POR QUÉ LOS GRUPOS TIENEN DIFICULTADES PARA TOMAR DECISIONES

Al Pittampalli en hbr.org del pasado 7 de noviembre plantea que muchas reuniones improductivas son el resultado de una presunción errónea por la que asumimos que la resolución de problemas intuitiva, un enfoque muy eficaz en el caso de que se realice a nivel individual, será también muy eficiente en el contexto grupal de una reunión.

Cuando las personas resolvemos problemas intuitivamente el resultado es mágico. Lo hacemos en 5 etapas:

1.- Definir el problema.

2.- Generar soluciones.

3.- Evaluar soluciones.

4.- Seleccionar una solución.

5.- Hacer un plan.

Podemos asumir que nos movemos a través de estas fases de forma secuencial para resolver problemas pero diversos estudios realizados por psicólogos han demostrado que ocurre lo contrario y en lugar de avanzar en orden tendemos a hacerlo de forma poco sistemática. Por ejemplo si vamos a encargar comida on-line comenzamos generando rápidamente una solución: comida mejicana (etapa 2), pero al tiempo que lo pensamos evaluamos (etapa 3) y recordamos que el día anterior ya pedimos comida mejicana, por lo que buscamos una nueva solución: comida india (etapa 2). Pero al evaluarla (etapa 3) empezamos a dudar por si puede ser muy picante y damos un paso hacia atrás y volvemos a definir el problema (etapa 1) y nos preguntamos qué tipo de comida nos puede dejar satisfechos. Esta pregunta  nos lleva a una respuesta mejor: sushi (etapa 2). Valoramos rápidamente si es lo que verdaderamente deseamos (etapa 3) y seguimos adelante y hacemos nuestro pedido (etapas 4 y 5).

Este proceso se conoce como solución de problemas intuitiva y surge de forma natural por lo que cuando resolvemos problemas de esta forma no somos conscientes de que lo estamos haciendo. Lo único que tenemos que hacer es poner nuestra atención en el problema y nuestra mente responde.

Como resultado la resolución de problemas intuitiva es muy eficiente y puede parecer hasta mágica por lo que asumimos que funcionará igual de bien en el caso de los grupos. Para que esto ocurra y un grupo pueda colaborar eficazmente todos los miembros deben encontrarse en la misma etapa del proceso. Pero como las intuiciones son individuales los asistentes a reuniones de grupo no pueden discernir fácilmente en qué fase se encuentra cada uno y consecuentemente pueden comenzar la reunión encontrándose en etapas diferentes, lo que en el desarrollo de la misma puede conducir al caos.

Por tanto, en estos casos hay que adoptar un enfoque más metódico. En una reunión de estas últimas características para cada tema que deba ser tratado los miembros deberán seleccionar una etapa del proceso y completarla antes de pasar a otra.

Si no sabemos qué etapa seleccionar podemos tener en cuenta:

a).- ¿Entendemos realmente cuál es el problema que estamos intentando solucionar? Si no lo hacemos antes de comenzar a generar soluciones podemos dedicar parte del tiempo de la reunión a definir el problema (fase 1) finalizando con una declaración sucinta, por escrito, de cuál es el problema.

b).- ¿Contamos con un amplio abanico de soluciones potenciales? En caso negativo debemos concentrarnos en generar la mayor cantidad de opciones de calidad posibles (fase 2) y aunque terminemos nuestra discusión con un listado solo ligeramente superior al del inicio  habremos conseguido  un progreso considerable.

c).- ¿Conocemos las fortalezas y debilidades de las soluciones potenciales? Si ya contamos con distintas opciones es el momento de que el grupo las evalúe ( fase 3) y elabore un listado de las ventajas e inconvenientes de las diversas alternativas.

d).- ¿Ha dedicado el grupo tiempo a debatir las distintas soluciones posibles? Si la respuesta es afirmativa se puede emplear el tiempo a la difícil tarea de escoger ( fase 4), asegurándonos de que se recoge por escrito la decisión final.

e).- ¿Hemos escogido ya? En este caso nos debemos dedicar a la implementación del plan para procurar terminar la reunión con un listado de acciones, responsables y cronograma de las mismas.