CLAVES PARA EL MANEJO DE REUNIONES HÍBRIDAS

 

Joseph A. Allen y Karin Reed en Smart Brief on Leadership del pasado 10 de marzo plantean que las reuniones híbridas pueden resultar complicadas, ya que los asistentes se pueden unir a las mismas de forma presencial, vía vídeo por audio solamente, por lo que gestionar todos estos canales de comunicación puede resultar arduo para el director de la reunión y frustrante para  los participantes.

En sus investigaciones los autores han encontrado que cuando se gestionan bien las reuniones híbridas pueden ser muy efectivas  ya que las personas participan más, se comportan mejor ( no recurren a monólogos, ni a quejas ni a fingir positividad, por ejemplo) y necesitan menos tiempo para recuperarse entre reuniones que en  cualquier otro tipo de encuentro. Para lograrlo estas son algunas recomendaciones para los líderes de las reuniones híbridas:

I.- ACTUAR COMO UN FACILITADOR PROACTIVO

Como líder de una reunión podemos pensar que podemos dejar que una sesión híbrida sea un foro para la ideación libre de todos y para una moderada discusión sin mucho control. Pero esto es una receta para el desastre si queremos que se escuchen las voces de todos los asistentes. Las personas que se encuentren físicamente en el lugar de reunión tendrán más facilidad para dominar las conversaciones y los que se conecten remotamente tendrán dificultades para hacerse oír.

Por tanto, resulta imperativo que los líderes consigan que todos participen independientemente de su localización, para lo cual pueden utilizar las siguientes estrategias:

1.- Establecer las normas para la participación. Dejar claro cómo los asistentes pueden apuntarse al turno para participar, lo cual variará en función de la cultura de la organización y del equipo y se deberá determinar y aceptar antes del comienzo de la reunión.

2.- Fijar una regla por la que los participantes en remoto intervengan primero. De esta forma no solo se estimula su participación sino que incrementa la percepción de todos de que el lugar de reunión es mucho más amplio que la sala física en que se reúnen parte de los asistentes.

II.- INVERTIR EN TECNOLOGÍA

Una reunión híbrida para tener éxito requiere la utilización de la tecnología adecuada para apoyar tanto a los asistentes presenciales como en remoto. Existen unos requerimientos básicos que considerar:

1.- En la sala de reuniones:

a).- Una cámara de calidad que pueda captar a todos los asistentes apropiadamente.

b).- Un sistema de audio de alta fidelidad que facilite el que todos puedan ser oídos independientemente de su situación en la sala, lo que supone la presencia de múltiples micrófonos.

c).- Monitores amplios que permitan a los participantes en remoto estar visualmente representados.

2.- En remoto:

a).- Una webcam que permita ser visto adecuadamente,

b).- Un buen sistema de audio.

c).- Buena conexión a internet.

III.- DEDICAR RECURSOS PARA LA FORMACIÓN EN LA UTILIZACIÓN DE NUEVAS TÉCNICAS Y TECNOLOGÍAS

El éxito de una reunión híbrida es la responsabilidad de todos los que participan: el líder y los asistentes, pero es posible que no sepan lo que se requiere de ellos. La formación es imprescindible para garantizar las habilidades necesarias, tanto en las tecnologías que se van a emplear como en la forma de liderar este tipo de reuniones.