Laura Hills en “The problem employee. How
to manage the emloyees no one wants to manage” que estamos comentando, plantea
que existe un coste oculto en el caso de tener profesionales que experimenten
de forma continua un exceso de carga de trabajo. Los resultados suelen ser una
reducción en la productividad, errores y baja moral de los profesionales, así
como la pérdida de oportunidades de crecimiento.
Por ejemplo, un estudio
realizado por investigadores de la
Universidad de Stanford encontró que el output de los profesionales descendía
abruptamente después de trabajar 50 horas a la semana y que se despeñaba cuando
superaban las 55 horas semanales. Según este estudio un empleado que trabaja 70
horas en una semana no aporta nada en las 15 últimas horas. Exceso de horas
trabajadas se asocia, también, con niveles más altos de absentismo y elevada rotación de los profesionales, lo cual resulta
costoso para la organización.
Los trabajadores
sometidos a un exceso de trabajo crónico corren el riesgo de desarrollar malos
hábitos en relación con su salud, que pueden tener consecuencias severas para ellos,
como trastornos del sueño o malos
hábitos alimenticios.
Hills sugiere que,
aunque parezca que no podemos hacer nada ante esta situación, existen distintas
cosas que podemos hacer para ayudar a los colaboradores que la están
padeciendo. Entre ellas.
1.- Mejorar la eficacia
de nuestra comunicación. En épocas con exceso de carga de trabajo no es el
momento ideal para empezar a saltarnos reuniones para ahorrar tiempo. De hecho,
normalmente necesitaremos más oportunidades para la comunicación cara a cara
con el equipo en estos momentos, porque no hacerlo puede ser interpretado por
los trabajadores afectados como una señal de que no nos preocupamos por ellos o
por su situación y se sentirán aislados. Se deben utilizar las reuniones de
forma regular para mantener al equipo centrado en las metas de la organización
y para reconocer los resultados positivos y esfuerzos que realizan los miembros
del mismo diariamente. Independientemente de la carga de trabajo los
profesionales se sentirán mejor si trabajan juntos como un equipo, lo que
requiere comunicación adecuada y frecuente.
2.- Admitir que existe
un problema. Reconocer ante los miembros del equipo que existe un problema por
el exceso de carga de trabajo y que lamentamos de verdad el que impacte en
ellos de la forma en la que lo está haciendo. No minimizar o tratar de suavizar
la realidad ni tratar de ocultarla. Si la carga de trabajo es masiva hay que
reconocerlo.
3.- Trabajar duro
personalmente. Los profesionales se sentirán molestos si perciben que ellos se
están esforzando al máximo mientras sus jefes están tranquilos y sin agobios.
Ayudar todo lo que se pueda pero sin tratar de cubrir todos los huecos para
evitar nuestra sobrecarga, ya que terminaríamos sufriendo burnout y con la
reputación dañada, sin garantizar que el trabajo se haya hecho de la manera
correcta. Dejar que los miembros del equipo vean que trabajamos duro para
ayudarles pero sin terminar exhaustos.
4- Desarrollar y
compartir cuál es la estrategia a largo plazo de la organización para que sus
profesionales puedan percibir que es una situación temporal y limitada. No
prometer aquello que no se puede ofrecer, pero compartir las aspiraciones reales.
5.- Hacer algo para
mejorar la situación inmediatamente, aunque sea menor y temporal. Por
ejemplo contratar temporalmente a alguien.
6.- Recordar las metas
más inmediatas y celebrarlas cuando se alcanzan.
7.- Ser realista. Puede
no ser razonable esperar que se cumplan todas nuestras expectativas cuando
nuestro equipo está sobrecargado de trabajo. Puede ser conveniente retrasar
algunas metas o desecharlas totalmente.
8.- Hacer todo lo posible para apoyar a nuestros colaboradores y
para facilitar su trabajo. Por ejemplo ayudándoles a establecer prioridades o
asegurándonos de que tienen las herramientas y recursos que necesitan para
poder realizar bien su trabajo o eliminando todos los obstáculos en su camino
que podamos. También debemos escucharles cuando tienen algún problema para
completar su trabajo a tiempo y siempre preguntarles cómo podemos ayudarles.
9.- Recompensar los esfuerzos de los trabajadores sobrecargados. Nuestro reconocimiento sincero,
felicitaciones y gratitud pueden significar una gran diferencia para un
profesional que se está esforzando mucho. Hay que buscar y tener pequeños
gestos que demuestren nuestro reconocimiento y aprecio por su trabajo duro.
10.- Agradecer a los
profesionales y a sus familias. Es importante reconocer el elevado nivel de
estrés que supone el exceso de trabajo para el profesional y para su familia.
11.- Ser un modelo de
un estilo de vida sano y cuidarse físicamente y emocionalmente durante los
tiempos de sobrecarga de trabajo y fomentar que los miembros del equipo también
lo hagan.
12.- Valorar los riesgos
de contar con un equipo cuyos miembros se sienten exhaustos y por tanto, más
proclives a cometer errores.
13.- Evitar los
tópicos. Si sentimos la tentación de
dirigirnos a nuestro equipo sobrecargado de trabajo para decirles que se animen
o que hagan más con menos, no caigamos en ella, ya que esta estrategia va a
volverse casi siempre en contra nuestra y nuestro empleados se sentirán menos
comprometidos que nunca. Hay que hablar sobre la crisis de sobrecarga de
trabajo con honestidad, sin caer en tópicos o clichés.
14.- Identificar la causa
raíz de la sobrecarga de trabajo crónica. Puede ser debida a múltiples causas,
por ejemplo: gran rotación de profesionales, absentismo elevado, exceso de
emergencias y urgencias para las que la organización no está preparada. Hay que
averiguar lo que hay que hacer para resolver las causas de este problema
crónico. Si no sabemos lo que podemos hacer puede ser necesario buscar ayuda,
interna o externa.
15.- Buscar actividades
que se puedan realizar en grupo y sean divertidas y sirvan para aliviar
tensiones y estrés.
16.- Evitar pensar que
todos deberían estar dispuestos a esforzarse tanto como lo estamos nosotros.
Como directivos es probable que hayamos aspirado a desempeñar ese rol y hayamos
estado dispuestos a hacer todo lo necesario para alcanzarlo, aceptando la carga
de trabajo que conlleva, pero debemos aceptar el hecho de que no todos los miembros
del equipo son ni deben ser como nosotros, ya que la productividad de cada profesional está dirigida por su motivación e intereses individuales.
17.- Fomentar pausas y
descansos. Los profesionales necesitan hacer pausas en el trabajo a lo largo de
su jornada laboral aunque no reconozcan esta necesidad.
18.- Ofrecer
incentivos. Pueden servir para que los profesionales sobrecargados se mantengan
centrados y se sientan recompensados por sus esfuerzos cuando trabajan duro.
No tienen que ser muy costosos y si existen restricciones económicas no tienen
que ser de este tipo, pero no por ello hay que dejar de reconocer y recompensar
de alguna forma el trabajo bien hecho, a pesar de las circunstancias.
19.- Evaluar lo que
funciona y lo que no lo está haciendo. Cuando los profesionales están
sobrecargados pueden no dedicar tiempo a evaluar sus sistemas y procesos de
trabajo. Dedicar , al menos 20 minutos, para ver cómo está funcionando el
equipo puede servir para identificar nuevas y mejores estrategias que puedan
mejorar el flujo de trabajo. Hay que preguntar a los miembros del equipo cómo están empleando su tiempo y junto a ellos
tratar de identificar las tareas repetitivas y pasos innecesarios que pueden
ser eliminados.
20.- Aprender a decir
no cuando se plantea la posibilidad de la asignación de un nuevo trabajo para
el equipo. Preguntarnos si es necesario, si otros lo pueden hacer o si se puede
hacer más tarde.
A pesar de todo
existirán ocasiones en las que no existirán otras alternativas y tendremos que
pedir a nuestros profesionales que continúen con el exceso de trabajo. Cuando
esto ocurre Karen Miller sugiere una serie de estrategias que ayudan a que los
profesionales se sientan valorados y cómodos mientras realizan horas extra. Éstas
son:
a).´- Hacer todo lo
posible para que el lugar de trabajo se mantenga vibrante, cómodo y atractivo
cuando los empleados tengan que extender su horario laboral.
b).- Tomar medidas para
garantizarla seguridad de los profesionales.
c).- Alimentar a los
empleados. La comida nutritiva mantienen los niveles de energía altos y puede
motivar a los profesionales a tener una mejor opinión de la organización.
d).- Reconocer y
agradecer a los profesionales que se queden a trabajar más horas, mostrándoles
que agradecemos y apreciamos su esfuerzo extra. Buscar ocasiones para el
reconocimiento en público y redactar cartas de agradecimiento y reconocimiento
para que figuren en sus expedientes personales.
e).- Buscar formas de
ayudar a los profesionales para que puedan satisfacer las demandas de su vida
personal y laboral, reduciendo procedimientos de trabajo innecesarios,
facilitando ayudas para guardería, etc.
Ron Ashkenas sugiere las
siguientes estrategias que se pueden proponer a los profesionales que se
sientan sobrecargados de trabajo de forma continua:
1.- Reflexionar sobre
las metas, tanto profesionales como personales. Pensar en las aspiraciones que
tenemos para nuestra carrera profesional y para nuestra vida. Reflexionar sobre
qué es lo que queremos conseguir, sobre cuáles son nuestras prioridades y sobre
qué nos hace sentirnos plenos. Centrarnos en lo que es verdaderamente
importante para nosotros y tenerlo en cuenta cuando nos piden que dediquemos
más tiempo y esfuerzo en nuestro trabajo, ya que podemos tener que retrasar
nuestra gratificación por el momento, pero lo que hacemos hoy puede tener un impacto
beneficioso en el futuro.
2.- Hablar sobre
nuestras metas y prioridades con las personas más cercanas a nosotros.
Averiguar hasta que punto nuestras expectativas coinciden con las suyas. Buscar
su apoyo a que trabajemos más para que no se sientan decepcionados con nosotros
, ni nosotros con ellos porque sintamos que no nos entienden.
3.- Abrir un diálogo en
el trabajo para buscar formas de rediseñar los proceso de trabajo para poder gestionar
mejor nuestras tareas, encontrando formas para hacer mejor y más rápidamente éstas
sin sacrificar la calidad.
4.- No quedarnos hasta
tarde en el trabajo porque queremos que piensen que trabajamos mucho. No
convertirnos en mártires del trabajo, buscando excusas para permanecer más
tiempo en él. Quedarnos siempre que exista unos requerimientos de trabajo
legítimos.
5.- No crear una nueva
situación de normalidad. Una vez que comenzamos a ampliar nuestro horario de
trabajo el hecho de trabajar las horas “normales” nos empieza aparecer que es
una forma de “escaqueo”. El trabajar en exceso debe ser la excepción, no la
norma.
