Elizabeth Doty en strategy+ business del pasado 13 de septiembre plantea
que los líderes deben marcar el ritmo en los primeros cinco minutos de una reunión
y luego diseñar activamente cómo mantener a los participantes productivos
durante el desarrollo de la misma. Pero, también, deben ser muy cuidadosos con
la forma de cerrarla para asegurarse de que los equipos se marchan con
decisiones claras y con su compromiso de implementar los pasos siguientes.
Desgraciadamente esto no ocurre en muchas ocasiones y los participantes
realizan el trabajo complicado y creativo de diagnosticar los asuntos, analizar
los problemas y pensar y ofrecer nuevas ideas pero no ven el fruto de su
trabajo porque no son capaces de convertir sus ideas en acciones. Otras veces
esto ocurre por las prisas de acabar una reunión por los múltiples compromisos
de sus asistentes con lo que se define un plan con demasiadas prisas o se
presiona a los participantes a que acepten compromisos que no han tenido tiempo
de pensar bien o que son irrealizables.
Cualquiera de estos dos errores pueden ocasionar la necesidad de celebrar
innumerables nuevas reuniones sin soluciones, lo que conduce a la frustración y
cinismo de los asistentes. Para evitarlo Dotty propone seguir estas
estrategias:
1.- Preparar el final
La clave de esta estrategia consiste en que para preparar un cierre eficaz
los líderes deben indicar al grupo que deben comenzar a “seleccionar ”entre las ideas, opiniones o soluciones que se han
ido poniendo sobre la mesa ( por ejemplo de diez reducir a tres los candidatos
a un puesto). El momento más adecuado para hacerlo es aproximadamente en el
punto medio del tiempo reservado para la reunión. Si la reunión está yendo bien
se puede preguntar: “¿Cuáles son las posibles implicaciones de esta discusión
en términos de acciones concretas que podemos tomar?”
Si la reunión no va bien este enfoque puede ayudar. Por ejemplo si existen
fricciones en el grupo los líderes pueden intentar ayudar a aclarar la esencia
del conflicto preguntando: “¿Cuáles son los puntos principales de acuerdo hasta
el momento?” o si el grupo no es muy participativo. “¿Qué es lo que es más
importante para el grupo para poder seguir avanzando?”
2.- Buscar una decisión
Una vez que el grupo ha disminuido sus opciones es el momento de tomar una
decisión. Idealmente los líderes habrán expuesto su proceso de decisión preferido
al comienzo de la reunión: si desean una recomendación de cada persona antes de
tomar la decisión ellos mismos, si quieren que el grupo llegue a un consenso,
etc, por lo que deben recordar su plan y aplicarlo a las opciones que el grupo
ha identificado. Posteriormente deberán hacer una síntesis de la decisión y
comprobar el grado de compromiso de los participantes. Pueden decir por
ejemplo: “De acuerdo he/hemos decidido hacer X. ¿Estáis realmente dispuestos a
implementar esta decisión? ¿Tiene alguien alguna pregunta o reparo? Es importante
que los líderes escuchen y reflexionen sobre las respuestas de los asistentes.
Si los líderes perciben que el compromiso es débil tienen dos opciones:
diferir la decisión y desarrollar un plan para abordar los temas abiertos o
seguir adelante con la decisión pero reconociendo los reparos y diseñando un
plan para tenerlos en cuenta en el proceso de implementación.
3.- Definir nuevos pasos
Una vez que la decisión está tomada el grupo debe acordar sobre quién tiene
que impulsar el proceso hacia delante. Los líderes pueden dedicar de 5 a 10
minutos para definir los primeros pasos y a marcar un calendario para el
seguimiento.
4.- Reflexionar sobre el proceso
Los últimos cinco minutos de una reunión pueden estar dedicados a
reflexionar sobre lo que ha funcionado y lo que no en el desarrollo de la
misma. Los líderes pueden hacerlo por ejemplo pidiendo a los participantes que
valoren del 1 al 10 la eficacia de la misma o preguntando: “¿Qué hemos hecho
individualmente o como grupo para generar los resultados que hemos obtenido?” o
“¿Qué es lo que podemos hacer la próxima vez individualmente o como grupo para
que la reunión sea más eficaz?”
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