LAS LEYES DE LA COMUNICACIÓN DIGITAL II. COMUNICAR CUIDADOSAMENTE

 

Erica Dhawan en “Digital body lenguaje. How to build trust & connection no matter the distance”, analiza las cuatro leyes del lenguaje corporal digital. La primera:  valorar visiblemente la hemos comentado en una entrada anterior. La segunda es.

II.- COMUNICAR CUIDADOSAMENTE

Implica pensar antes de escribir. Comunicamos cuidadosamente cuando enviamos mensajes que significan y expresan lo que deseamos, de quién y cuándo, eliminando, por tanto, la frustrante ambigüedad en los equipos.

Antes las personas podían aclarar lo que los demás estaban diciendo fijándose en sus reacciones físicas, como por ejemplo una expresión de duda, de asombro o una sonrisa incipiente. Esto sigue funcionando en nuestro mundo actual pero no en el digital, por lo que debemos estar atentos y considerar las formas potenciales en que nuestras comunicaciones se pueden interpretar o malinterpretar y adaptar nuestro estilo de redacción y tono en consecuencia.

Comunicar cuidadosamente significa que ofrecemos señales claras que mantienen a todos bien informados y alineados, No quiere decir que todos deban estar de acuerdo, pero sí que los objetivos deben ser comprendidos y compartidos. Cuando los miembros de un equipo están realmente alineados en los objetivos y expectativas, el alto nivel de comprensión mutua les libera para centrarse en mostrar lo mejor de sí mismos.

Los PRINCIPIOS de esta ley son:

1.- Pensar antes de escribir. Tenemos que ser conscientes de que cuando enviamos un mensaje por correo electrónico estamos cediendo el control sobre dónde pueden terminar nuestras palabras. Los mensajes pueden ser copiados, publicados, alterados y actualizados en formas que pueden alterar su significado inicial. Por tanto, debemos ser cuidadosos y revisarlos antes de su envío, sin prisas. La autora recomienda hacernos las siguientes preguntas antes de mandar un mensaje:

a).- ¿Quién debe ser incluido en el mensaje?

b).- ¿Qué quiero que hagan los que lo reciben tras su lectura?

c).- ¿Qué contexto o información necesitan?

d).- ¿Cuál es el tono apropiado?

e).- ¿Cuál es el momento oportuno para enviar el mensaje?

f).- ¿Cuál es el canal más adecuado para transmitir el mensaje?

g).- ¿Cómo me sentiré si mi mensaje se comparte?

2.- Cuidar el tono. El tono es una parte importante para comunicar cuidadosamente. Debemos preguntarnos cuál va a ser nuestra audiencia y cuál es el contexto para adaptar adecuadamente nuestra comunicación.

Esto supone que tenemos que anticiparnos y pensar en cómo van a ser interpretadas nuestras palabras. Por ejemplo, cunado escribimos, mandamos un mensaje o llamamos a nuestros jefes o compañeros debemos mantener un tono neutro hasta que establezcamos una relación de confianza que nos permita hacerlo de forma diferente, centrándonos en ser informativos o persuasivos, poniendo el foco en los hechos esenciales.

La autora sugiere seguir estas recomendaciones.

a).- Asignar tareas en un mensaje teniendo en cuenta que hay que especificar quien debe realizarla ( el nombre de la personas), cuándo debe hacerlo y qué (descripción cuidadosa de la misma).

b).- Especificar en la primera línea del mensaje si es una petición de decisión o de respuesta o si no se espera contestación.

c).- Dividir los mensajes largos en dos partes: breve resumen y detalles.

d).- Presentar opciones y preguntar cuál puede ser la mejor. Evitar las preguntas abiertas.

La elección del CANAL adecuado es esencial y para ello hay que centrarse en tres factores:

1.- Longitud. Si queremos comunicar a alguien un mensaje extenso el canal que debemos seleccionar es el correo electrónico, ya que así podremos incluir encabezados osados y llamativos, adjuntar archivos y breves síntesis del contexto para que lso receptores entiendan la razón de su importancia.

2.- Complejidad. En relación con la complejidad tenemos que tener en cuenta que cuánto más grandes y amplias sean las ideas van a necesitar más reflexión sobre ellas. Si queremos plantear un argumento complejo es recomendable que escojamos un medio que permita un gran nivel de detalle e incluso el apoyo de elementos como fotos, vídeos o un espacio para comentarios.

Siempre tenemos que ser conscientes del impacto visual de nuestro mensaje. Si es demasiado largo podemos correr el riesgo de abrumar a nuestros lectores. También un exceso de palabras subrayadas o llamativas pueden resultar caóticas. Las imágenes, si son apropiadas pueden aclarar, pero las superfluas con frecuencia son solo distracciones.

También hay que pensar en el momento en que se van a recibir los mensajes complejos y por ejemplo no esperar que nuestro equipo sea capaz de absorber un mensaje largo como una novela breve si lo mandamos a las 15 horas de un viernes y queremos que nos respondan en una hora.

El canal elegido también es importante y en este sentido Dhawan recomienda:

 

Complejidad del argumento	Canal de elección	Razón
Alta	Artículos, blogs, presentaciones visuales. vídeollamadas	Permite aportar más información, pudiendo incluir elementos de apoyo como fotos, vídeos y una opción para el feedback o para comentarios
Media	Correo electrónico, llamadas telefónicas	Permite las discusiones bidireccionales
Baja	Mensajes y chats de grupo	Permite las respuestas rápidas y requiere de menor contexto

 

3.- Familiaridad. Se refiere no solo a nuestra relación con los receptores de lo que escribimos sino también al contenido de lo que decimos. Dependiendo de la audiencia, por ejemplo, si tenemos una relación estrecha con alguien, el enviarle un mensaje puede ser bien recibido, pero si es una relación profesional la mayor parte de las personas prefieren comunicarse por e – mail ya que les permite decidir cuándo abrir y leer el mensaje.

Si consideramos el contenido, si es personal o confidencial, deberemos generar confianza enviando un mensaje privado en lugar de uno a un grupo público.

Estos tres factores son los que a la hora de elegir un canal mejor van a mostrar nuestro respeto hacia el tiempo limitado de los demás. Puede ser útil preparar una tabla con las normas para la utilización de cada canal como la siguiente:

Herramienta	Cuándo utilizarla	Tiempo de respuesta	Normas ( cómo utilizarlas y cómo no utilizarlas)
Skype Messenger , WhatsApp, etc	Mensajes urgentes   Conversaciones cortas y sencillas	Inmediata	Utilizar con menos de 6 personas   Evitar preguntas complicadas o conversaciones que requieran elementos visuales   Marcar nuestra disponibilidad
E- mail	Facilitar información importante y a tiempo   Asegurar que existe un registro de  nuestra comunicación   Dirigir al receptor a una fuente online para obtener más información	24 horas o dependiendo de la prioridad	Utilizar identificadores en caso de urgencia o para marcar las expectativas de respuesta   Utilizar para compartir archivos   Evitar cuando se requiere una respuesta inmediata   No utilizar para chatear
Vídeo llamada	Utilizar para reuniones	Programar por adelantado, dependiendo de la prioridad	Asegurar el uso adecuado de la cámara y el micrófono   Utilizar el silencio cuando sea necesario   Grabar la reunión para aquellos que no puedan asistir
Mensaje de texto	Comunicaciones urgentes y sensibles   Utilizar solo si no se pueden utilizar los otros canales	30 minutos en horario laboral	Su uso puede ajustarse si es el método preferido de comunicación del líder   Evitar durante las reuniones o sesiones de trabajo

 

Comunicar cuidadosamente establece las bases a través de las cuales un equipo puede ejecutar con éxito sus objetivos. Para comprobar si esta ley está presente en el equipo si puede utilizar la siguiente evaluación:

	Totalmente de acuerdo	Bastante de acuerdo	Bastante en desacuerdo	Totalmente en desacuerdo
Comprendo los objetivos específicos de cada proyecto del equipo
Después de cada reunión tengo claro los próximos pasos a seguir
Mi equipo tiene una serie de normas claras en relación con la selección de canales y el tiempo de respuesta
Entiendo lo que me piden en los mensajes que recibo
Se puede acceder a la valoración completa en ericadhawan.com/digitalbodylanguage