CÓMO GESTIONAR A PROFESIONALES SOBRECARGADOS DE TRABAJO

 

Laura Hills en “The problem employee. How to manage the emloyees no one wants to manage” que estamos comentando, plantea que existe un coste oculto en el caso de tener profesionales que experimenten de forma continua un exceso de carga de trabajo. Los resultados suelen ser una reducción en la productividad, errores y baja moral de los profesionales, así como la pérdida de oportunidades de crecimiento.

Por ejemplo, un estudio realizado por investigadores de  la Universidad de Stanford encontró que el output de los profesionales descendía abruptamente después de trabajar 50 horas a la semana y que se despeñaba cuando superaban las 55 horas semanales. Según este estudio un empleado que trabaja 70 horas en una semana no aporta nada en las 15 últimas horas. Exceso de horas trabajadas se asocia, también, con niveles más altos de absentismo y elevada  rotación de los profesionales, lo cual resulta costoso para la organización.

Los trabajadores sometidos a un exceso de trabajo crónico corren el riesgo de desarrollar malos hábitos en relación con su salud, que pueden tener consecuencias severas para ellos, como trastornos del sueño o  malos hábitos alimenticios.

Hills sugiere que, aunque parezca que no podemos hacer nada ante esta situación, existen distintas cosas que podemos hacer para ayudar a los colaboradores que la están padeciendo. Entre ellas.

1.- Mejorar la eficacia de nuestra comunicación. En épocas con exceso de carga de trabajo no es el momento ideal para empezar a saltarnos reuniones para ahorrar tiempo. De hecho, normalmente necesitaremos más oportunidades para la comunicación cara a cara con el equipo en estos momentos, porque no hacerlo puede ser interpretado por los trabajadores afectados como una señal de que no nos preocupamos por ellos o por su situación y se sentirán aislados. Se deben utilizar las reuniones de forma regular para mantener al equipo centrado en las metas de la organización y para reconocer los resultados positivos y esfuerzos que realizan los miembros del mismo diariamente. Independientemente de la carga de trabajo los profesionales se sentirán mejor si trabajan juntos como un equipo, lo que requiere comunicación adecuada y frecuente.

2.- Admitir que existe un problema. Reconocer ante los miembros del equipo que existe un problema por el exceso de carga de trabajo y que lamentamos de verdad el que impacte en ellos de la forma en la que lo está haciendo. No minimizar o tratar de suavizar la realidad ni tratar de ocultarla. Si la carga de trabajo es masiva hay que reconocerlo.

3.- Trabajar duro personalmente. Los profesionales se sentirán molestos si perciben que ellos se están esforzando al máximo mientras sus jefes están tranquilos y sin agobios. Ayudar todo lo que se pueda pero sin tratar de cubrir todos los huecos para evitar nuestra sobrecarga, ya que terminaríamos sufriendo burnout y con la reputación dañada, sin garantizar que el trabajo se haya hecho de la manera correcta. Dejar que los miembros del equipo vean que trabajamos duro para ayudarles pero sin terminar exhaustos.

4- Desarrollar y compartir cuál es la estrategia a largo plazo de la organización para que sus profesionales puedan percibir que es una situación temporal y limitada. No prometer aquello que no se puede ofrecer, pero compartir las aspiraciones reales.

5.- Hacer algo para mejorar la situación inmediatamente, aunque sea menor y temporal. Por ejemplo contratar temporalmente a alguien.

6.- Recordar las metas más inmediatas y celebrarlas cuando se alcanzan.

7.- Ser realista. Puede no ser razonable esperar que se cumplan todas nuestras expectativas cuando nuestro equipo está sobrecargado de trabajo. Puede ser conveniente retrasar algunas metas o desecharlas totalmente.

8.- Hacer todo lo  posible para apoyar a nuestros colaboradores y para facilitar su trabajo. Por ejemplo ayudándoles a establecer prioridades o asegurándonos de que tienen las herramientas y recursos que necesitan para poder realizar bien su trabajo o eliminando todos los obstáculos en su camino que podamos. También debemos escucharles cuando tienen algún problema para completar su trabajo a tiempo y siempre preguntarles cómo podemos ayudarles.

9.- Recompensar los esfuerzos de los trabajadores sobrecargados. Nuestro reconocimiento sincero, felicitaciones y gratitud pueden significar una gran diferencia para un profesional que se está esforzando mucho. Hay que buscar y tener pequeños gestos que demuestren nuestro reconocimiento y aprecio por su trabajo duro.

10.- Agradecer a los profesionales y a sus familias. Es importante reconocer el elevado nivel de estrés que supone el exceso de trabajo para el profesional y para su familia.

11.- Ser un modelo de un estilo de vida sano y cuidarse físicamente y emocionalmente durante los tiempos de sobrecarga de trabajo y fomentar que los miembros del equipo también lo hagan.

12.- Valorar los riesgos de contar con un equipo cuyos miembros se sienten exhaustos y por tanto, más proclives a cometer errores.

13.- Evitar los tópicos.  Si sentimos la tentación de dirigirnos a nuestro equipo sobrecargado de trabajo para decirles que se animen o que hagan más con menos, no caigamos en ella, ya que esta estrategia va a volverse casi siempre en contra nuestra y nuestro empleados se sentirán menos comprometidos que nunca. Hay que hablar sobre la crisis de sobrecarga de trabajo con honestidad, sin caer en tópicos o clichés.

14.- Identificar la causa raíz de la sobrecarga de trabajo crónica. Puede ser debida a múltiples causas, por ejemplo: gran rotación de profesionales, absentismo elevado, exceso de emergencias y urgencias para las que la organización no está preparada. Hay que averiguar lo que hay que hacer para resolver las causas de este problema crónico. Si no sabemos lo que podemos hacer puede ser necesario buscar ayuda, interna o externa.

15.- Buscar actividades que se puedan realizar en grupo y sean divertidas y sirvan para aliviar tensiones y estrés.

16.- Evitar pensar que todos deberían estar dispuestos a esforzarse tanto como lo estamos nosotros. Como directivos es probable que hayamos aspirado a desempeñar ese rol y hayamos estado dispuestos a hacer todo lo necesario para alcanzarlo, aceptando la carga de trabajo que conlleva, pero debemos aceptar el hecho de que no todos los miembros del equipo son ni deben ser como nosotros, ya que la productividad de cada profesional está dirigida por su motivación e intereses individuales.

17.- Fomentar pausas y descansos. Los profesionales necesitan hacer pausas en el trabajo a lo largo de su jornada laboral aunque no reconozcan esta necesidad.

18.- Ofrecer incentivos. Pueden servir para que los profesionales sobrecargados se mantengan centrados y se sientan recompensados por sus esfuerzos cuando trabajan duro. No tienen que ser muy costosos y si existen restricciones económicas no tienen que ser de este tipo, pero no por ello hay que dejar de reconocer y recompensar de alguna forma el trabajo bien hecho, a pesar de las circunstancias.

19.- Evaluar lo que funciona y lo que no lo está haciendo. Cuando los profesionales están sobrecargados pueden no dedicar tiempo a evaluar sus sistemas y procesos de trabajo. Dedicar , al menos 20 minutos, para ver cómo está funcionando el equipo puede servir para identificar nuevas y mejores estrategias que puedan mejorar el flujo de trabajo. Hay que preguntar a los miembros del equipo  cómo están empleando su tiempo y junto a ellos tratar de identificar las tareas repetitivas y pasos innecesarios que pueden ser eliminados.

20.- Aprender a decir no cuando se plantea la posibilidad de la asignación de un nuevo trabajo para el equipo. Preguntarnos si es necesario, si otros lo pueden hacer o si se puede hacer más tarde.

A pesar de todo existirán ocasiones en las que no existirán otras alternativas y tendremos que pedir a nuestros profesionales que continúen con el exceso de trabajo. Cuando esto ocurre Karen Miller sugiere una serie de estrategias que ayudan a que los profesionales se sientan valorados y cómodos mientras realizan horas extra. Éstas son:

a).´- Hacer todo lo posible para que el lugar de trabajo se mantenga vibrante, cómodo y atractivo cuando los empleados tengan que extender su horario laboral.

b).- Tomar medidas para garantizarla seguridad de los profesionales.

c).- Alimentar a los empleados. La comida nutritiva mantienen los niveles de energía altos y puede motivar a los profesionales a tener una mejor opinión de la organización.

d).- Reconocer y agradecer a los profesionales que se queden a trabajar más horas, mostrándoles que agradecemos y apreciamos su esfuerzo extra. Buscar ocasiones para el reconocimiento en público y redactar cartas de agradecimiento y reconocimiento para que figuren en sus expedientes personales.

e).- Buscar formas de ayudar a los profesionales para que puedan satisfacer las demandas de su vida personal y laboral, reduciendo procedimientos de trabajo innecesarios, facilitando ayudas para guardería, etc.

Ron Ashkenas sugiere las siguientes estrategias que se pueden proponer a los profesionales que se sientan sobrecargados de trabajo de forma continua:

1.- Reflexionar sobre las metas, tanto profesionales como personales. Pensar en las aspiraciones que tenemos para nuestra carrera profesional y para nuestra vida. Reflexionar sobre qué es lo que queremos conseguir, sobre cuáles son nuestras prioridades y sobre qué nos hace sentirnos plenos. Centrarnos en lo que es verdaderamente importante para nosotros y tenerlo en cuenta cuando nos piden que dediquemos más tiempo y esfuerzo en nuestro trabajo, ya que podemos tener que retrasar nuestra gratificación por el momento, pero lo que hacemos hoy puede tener un impacto beneficioso en el futuro.

2.- Hablar sobre nuestras metas y prioridades con las personas más cercanas a nosotros. Averiguar hasta que punto nuestras expectativas coinciden con las suyas. Buscar su apoyo a que trabajemos más para que no se sientan decepcionados con nosotros , ni nosotros con ellos porque sintamos que no nos entienden.

3.- Abrir un diálogo en el trabajo para buscar formas de rediseñar los proceso de trabajo para poder gestionar mejor nuestras tareas, encontrando formas para hacer mejor y más rápidamente éstas sin sacrificar la calidad.

4.- No quedarnos hasta tarde en el trabajo porque queremos que piensen que trabajamos mucho. No convertirnos en mártires del trabajo, buscando excusas para permanecer más tiempo en él. Quedarnos siempre que exista unos requerimientos de trabajo legítimos.

5.- No crear una nueva situación de normalidad. Una vez que comenzamos a ampliar nuestro horario de trabajo el hecho de trabajar las horas “normales” nos empieza aparecer que es una forma de “escaqueo”. El trabajar en exceso debe ser la excepción, no la norma.