CÓMO INTERRUMPIR EL TRABAJO DE ALGUIEN PARA ASIGNAR NUEVAS TAREAS SIN MOLESTARLE

 

Elana Feldman en hbr.org del pasado 17 de febrero plantea que ser interrumpido en el trabajo puede resultar muy frustrante, irritante y estresante pero, en ocasiones, necesario ya que nos pueden facilitar la información y colaboración en tiempo real que necesitamos para realizar nuestro trabajo.

La buena noticia es que investigaciones recientes sugieren que las interrupciones no tienen que ser desagradables. Evidentemente la forma en  la que experimentamos la interrupción varía sustancialmente dependiendo de la forma en que afecte a nuestro trabajo. Mientras modificar nuestras agendas para acomodar una tarea inesperada puede ser frustrante, las interrupciones pueden parecer positivas si se pueden interpretar como un buen uso del tiempo. Por ejemplo si la respuesta es afirmativa a la pregunta de si la interrupción eme ayuda a progresar en algo que merece la pena o si la nueva tarea es más importante que la que estaba realizando con anterioridad.

También, estamos más dispuestos a experimentar las interrupciones como algo positivo si se encaja bien en nuestro día al ser un momento conveniente  o si tenemos tiempo libre para dedicar a la nueva tarea.

Considerar estos factores puede ayudarnos a optimizar cómo, cuándo y a quién interrumpir. La autora y sus colaboradores han identificado varias estrategias específicas que pueden incrementar las posibilidades de que las interrupciones puedan ser contempladas de forma positiva. Entre ellas tenemos:

1.- Valorar si la tarea es crítica o no. Las personas suelen sentir que la interrupción merece la pena si la tarea que se les pide que realicen parece importante, sobre todo si la pueden considerar como más importante que la que venían realizando. Por tanto, antes de interrumpir a alguien tenemos que pensar si lo que queremos que hagan puede ser una prioridad para ellos.

2.- No añadir peticiones si el profesional ya está sobrecargado. En ese caso la reacción va  a ser negativa. Para evitarlo debemos preguntarnos lo que sabemos sobre la carga actual de esa persona. Si vemos que es excesiva podemos considerar interrumpir a otra persona si la tarea es urgente o esperar a que el profesional tenga menso trabajo si la tarea puede esperar.

3.- Identificar la persona correcta a interrumpir. Siempre resulta irritante cuando tenemos que dejar algo que estamos haciendo para descubrir que no somos la persona adecuada para el trabajo. Por tanto antes de pedir algo a alguien debemos hacernos las siguientes preguntas:

a).- ¿Es la persona adecuada para asumir la nueva tarea?

b).-¿Qué roles son los que mejor se ajustan a la tarea para la que necesitamos ayuda?

c).- ¿Qué responsabilidades incluyen normalmente tareas similares?

4.- Prestar atención al momento ideal. Las interrupciones se viven de manera más positiva si ocurren en lo que el que las experimenta puede considerar el momento adecuado, lo que suele significar esperar al tiempo en el que la persona no esté inmersa en otra tarea o cuando necesita un descanso de sus tareas habituales. Para determinar si es un buen momento podemos prestar atención a las señales que la persona está enviando, como por ejemplo si está trabajando con su puerta abierta o cerrada, si está o no disponible on line, si tiene esa hora bloqueada en  su calendario, etc.

5.- Limitar el tiempo de interrupción. Las percepciones de las personas sobre la duración de la interrupción influyen en la forma en que son interpretadas. Cuando son consideradas como más largas de lo debido van a ocasionar con más frecuencia sentimientos negativos. Para evitarlo debemos pensar creativamente para ver cómo podemos presentar el contexto de  nuestra petición de forma más sucinta o si existen pasos que nosotros podemos dar antes de trasladar la tarea a otra persona. Siempre, sin olvidar que tenemos que presentar a interrupción de forma que destaque nuestro respeto por el tiempo de la otra persona ya que va a tener un gran impacto en su reacción.

6.- Avisar con antelación. Aunque la necesidad de interrumpir el trabajo para asignar nuevas tareas suele ser algo imprevisto, si es posible podemos anticipar a la otra persona que en un futuro es probable que tengamos que interrumpirle. Esto permite al profesional prepararse mentalmente para la interrupción e ir reservando tiempo para la nueva tarea, aunque el momento sea desconocido.