PREGUNTAS A FORMULAR EN UNA REUNIÓN 1:1

 

Steven G. Rogelberg en “Glad we met. The art and science of  1:1 meetings”, que estamos comentando, plantea que un aspecto fundamental cuando vamos a mantener una reunión1:1 es considerar, al prepararla el tipo de preguntas que vamos a formular. Lo ideal es mezclar éstas teniendo en cuenta las siguientes categorías de preguntas según sean para:

I.- CONSTRUIR RELACIONES

Construir una relación personal y profesional requiere que las partes implicadas lleguen a conocerse unas a otras, que descubran lo que tienen en común y que exploren sus diferencias. Se debe comenzar por conocer a la otra parte como persona, quién es fuera del trabajo. Este debe ser un proceso gradual porque la confianza y el estar cómodos unos con otros necesita tiempo. Una vez que conozcamos a la otra parte como persona es el momento de aprender cuáles son las preferencias relacionadas con el trabajo de ese compañero que trabaja con nosotros.

1.- Preguntas en la primera parte: conocer mejor al otro a nivel personal

a).- ¿Qué es lo que te motiva e ilusiona ahora fuera del trabajo?

b).- ¿Cuáles son algunas de las cosas favoritas que haces para relajarte?

c).- ¿Qué estás leyendo, viendo o escuchando en tu tiempo libre?

d).- ¿Cuál es tu forma favorita de pasar tus días libres?

e).- ¿Cuál es el próximo sitio al que te gustaría viajar?

f).- ¿Cómo te van las cosas fuera del trabajo?

g).- ¿Hay algo que quieras saber sobre mí?

2.- Preguntas en la segunda parte: conocer las preferencias relacionadas con el trabajo

a).- ¿Qué es lo que te gustaba del mejor jefe que has tenido hasta ahora?

b).- ¿Cómo te gusta y te desagrada ser dirigido?

c).- Cómo te gusta organizar y estructurar tu jornada laboral?

d).- ¿Qué es lo que hace que te sientas apreciado cuando has hecho un buen trabajo?

e).- ¿Qué te motiva en el trabajo?

f).- ¿Cuáles piensas que son tus mayores fortalezas?

g).- ¿Qué tipo de entorno laboral te ayudaría a mostrar la mejor versión de ti mismo?

h).- ¿Qué debo saber sobre ti que me sea de ayuda para poder serte más útil y apoyarte mejor?

II.- COMPROMISO

Fomentar y mantener el compromiso de los trabajadores es una función clave de cualquier líder. Para poder hacerlo es importante conocer lo que los miembros del equipo sienten sobre su trabajo, su rol, sus tareas cotidianas, qué es lo que les motiva para quedarse y qué es lo que haría que se marchasen.

1.- Preguntas sobre su día a día

a).- ¿Qué parte de tu trabajo no disfrutas y con qué actividades disfrutas más?

b).- ¿ Tu rol actual ha sido el que esperabas o te has llevado buenas o malas sorpresas?

c).- ¿Crees que tu rol tiene un significado?  En caso negativo: ¿Qué cambios podrían ayudar?

d).- ¿Existen partes de tu trabajo que desearías poder eliminar para poder centrarte en responsabilidades más importantes o gratificantes?

e).- ¿Te sientes bien con el equilibrio entre tu vida personal y profesional y si no es así puedo hacer algo para ayudarte?

2.- Preguntas para ayudar a la retención

a).- ¿Qué haría que tu trabajo y la organización te resultasen más atractivos y de esta forma que quieras seguir trabajando aquí?

b).- ¿Qué aspectos en tu trabajo o en la organización son los que hacen que te sientas más tentado a abandonarla?

c).- ¿Piensas que en esta organización puedes crecer, desarrollarte y prosperar?

d).- ¿Qué aspectos de otro trabajo u organización pueden tentarte para que vayas a trabajar allí?

e).- ¿Cómo tendría que ser el plan que piensas te haría ser feliz y prosperar en esta organización?

Al hacer estas preguntas sobre retención y mejora del entorno laboral el jefe tiene que tener en cuenta que habrá cosas que no pueda prometer porque se escapan de sus competencias por lo que debe ser muy claro y sincero en sus compromisos.

III.- REVISAR

Esta categoría de preguntas se ocupa de entender las actividades clave, del seguimiento y de comprobar que existe un alineamiento en las prioridades entre el jefe y el miembro de su equipo. Es recomendable hacer preguntas del tipo de:

a).- ¿Qué tienes en mente prioritariamente?

b).- ¿Alguna actualización sobre tus actividades desde la última reunión 1:1?

c).- ¿En qué estás trabajando ahora que quizás yo no conozca todavía?

d).- Revisemos tu mayor proyecto laboral, ¿Cuéntame qué tal te va y si te puedo ayudar en algo?

e).- ¿Qué te ha ido mal o no tan bien en las pasadas semanas?

f).- ¿Cuáles son tus próximas prioridades? ¿Te puedo ayudar en algo?

g).- Una cosa de la que hablamos en la última evaluación de desempeño /sesión de coaching era ………., ¿Cómo te va ?

Al hacer estas preguntas tener cuidado de no caer en la microgestión.

IV.- PRODUCTIVIDAD/RETOS

Uno de los propósitos de una reunión 1:1 es ofrecer ayuda y apoyo para que el profesional a nuestro cargo prospere. Para hacerlo debemos comprender los retos a los que se enfrenta que pueden surgir de encargos de trabajo específicos, de su equipo o de otros compañeros.

1.- Preguntas relacionadas con obstáculos y preocupaciones

a).- ¿Qué es lo que te está enlenteciendo o bloqueando y cómo puedo ayudarte?

b).- ¿Tienes claro cuáles son tus roles y responsabilidades?, ¿Necesitas alguna aclaración?

c).- La última vez que hablamos me comentaste que ………..estaba siendo un desafío para ti. ¿Cómo está yendo?

d).- ¿Qué cosas piensas que son una pérdida de tiempo el hacerlas en tu trabajo?

e).- ¿Qué puedo hacer para ponerte en el camino del éxito?

2.- Preguntas relacionadas sobre percepciones del equipo

a).- ¿Cuál es la cultura de tu equipo?, ¿Qué oportunidades ves de mejora?

b).- ¿Existe una buena comunicación entre los miembros del equipo?

c).- ¿Sientes que eres un miembro valorado de tu equipo?

d).- ¿Piensas que tenemos un entorno de trabajo inclusivo?

e).- ¿Crees que el equipo necesita algún tipo de apoyo o ayuda por mi parte?

3.- Preguntas relacionadas con los miembros del equipo si la otra parte es  responsable del equipo

a).- ¿Qué tal te va con los miembros de tu equipo?

b).-¿ Está surgiendo alguna “estrella”?, ¿Algún problema con los miembros de tu equipo que desees comentar?

c).- ¿Existe el riesgo de que alguno de los profesionales de mayor desempeño abandone el equipo?

d).- ¿Puedo hacer algo para ayudarte a  gestionar a tu equipo?

e).- ¿Crees que hay algo que deba saber que sea de mi interés sobre tu equipo?

f).- ¿Piensas que me vendría bien entrevistarme con alguien de tu equipo?

V.- DAR/RECIBIR FEEDBACK

Las reuniones 1:1 constituyen una oportunidad ideal para comunicar y compartir feedback de forma directa y profunda.

1.- Preguntas relacionadas con el feedback ofrecido

a).- ¿Te doy suficiente feedback,? ¿es útil?, ¿ en caso negativo cómo puedo mejorarlo para que te ayude?

b).- ¿Sobre qué te puedo ofrecer más feedback/coaching, porque pienses que lo necesitas más?

c).- ¿Qué feedback te puedo ofrecer hoy que te pueda resultar de interés (proyectos, habilidades, tareas, …).

d).- ¿Sientes que reconozco el trabajo positivo que realizas?

2.- Preguntas relacionadas sobre temas de la organización

a).- ¿Tienes alguna pregunta sobre algo relativo a la organización?

b).- ¿Qué piensas o cuáles son tus reacciones ante …….(algo que esté pasando en la organización)?

c).- Me gustaría comunicarte …….(algo que vaya a ocurrir en la organización). ¿Qué piensas sobre eso?

3.- Preguntas para recibir feedback sobre nuestro desempeño como jefes

a).- Quiero ser el mejor jefe que pueda ser. ¿Cómo piensas que puedo mejorar?

b).- ¿Desearías ser más o menos dirigido por mí?

c).- ¿Qué estoy haciendo bien como jefe y qué estoy no haciendo tan bien en  tu opinión?

d).- ¿Existe algo que pienses que debo saber sobre ……(un tema, el equipo, la organización, etc)?

e).- ¿Crees que debo hacer algo de forma diferente para ayudarte a tí o a otros miembros del equipo?

f).- Si me estuvieses ayudando para ser un mejor líder ,¿ qué consejos me darías?

4.- Preguntas para recibir feedback sobre las reuniones

a).- ¿Crees que hay demasiadas reuniones? ¿Piensas que alguna se debería cancelar, cambiar o plantear de forma diferente?

b).- ¿Qué piensas sobre nuestras reuniones de equipo?, ¿Cómo podemos hacerlas más productivas?

c).- ¿Están las reuniones 1:1 siendo útiles para ti?, ¿Qué piensas que debemos añadir, abandonar y mantener?

d).- ¿Qué es lo que piensas que fue bien y no tan bien en la reunión X de la pasada semana?

5.- Preguntas para recibir feedback sobre el equipo/organización

a).- En tu opinión ¿Cuál es la mayor oportunidad para el equipo/organización?

b).- ¿Cuáles son nuestros principales puntos ciegos, riesgos o problemas como   equipo/organización?

c).- ¿Si fueses el director general que cambiarías hoy?

d).- ¿Cuáles son tus partes más y menos favoritas de la cultura de nuestra organización?

Existen otro tipo de preguntas dirigidas a explorar caminos futuros para el profesional y formas de llegar a ellos en las que se puede preguntar a éste sobre sus aspiraciones futuras, sobre dónde le gustaría estar en cinco o diez años y sobre la forma en la que le podemos ayudar a llegar allí.