada miembro tiene en su mente de forma regular.

En esta reunión común es importante animar a los miembros del equipo a que planteen preguntas y sus dudas para poder responder a todos lo mismo, evitando así la necesidad de repetir el concepto y objetivo muchas veces. Las preguntas más comunes van a estar relacionadas con las preocupaciones sobre cómo van a ser estas reuniones, si son opcionales y sobre cuáles son las expectativas sobre las mismas.