EL EFECTO "BOLA DE NIEVE". TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN PARA TRIUNFAR

Andy Bounds, consultor, experto en comunicación , en su nuevo libro "The snowball effect" (el efecto bola de nieve") presenta una serie de técnicas para conseguir ser unos excelentes comunicadores. El término "bola de nieve" se refiere a la idea de que si queremos hacer cambios que sean permanentes la metodología es similar a la construcción de una bola de nieve: debemos comenzar por construir un núcleo sólido, para poder , después, ir añadiendo capas sucesivas. 

Bounds plantea que normalmente tenemos problemas al comunicarnos por:

a).- Nos comunicamos en el orden en el que pensamos. Esto significa que los puntos principales, los que necesitan una mayor reflexión, los dejamos para el final cuando la concentración de nuestra audiencia ha disminuido y puede haberse desconectado de nuestras palabras.

b).- Nos preparamos para comunicar pensando en lo que queremos decir y no en lo que queremos que los demás hagan después de habernos escuchado. Pero el propósito de la comunicación es tener algún efecto, conseguir algo, por lo que primero tenemos que tener claro el objetivo y después pensar lo que tenemos que decir para lograrlo.

c).- Esperamos que los demás sigan nuestros procesos de pensamiento y que de un punto determinado lleguen a la conclusión que deseamos, pero con frecuencia nuestra audiencia sigue otros caminos y piensa de forma alternativa. 

El autor divide la obra en distintas secciones que, dado su interés,  vamos a ir conociendo brevemente.

I.- LOS PILARES DE LA BUENA COMUNICACIÓN:

1.- PREPARAR UNA COMUNICACIÓN QUE FUNCIONE. Esto significa que para que sea eficaz debemos conseguir que por medio de la comunicación los demás hagan cosas. 

El primer paso para lograrlo es la preparación en la que tenemos que tener en cuenta que  la comunicación está compuesta por tres elementos: el principio o introducción, el contenido y el final. Normalmente este es el enfoque que escogemos cuando vamos a prepararla, pero con frecuencia no es el más adecuado. Bounds propone las siguientes etapas:

a).- Comenzar por el final creando un objetivo claro que debe ser muy específico,  responder a "qué, cuándo y cómo", ser planteado de manera respetuosa y dentro de un contexto en el que expliquemos qué pretendemos hacer.   Por ejemplo: "te agradecería  que me envíes los datos del mes al final de esta semana por correo electrónico, para poder plantear la estrategia que vamos a seguir en el futuro".

b).- Buscar una introducción o título que capte la atención del auditorio o destinatarios, para que quieran asistir, si es una reunión o leer nuestros comunicados si elegimos esa vía. Para crear títulos/introducciones intrigantes  el autor sugiere que introduzcamos los beneficios que la audiencia  va  a obtener tras  escucharnos o leernos si el mensaje es escrito o en el título de la presentación o añadiendo un subtítulo. Posteriormente se puede reforzar el efecto con una frase introductoria del tipo: “Esta comunicación nos va a ayudar a ……”. Es conveniente recordar que debe atraer y motivar a las personas a las que va dirigida. 

c).- Redactar/preparar el contenido: mínima extensión, máximo interés. En las dos primeras etapas hemos mostrado qué queremos que hagan los receptores de nuestro mensaje y qué beneficios van a obtener al hacerlo. En esta fase debemos preparar el contenido teniendo en cuenta dos principios:

c1).- Mínima extensión: debemos preguntarnos constantemente si lo que vamos a incluir sirve realmente para lo que hemos establecido que queremos obtener en una fase previa.

C2).- Máximo interés, procurando que sea interesante a través de la utilización del humor, de buenas historias, interactividad,…

2.- COMPROBAR QUE LA COMUNICACIÓN HA FUNCIONADO.  Bounds propone los siguientes 4 criterios para verificar si hemos tenido  éxito:

a).- Hemos alcanzado nuestro objetivo y nuestros interlocutores han hecho lo que deseábamos. Para ello debemos recordar la necesidad de ser muy claros en lo que pretendemos y eliminar contenido de relleno que no aporte nada pero enmaraña el mensaje. Podemos hacernos la siguiente pregunta para suprimir lo innecesario: “¿Qué contenidos puedo quitar sin dañar las posibilidades de que funcione?”

b).- Hemos disfrutado en el proceso. Cuando nos divertimos haciendo algo es más fácil que transmitamos el mensaje con pasión, positividad y persuasión. Debemos, por tanto, procurar incluir elementos con los que disfrutemos. La siguiente pregunta resulta de utilidad:”¿Cómo puedo hacer que este proceso me resulte más atractivo?”

c).- A los destinatarios del mensaje les ha gustado recibirlo y, por lo tanto, es más fácil que estén de acuerdo con él. Lo conseguiremos procurando incluir elementos con los que puedan disfrutar. La pregunta que tenemos que hacernos en este caso es: “¿Cómo puedo hacer que mi mensaje les resulte más atractivo y les enganche?”

d).- El mensaje ha sido lo más breve posible, ya que hemos eliminado todo lo superfluo. 

II.- COMUNICACIÓN EFICAZ:

En esta segunda sección de su libro Bounds propone distintas estrategias para conseguir gestionar de forma eficaz el tiempo que dedicamos a comunicarnos, eliminando todos los aspectos superfluos, analizando distintas situaciones, entre las que destacan:

1.- IMPRESIONAR A LA AUDIENCIA CUANDO NO DISPONEMOS DE MUCHO TIEMPO. La técnica que presenta el autor consta de cuatro pasos:

a).- Comenzar de forma impactante mostrando los efectos negativos de no cambiar. De esta forma se capta la atención al ser imposible que la audiencia ignore el mensaje.

b).- Resaltar los impactos negativos futuros , con datos que los avalen.

c).- Presentar nuestra alternativa para mejorar la situación y evitar los impactos negativos planteados. 

d).- Pedir a nuestros interlocutores que actúen según nuestras recomendaciones. 

2.- ASEGURAR QUE LA AUDIENCIA RECUERDE MIS MENSAJES CLAVE. Cuando comunicamos, en ocasiones, tenemos un mensaje clave que queremos que los demás recuerden y actúen de acuerdo a él. Queremos que sobresalga sobre los demás para que tenga un impacto instantáneo y duradero en todos aquellos que lo escuchan. Existen numerosas técnicas que nos pueden ayudar:

a).- Centrarnos en el mensaje clave, eliminando cualquier referencia a otro tema.

b).- Comenzar nuestra intervención con el mensaje clave y mencionarlo siempre que podamos a lo largo de la misma. La concentración de las personas se pierde durante la comunicación  por lo que no es conveniente dejarlo para el final cuando la audiencia ha podido ya desconectar.

c).- Introducir el mensaje con palabras que les hagan ser conscientes de  la importancia que éste tiene para nosotros: "Sólo hay un tema en el que quiero  que nos centremos en el presente año, que es....."

d).- Reforzar nuestro mensaje clave recalcando los problemas que pueden surgir si no lo consideramos.

e).- Plantear de forma clara los cambios de actuación que se derivan de nuestro mensaje clave. 

Resulta útil empezar comentando lo que se hacen en la actualidad para describir posteriormente  cómo se debe actuar.: "Aunque ahora hacemos las cosas de esta manera, vamos a empezar a hacerles de la siguiente forma,....."

f).- Repetir el mensaje a lo largo de la comunicación, reforzándolo con historias, analogías, datos, ..., utilizando distintos enfoques.

g).-Reforzar el mensaje con comunicaciones posteriores o pidiendo a los colaboradores que lo mencionen siempre que sea posible. 

3.- CREAR PRESENTACIONES DE IMPACTO CON RAPIDEZ. Para preparar una presentación eficaz tenemos que tener en cuenta que hay que:

a).-Seleccionar un  título interesante que capte la atención. El propósito de la primera frase que pronunciamos es lograr que quieran continuar escuchándonos.

b).- Mantener la atención de la audiencia por medio de preguntas provocadoras, el humor, una nueva opinión, un hecho interesante,...

c).- Ofrecer un contenido interesante y que tenga la extensión adecuada, nunca excesiva. Los pasos a seguir para hacerlo con rapidez son:

•  Escribir el esqueleto que incluye los puntos principales y que pueden ser los epígrafes de los distintos capítulos.

• Redactar el contenido recordando que debe tener el máximo interés con la mínima extensión.

d).- Recordar a la audiencia los puntos clave al final de la presentación. 

e).- Finalizar con una llamada a la acción, en la que se exponga la necesidad de la misma y la dirección en que hay que caminar. Se pueden plantear dos opciones:

• Las actuaciones a seguir por la audiencia y las que vamos a adoptar nosotros.

• Diversas alternativas para que la audiencia pueda elegir el siguiente paso.

Bounds recomienda que la última fase se prepare en primer lugar y que luego en función de sus objetivos se redacten las demás.

4.- PREPARAR REUNIONES EFICACES. Si queremos que  el proceso de comunicación en el desarrollo de una reunión sea eficaz y no suponga una pérdida de tiempo un aspecto fundamental es la preparación de la agenda de la misma. Bounds propone que al redactar el orden del día tengamos en cuenta el método PALM:

PROPÓSITO	Los resultados que esperamos obtener de la reunión
AGENDA	Las decisiones que se tienen que tomar en la reunión para asegurarnos de que alcanzamos nuestro propósito
LÍMITE	El tiempo máximo que vamos a conceder a la agenda
MÍNIMO NÚMERO DE ASISTENTES	El número de personas necesario para optimizar el resultado.

En el caso de que sean reuniones de seguimiento o de actualización se puede incluir en el orden del día la presentación, por cada uno de los asistentes de la siguiente información:

a).- El progreso de las actividades que en la última reunión se decidió que eran  de su responsabilidad y se iban a desarrollar en el plazo entre ambos encuentros.

b).- Un hecho favorable que haya acontecido en el desarrollo de dichas actividades.

c).- Un obstáculo que haya surgido y para el que necesitan ayuda para superarlo.

d).- Las actuaciones clave a abordar antes de la siguiente reunión.

De esta forma se consigue una visión más ajustada de la realidad al presentar no sólo los aspectos positivos, sino los negativos, facilitando la aportación de soluciones y consiguiendo el compromiso de los participantes.