PREPARAR LA REUNIÓN. CÓMO DIRIGIR REUNIONES III

Alan Barker, en la segunda edición del libro ”Managing meetings”, que estamos comentando destaca la importancia de preparar bien una reunión. Según el autor el 90% de una reunión eficaz ocurre antes de que ésta se celebre.

Cualquier reunión,  sobre todo aquellas en las que van a participar más de 5 o 6 personas,  necesita una preparación previa. Barker identifica 3 roles formales, pudiendo asumir una persona dos de ellos,   entre los participantes en cualquier reunión y cada uno de ellos necesita una preparación:

1.- Director. Es el que convoca la reunión y la dirige, teniendo la responsabilidad de conseguir que ésta sea un éxito. Con frecuencia se asocia con el directivo de mayor jerarquía presente y puede ser el que tome las decisiones finales, por lo que suele ocurrir que sientan la tentación de hacer demasiado y controlar en exceso el tráfico de ideas, tratando, aunque sea inconscientemente, de manipular para que se acepten sus ideas.

El director más eficaz es aquel  que sienta las bases de las conversaciones, especifica la agenda de la reunión e indica cómo se debe comportar el grupo.

2.- Administrador. Se ocupa de la logística de la reunión. Es el responsable de registrar todo lo que ocurre en el desarrollo de la misma: lo que pasa, lo que se discute, lo que se decide y las acciones que se acuerdan realizar, pero con frecuencia asumen otras responsabilidades tales como preparar la reunión, los cambios en su desarrollo y el seguimiento tras la misma.

Puede contribuir en gran medida a lograr que la reunión sea un éxito, ayudando al director y acometiendo tareas como la síntesis de los temas a discutir y de las conclusiones a las que se va llegando durante el desarrollo del encuentro, controlando el horario e interviniendo para poner orden en los casos en los que sea necesario.

La clave para que pueda ser eficaz radica en que pueda mantener una relación de trabajo cercan al director de la reunión, lo cual en ocasiones es complicado ya que algunos administradores trabajan para numerosos directores: algunos secretarios de comisiones se encuentran por primera vez con el director al comienzo de la reunión.

3.- Participante. Cualquier persona que toma parte en una reunión y no es ni el director ni el administrador. Es responsable de contribuir con sus conocimientos al desarrollo de la reunión.

ROL	FUNCIÓN PRINCIPAL	ACTIVIDADES
DIRECTOR	Dirigir el proceso	Controlar el tráfico de las comunicaciones Gestiona el tiempo Supervisa el desarrollo del grupo Define la estructura de la reunión Controla las conversaciones Establece las normas Gestiona los objetivos sociales Sintetiza y presenta las conclusiones
ADMINISTRADOR	Registrar	Registra lo que ocurre en la reunión: prepara el acta de la misma Ayuda en la gestión del tiempo Colabora en el mantenimiento del orden en el desarrollo de la reunión Puede resumir las ideas presentadas en cada punto del orden del día y al final de la reunión a petición del director
PARTICIPANTE	Propietario de las  tarea Recurso pensante	Presenta información relevante Informa del estado de la tarea y de su finalización Evalúa el éxito de los resultados Contribuye con ideas o información Ayuda a pensar y a resolver problemas Actúa como consultor

I.- PREPARACIÓN PARA DIRIGIR.

No debemos olvidar que dirigir una reunión es una forma de mostrar la clase de líderes que somos. Para preparar adecuadamente una reunión Barker recomienda seguir estos pasos:

1.- Aclarar nuestros objetivos. Debemos comenzar por establecer cuál es el propósito de la reunión y escribirlo. Tenemos que tener claro qué queremos conseguir:

a).- El resultado ideal.

b).- El resultado realista.

c).- El resultado no deseado.

Sin olvidar aclarar:

¿Qué decisiones se tienen que tomar en la reunión?

¿Por qué la decisión se tiene que tomar en la reunión?

¿Existen los recursos necesarios y están disponibles para llevar a cabo las decisiones que anticipamos se van a tomar  en la reunión?

¿Se va a ver afectado alguien más por las posibles decisiones?

¿Debemos consultar a esas personas o invitarlas a la reunión?

2.- Preparar la agenda de la reunión. Toda reunión debe tener un orden del día, que puede no haber sido escrito, discutido o hasta pensado, pero existe y quien lo controla controla la reunión.

Las agendas más eficaces son aquellas que están escritas y se hacen públicas. Si no es conocida por los participantes en la reunión éstos pueden centrarse en sus agendas privadas con el resultado de que se van a sentir frustrados, confusos y la reunión va a fallar. El responsable de su elaboración es el director, ya que él es el que convoca la reunión y debe procurar que esta sea sencilla.

Una agenda sirve para que todos conozcan y se centren en lo que tienen que hacer antes, en el transcurso y al finalizar la reunión.  El término procede del latín y significa cosas que hacer. Las agendas más formales incluyen:

a).- El título de la reunión.

b).- Fecha, horario, lugar de celebración.

c).- Los temas que han surgido de reuniones previas.

d).- Otros temas que van a ser discutidos.

e).- Informes de subcomités (si existen).

f).- Contribuciones de expertos.

g).- Otros asuntos.

h).- Fecha, horario, lugar de celebración de la siguiente reunión.

Se pueden incluir, también, el tiempo aproximado que se va a dedicar a cada uno de los temas y el nombre del “propietario” de cada uno de los asuntos a tratar. Si éstos son rutinarios es conveniente que se traten al comienzo de la reunión y si son complicados o de mayor interés posteriormente.

Debemos intentar evitar que se cuelen asuntos que no estaban previstos en la agenda y para ello se puede distribuir un borrador de la misma para que los participantes puedan hacer contribuciones a la misma.

3.-  Seleccionar a los participantes. Tenemos que analizar cuál es la relevancia de cada uno en función de los objetivos de la reunión y si existe algún tipo de contribución especial que queremos que hagan como expertos o a la hora de tomar decisiones. Siempre debe existir una buena razón, que debemos intentar que quede reflejada en la agenda,  que justifique su asistencia.

También, tenemos que enviarles, previamente toda la información que necesiten conocer.

Otros aspectos a contemplar son si forman un grupo natural, si se conocen o no, cuáles son sus intereses o  ambiciones que puedan propiciar  la aparición de conflictos entre ellos. Para evitar estos últimos es conveniente que busquemos aquello que les puede unir.

II.-EL ROL DEL ADMINISTRADOR.

Las quejas más frecuentes que expresan los administradores de las reuniones son:

a).- Se les ha pedido su participación en el último momento.

b).- No tienen claro cuáles son sus responsabilidades.

c).- No entienden lo que dicen los participantes.

Para evitar que se produzcan el administrador debe reunirse con el director para acordar el propósito de la reunión, quiénes van a ser los participantes, cuál va a ser el orden del día y la duración estimada de cada punto a tratar, recibir la información necesaria para seguir la reunión y definir sus funciones.   

 

Tras esta reunión deberá buscar un lugar de celebración adecuado, enviar la citación y la agenda a cada participante, preparar la documentación y presentaciones necesarias para la reunión.

III.- PREPARACIÓN DEL PARTICIPANTE.

Idealmente en una reunión debemos contar con participantes que se caractericen por ser cuidadores, organizadores, creativos o personas de acción. Muchas reuniones fallan porque el grupo es dominado por uno o dos roles. Esta situación se produce con frecuencia cuando los participantes son en su mayoría especialistas técnicos que han sido promocionados a funciones directivas. Un grupo de profesionales con ideas pueden ser muy creativos pero pueden conseguir que nada se haga. Las personas de acción pueden dedicar todo el tiempo de la reunión a discutir qué se puede hacer, planteando una solución tras otra sin investigar las causas o las distintas perspectivas de la situación. Los administradores u organizadores pueden emplear el tiempo en analizar los puntos y las comas pero sin proponer ninguna solución nueva y los cuidadores pueden preocuparse los unos por los otros pero evitan abordar los temas que puedan resultar problemáticos o conflictivos. Por tanto, lo más adecuado es buscar que exista un equilibrio en toda reunión.

Los participantes, antes de  la reunión, deben,  si son responsables de uno de los puntos del orden del día, preparar un documento para entregar al resto de participantes con la información que éstos deben tener. El problema es que se sientan desbordados por un exceso de documentación de los distintos temas a tratar en la reunión. Barker recomienda que en su elaboración se evite:

a).- El exceso de información. Recoger todos los antecedentes de forma exhaustiva aunque no sean relevantes.

b).- Incluir todas nuestras reflexiones sobre el tema, vengan o no a cuento, de forma desordenada.

El informe debe recoger exclusivamente la información necesaria para apoyar mis ideas. No todo lo que se sobre el tema. Algunas sugerencias que plantea el autor son:

1.- Comenzar estableciendo el propósito del informe. ¿Qué es lo que intentamos conseguir con el mismo?¿Estamos haciendo recomendaciones u ofreciendo opciones?

2.- Pensar en la audiencia. ¿Cómo pensamos que va a responder a nuestro informe?, ¿Qué información necesitan?, ¿Qué información adicional necesitan tener?, ¿Qué es lo que valoran o consideran importante?, ¿Qué les puede convencer?,…..

3.- Expresar nuestra idea principal de forma simple, en una frase que no supere las 15 palabras, si es posible. Colocarla de forma destacada al principio del informe y asegurarnos de que nuestro mensaje exprese de forma clara nuestro propósito.

4.- Incluir puntos claves para apoyar nuestro mensaje. No deben ser más de 6 y pueden servir para diferenciar distintos apartados del informe.

5.- Incluir sólo la información relevante. No dar más información que la que es necesaria para apoyar nuestras ideas, evitar entrar en muchos detalles. El estilo debe ser asertivo y proactivo.