REFLEXIONES ANTES DE CONTESTAR UN CORREO ELECTRÓNICO

Anthony Tjan,  CEO y fundador de Cue Ball  co-autor de “ Heart, Smarts, Guts, and Luck” , en HBR Blog Network del pasado 21 de octubre recomendaba que antes de contestar a un correo electrónico deberíamos hacer una pausa para pensar cuál puede ser la respuesta adecuada. 

Con frecuencia cuando recibimos un mensaje sentimos el impulso de responder inmediatamente y lo hacemos sin reflexionar previamente. El resultado puede ser una respuesta equivocada o incompleta que puede iniciar una espiral de incomprensiones. Parece que tenemos la obligación de contestar de forma rápida e instantánea porque si no lo hacemos estamos violando las normas que nos impone la sociedad actual. Pero existen muchas circunstancias en las que debemos hacer una pausa que nos va a dar tiempo para pensar.

El autor propone las siguientes alternativas para ganar tiempo antes de ofrecer una respuesta:

a).- La “respuesta no respuesta”. “He recibido tu mensaje”. Parece que puede actuar como un reconocimiento pero en realidad no lo es y puede complicar la situación en el caso de negociaciones o problemas serios.

b).- El “desencadenante de expectativas”. “Lo he recibido, pero tengo mucho trabajo ahora, te responderé mañana”. Puede ser una buena opción ya que facilita un reconocimiento inmediato de que se ha recibido el mensaje y marca un tiempo para responder.

c).- La pausa. No responder durante 24 horas, por ejemplo. La ausencia de respuesta es una respuesta en sí y puede jugar en nuestro favor en determinadas situaciones.

Conseguido el tiempo llega el momento de buscar la respuesta correcta y para ello Tjan sugiere que utilicemos la  lista de chequeo de las cuatro C de la comunicación eficaz y analicemos el:

1.- Contexto. Es clave enmarcarlo correctamente: ¿Quiénes son las partes relevantes en la conversación o discusión? ¿Existen relaciones o interdependencias que no conozco?, ¿Soy plenamente consciente de lo  que está en juego? En ocasiones podemos contestar a una pregunta específica de forma técnicamente correcta, pero prácticamente errónea por no haber apreciado el contexto general.

2.- Contenido. El mensaje tiene que ser transmitido de forma clara con el tono y estilo adecuados para la ocasión. Debe ser consistente con discusiones pasadas y entendido por todos.

3.- Contacto. ¿Soy la persona adecuada para responder? Con frecuencia ocurre que nos preguntan algo y no somos la persona que debe contestar, ya que alguien puede tener mayores conocimientos o es la persona indicada para hacerlo.

4.- Canal. El hecho de que alguien contacte con nosotros por el correo electrónico no quiere decir que tengamos que responder por el mismo. En ocasiones es mucho más eficaz llamar por teléfono o reunirnos para solucionar una determinada situación.