5 REFLEXIONES PARA NEGOCIAR CON EFICACIA

 

Scott Walker, uno de los más reconocidos negociadores en el campo de los rescates en casos de secuestro a nivel mundial, en “Order out of chaos. Win every negotiation. Thrive in adversity. Become a world-class communicator”, que hemos comentado en diversas entradas anteriores, plantea como conclusión que existe un plan de acción en 5 pasos que nos puede servir para negociar con éxito.

La vida es una negociación, ya que todos los días nos vamos a encontrar ante situaciones en las que tenemos que negociar, aunque no nos consideremos a nosotros mismos como negociadores, puesto que negociar, en definitiva, consiste en la acción por la que una persona se comunica con otra para conseguir influirla o persuadirla para que piense, sienta o actúe de una forma determinada. Debemos recordar que las palabras importan y ser capaces de negociar y comunicar eficazmente es una de las habilidades más importantes que podemos aprender.

El método de cinco pasos que propone el autor es el siguiente:

PASO 1: COMPROMISO DE DOMINAR NUESTRA AUTOREGULACIÓN EMOCIONAL

En algún momento de nuestras vidas es posible que experimentemos estrés extremos de algún tipo  (como el fallecimiento de un ser querido, la pérdida de un trabajo repentina o dificultades financieras, por ejemplo). En una escala menor nos vamos a encontrar ante retos de comunicación, tanto en nuestras relaciones personales como en importantes negociaciones en el trabajo. Siendo realistas tenemos que aceptar que a pesar de que lo intentemos no vamos a poder evitar que estas situaciones se presenten e independientemente del nivel de estrés que experimentemos van a amenazar con desencadenar emociones negativas dentro de nosotros mismos.

Por tanto tenemos que aprender a dominar y regular nuestras emociones. Walker sugiere que para ello debemos empezar por recordar que un “Centro Rojo” ( descrito en una entrada anterior), es algo que está en nuestro interior y nos permite aparcar el lado oscuro de nuestro ego y despojarnos del temor y  del condicionamiento que hemos tenido impresos durante años y que obstruye nuestra habilidad innata para dar un paso hacia delante y prosperar cuando nos enfrentamos a la adversidad, Solo si hacemos esto podremos sobreponernos a los desafíos y alcanzar nuestro  potencial pleno.

Para ello primero debemos sintonizar nuestro cuerpo para desarrollar nuestra conciencia y reconocimiento de las emociones fuertes cuando surjan y nos sacudan. Cuando lo hagan debemos hacer una pausa, respirar y aprender a estar cómodos dentro de la incomodidad, en lugar de intentar evitarlas. Debemos observar de frente a la frustración, el dolor, la decepción, enfado o cualquier emoción fuerte que surja. Luego, para evitar quedar emocionalmente atrapados una vez que hemos aceptado la emoción, debemos “soltar” la historia y no caer en el victimismo, ya que no sirve para nada. 

Como decía Epícteto: “ No son los hechos los que perturban a las personas, sino los juicios relativos a ellos”. Viktor Frankl, superviviente de Auschwitz y psicoterapeuta, se hacia eco de estos sentimientos cuando mantenía que: “Entre el estímulo y la respuesta existe un espacio. En este espacio se encuentra nuestro poder de elegir la respuesta. En nuestra respuesta subyace nuestro crecimiento y libertad”. 

Podemos elegir aquello en lo que nos vamos a centrar, lo que significa y lo que , finalmente, vamos a hacer como resultado del significado que escojamos y de nuestra agudeza sensorial, para que podamos sintonizar con las emociones reales y con frecuencia no manifestadas verbalmente de las personas con las que nos comunicamos, al tiempo que somos conscientes de las nuestras. Este nivel de autoconciencia incrementa nuestra habilidad de autoevaluarnos y de comprender cómo es percibido nuestro comportamiento por los demás. También aumenta la facilidad con la que podemos trabajar con ellos experimentando una presión mínima.

Desarrollar una conciencia empática puede ser complicado si no somos capaces de mantenernos centrados en una cosa durante un tiempo determinado. Por tanto, debemos escoger en qué centrarnos y luego centrarnos en lo que escogemos.

Es fundamental, pues, saber elegir con sabiduría.

Una forma de ayudarnos a hacer esto consiste en mejorar nuestra inteligencia emocional

PASO 2: EL TIEMPO EMPLEADO EN PREPARARSE, RARA VEZ SE PUEDE CONSIDERAR DESPERDICIADO

Una vez que hemos establecido nuestro patrón mental vencedor y el estado psicológico adecuado debemos pasar a la siguiente fase que es la de preparación y planificación. Independientemente de las circunstancias si seguimos una lista de verificación de tres pasos: gestionar nuestro estado, utilizar nuestro “Centro rojo” y visualizar el éxito, antes de que se produzca, y habiendo considerado antes el peor escenario posible, seremos capaces de controlar las cosas y de retener y conservar la calma cuando emociones fuertes amenacen con hacernos perder la cabeza.

Para obtener el éxito en una negociación que sea consistente debemos rodearnos de un equipo de primera clase en el que todos utilicen al máximo sus fortalezas. Si estamos solos debemos recordad que podemos separar la comunicación de la toma de decisiones, táctica fundamental si queremos evitar hacer demasiadas concesiones.

Rodearnos de un equipo de primera clase nos ofrece, también, la oportunidad de reservar tiempo durante el día para recargarnos y prevenir el burnout. Una forma consiste en crear nuestras propias rutinas al comienzo y al final de la jornada, para centrarnos, en solitario, en lo que tenemos por delante y para dedicar tiempo al finalizar el día para poner lo ocurrido en perspectiva. Ayuda, asimismo, a serenar el sistema nervioso lo que es esencial si queremos ser negociadores eficaces. Otra opción es recurrir al ejercicio físico.

A pesar de todos nuestros esfuerzos para planificar y prevenir, en ocasiones algunas situaciones podrán amenazarnos con desestabilizarnos. Cuando esto pase podemos activar el siguiente plan de acción:

a).- Interrumpir el patrón, cambiando nuestra atención, lenguaje y actitud corporal para cambiar nuestro estado.

b).- Impedir que un pensamiento o sentimiento negativo tome el control por más de 90 segundos.

c).- Hacernos preguntas del tipo: “¿Qué más puede significar esto?, ¿Qué puedo sacar positivo de esta situación?¿Qué oportunidad de aprendizaje me ofrece?, ¿Qué es lo que no estoy viendo?  o ¿Cómo me puede ayudar esta situación a crecer?”.

PASO 3: INCREMENTAR NUESTRO CONOCIMIENTO DE LA PSICOLOGÍA DE LA NEGOCIACIÓN PARA INFLUIR Y PERSUADIR A LOS DEMÁS

En esta fase sabemos ya que las emociones que sentimos son fruto de nuestras variadas experiencias personales, de sensaciones corporales y de las palabras y acciones de las personas con las que estamos, en lugar de ser dirigidas por nuestro cerebro reptiliano.

Debemos recordar que no somos un receptor pasivo de inputs sensoriales, sino que somos con más frecuencia, constructores activos de nuestras emociones. Esto significa que siempre podemos elegir aquello en lo que nos centramos, la interpretación que le damos y la decisión sobre lo que vamos a hacer. Es importante recordar que centrarnos en lo que nos ocasiona estrés, por ejemplo, nos permite escoger si continuar o no repitiendo nuestros patrones de lenguaje, pensamientos y comportamientos  negativos y sobrellevar la ola de cortisol durante noventa segundos, utilizando técnicas de respiración para calmarnos, para después elegir si seguir alimentando esa emoción particular (“nuestra historia”) o seleccionar un enfoque más útil.

Si queremos llevar nuestras habilidades de influir y persuadir a un nivel superior debemos aprender a escuchar más, para entender como la otra persona ve el mundo que le rodea. Este conocimiento nos va a servir para establecer una sintonía y poder ofrecer al otro lo que necesita y desea.

Este nivel de escucha nos puede ayudar, también a difuminar los aspectos insanos de nuestro ego que pueden interferir y dificultar que alcancemos el éxito. Esta es la razón por la que es importante establecer una base sólida para lograr una comunicación y una relación positiva con los demás. Debemos preguntarnos cuáles son nuestras intenciones para negociar, si estamos siendo honestos en nuestras comunicaciones o estamos tratando de manipular a la otra persona y si estamos siendo verdaderamente empáticos, tratando de ver las cosas desde su perspectiva o solo nos estamos concentrando en nuestro  punto de vista.

PASO 4: LOS ERRORES SON PARTE DE LA VIDA; ES NUESTRA RESPUESTA ANTE ELLOS LO QUE CUENTA

Los errores de comunicación son comunes cuando las emociones fluyen y pueden obstruir la escucha realmente empática, independientemente de cómo se hayan producido.

El primer error suele tomar la forma de barreras personales, como, por ejemplo, ofrecer consejo no solicitado sobre lo que debe ser hecho ya que las prisas por resolver problemas están muy extendidas. El segundo error son las barreras dentro de la organización que impiden la comunicación eficaz  que se pueden encontrar bajo la forma de sistemas, procesos o enraizadas en la cultura existente en la misma. Si somos capaces de identificar tanto las barreras personales como las organizacionales conseguiremos una comunicación más útil y eficaz.

Cómo líderes debemos evitar estos errores siguiendo la “secuencia de comunicación” dedicando el tiempo suficiente a cada etapa antes de pasar a la siguiente: escucha activa, empatía, sintonía, influencia basada en la confianza y cambio de comportamiento.

También debemos centrarnos, en situaciones complicadas, especialmente, en las cuatro áreas de la comunicación no violenta: observar sin juzgar lo que realmente está pasando en esa situación, establecer cómo nos sentimos cuando observamos ese comportamiento, articular nuestras necesidades conectadas con ese sentimiento y, finalmente, hacer un requerimiento específico de lo que queremos que pase.

PASO 5: BUSCAR OPONENTES QUE MEREZCAN LA PENA; NOS AYUDARÁN A CONVERTIRNOS EN NEGOCIADORES “ESTRELLA”

Es una realidad que nos encontraremos, tanto en nuestra vida personal como  laboral, con personas que podremos clasificarlas como complicadas. Como estrategia para lidiar con ellas podemos seguir el consejo del emperador romano y filósofo estoico Marco Aurelio, que se recordaba a sí mismo, de forma regular, cuando entraba en contacto con este tipo de personas,  lo siguiente:  “La mejor venganza es no ser así”. Cuando nos encontremos atascados en una conversación emocional y estresante, consideremos que seguramente no tenemos ni idea de por lo que ha pasado esa persona. Uno de los primeros pasos que podemos dar es identificar nuestro estado emocional y el de la otra persona. Luego podemos determinar si debemos gestionarlos antes de entrar a negociar.

Otro paso puede consistir en utilizar un lenguaje más apropiado y considerar a la otra parte como oponentes dignos y valiosos, en lugar de complicados. Con este enfoque podremos entender mejor qué es lo que verdaderamente les motiva y mueve, consiguiendo, así, tener un “mapa de su mundo” que nos permitirá percibir si sus necesidades básicas humanas de seguridad, control y reconocimiento están siendo satisfechas. Desde esta nueva perspectiva tendremos más margen para negociar que si les consideramos exclusivamente complicados. También evita que nos movamos únicamente por nuestro ego, especialmente si la negociación requiere que ambas partes “salven la cara” , en algún punto conflictivo del posible acuerdo.

Es muy importante, asimismo,  distinguir entre las necesidades y los deseos de la otra parte, ya que las personas rara vez manifestamos abiertamente nuestras necesidades. Las podremos descubrir siguiendo la secuencia de comunicación mencionada. Una vez que las conocemos podremos priorizar el satisfacer sus necesidades en lugar de distraernos con sus deseos, lo cual es muy importante cuando no podemos o no queremos acceder a sus deseos.