HERRAMIENTAS PARA CONSEGUIR EQUIPOS SEGUROS Y ALINEADOS

 

Stefano Mastrogiacomo y Alex Osterwalder en “High impact tools for teams” muestran cómo los equipos pueden prosperar realizando una serie de prácticas que funcionan. Los equipos obtienen un bajo rendimiento cuando sus miembros no trabajan unos con otros, lo que ocurre cuando el clima del equipo no es seguro y las actividades del equipo están mal alineadas. Por tanto, los autores, fruto de su experiencia de 20 años trabajando con equipos han aprendido que el triunfo o el fracaso de un equipo depende, fundamentalmente, en lo bien que sepa manejar sus interacciones cotidianas en dos niveles:

1.- Las actividades de equipo. Contar con una misión clara, en la que los objetivos estén bien alineados.

2.- El clima del equipo. Alimentar cuidadosamente unas relaciones entre los miembros del equipo basadas en la confianza a través de la creación de entornos de trabajo con seguridad psicológica.

Solo los equipos pueden afrontar la complejidad de los desafíos que trae consigo un mundo interconectado. Estamos viviendo un periodo de cambios espectaculares, en el que las organizaciones se ven obligadas a innovar y a presentar sus productos y servicios a un ritmo sin precedentes y los equipos son los pilares clave para ello, lo que nos obliga a replantearnos la forma de trabajar juntos.

Peter Drucker anunciaba hace ya mucho tiempo que : “La pregunta crítica no es ¿Cómo puedo lograrlo? sino ¿Cómo puedo contribuir?”

Entre las señales de que existe:

A).- Un clima pobre en el equipo, tenemos:

a).- Falta de confianza entre los compañeros y los equipos.

b).- Competencia interna.

c).- Falta de compromiso.

d).- Ausencia de reconocimiento.

e).- Miedo a hablar.

f).- Exceso de colaboración.

g).- Pérdida de la alegría de trabajar juntos.

B). – Un mal alineamiento de las actividades del equipo tenemos:

a).- No está claro quién hace qué.

b).- Un tiempo muy valioso se pierde en reuniones interminables.

c).- El trabajo se realiza con lentitud.

d).- Las prioridades cambian constantemente y nadie sabe por qué.

e).- Se superponen proyectos y otros se duplican.

f).- Los miembros del equipo trabajan en silos.

g).- Gran cantidad del trabajo realizado tiene malos resultados y pobre impacto.

I.- ALINEAMIENTO

En los equipos el alineamiento consiste en comunicar para crear un terreno común y un entendimiento común o compartido. Éste permite a los miembros del equipo el anticipar los actos de los demás y actuar de forma adecuada. Cualquier logro de un equipo es consecuencia de la alineación del mismo. Es, por tanto, el proceso de conseguir que las contribuciones individuales converjan para alcanzar una meta compartida para el beneficio común.

Trabajar en equipo requiere más esfuerzo que trabajar solo. Los miembros de un equipo deben constantemente sincronizar unos con otros además de realizar la parte que les corresponde del trabajo. El resultado positivo es que se alcanzan mayores metas que no se habrían podido lograr en solitario.

Un equipo que está mal alineado solo puede obtener malos resultados. La comunicación deficiente evita la creación de un terrenos común, con lo que los miembros no intercambian información relevante, no se entienden entre sí y malinterpretan las acciones de cada uno. Lleva a la realización de tareas con series problemas de percepción y las contribuciones individuales no están integradas, con lo que la falta de colaboración se vuelve ineficiente y costosa y los resultados esperados no se consiguen.

II.- CLIMA

Si el clima del equipo es psicológicamente inseguro sus miembros sienten que se tienen que proteger unos de otros y para evitar ser avergonzados y otras posibles amenazas eligen permanecer callados. El equipo no se implica en comportamientos de aprendizaje y el resultado es un pobre desempeño del equipo, ya que :

a).- Los conocimientos comunes del equipo no se actualizan y el equipo depende de una información desactualizada.

b).- Comportamientos habituales o automáticos siguen repitiéndose a pesar de los cambios en el contexto.

c). Las creencias no son revisadas y los planes no son corregidos. El trabajo realizado no está de acuerdo con la situación actual y los resultados ofrecidos son inadecuados.

Por el contrario en entornos seguros psicológicamente los miembros del equipo no temen hablar y se comprometen en diálogos productivos que promueven los comportamientos de aprendizaje proactivos requeridos para comprender el entorno  y a los clientes y facilitan el resolver los problemas juntos de manera eficiente.

Este aprendizaje pueden basarse  en:

1.- Feedback

2.- Compartir información

3.- Pedir ayuda.

4.- Comentar los errores.

5.- Experimentar.

En estos entornos el terreno común de los equipos o conocimiento compartido se actualiza regularmente con información nueva y fresca. Ésta ayuda al equipo a aprender y adaptarse y efectuar cambios en sus creencias y planes. La comunicación abierta ayuda al equipo a coordinarse con eficacia y la constante integración de nuevos aprendizajes y la adaptación a los cambios en el contexto se traduce en un trabajo relevante.

En el mundo actual los retos son abrumadores para talentos aislados trabajando en pseudoequipos. La resolución de problemas complejos requiere el trabajo en equipo y esto requiere, como hemos visto, el alineamiento del equipo y un clima seguro. El impacto de:

a).- Actividades mal alineadas y un clima inseguro en el equipo se traduce en bajo esfuerzo para alcanzar la meta y la misión y baja capacidad de  logro de los miembros del equipo.

b).- Actividades mal alineadas y un clima seguro en el equipo fomenta  el  bajo esfuerzo para alcanzar la meta y la misión y alta capacidad  de  logro de los miembros del equipo.

c).- Actividades bien alineadas y un clima inseguro en el equipo se traduce en alto esfuerzo para alcanzar la meta y la misión y alguna capacidad de  logro de los miembros del equipo.

d).- Actividades bien alineadas y un clima seguro en el equipo se traduce en gran esfuerzo para alcanzar la meta y la misión y alta capacidad de  logro de los miembros del equipo.

Los autores han diseñado un Mapa del Alineamiento del Equipo como herramienta para incrementar el alineamiento y la confianza en los equipos y se puede utilizar para planificar alineando la misión y los objetivos a ser alcanzados por cada miembro del equipo de forma visual y para evitar que los puntos ciegos en la colaboración comprometan los proyectos y reforzar el aprendizaje dentro del equipo.

Para ayudar a construir un clima más seguro dentro del equipo los autores proponen utilizar:

1.- “El Contrato del Equipo:” para definir las reglas a emplear y abordar los comportamientos, valores, procedimientos de toma de decisiones y de comunicación, creando un entorno justo y transparente que promueva el aprendizaje y la armonía dentro del equipo.

2.- “El Localizador de Datos”: permite plantear preguntas que transformen creencias, juicios, limitaciones y generalizaciones  improductivas en hechos y experiencias observables al tiempo que facilita la generación de una mayor confianza al demostrar un genuino interés a lo que dicen el resto de miembros del equipo.

3.- “La tarjeta del respeto”: facilita pautas para mostrar tacto y consideración a través de:

a).- La valoración de los demás.

b).- La demostración de respeto.

De esta forma aunque las conversaciones puedan ser consideradas menos eficientes desde  la perspectiva de las tareas contribuye a la creación de un clima más seguro en el equipo.

4.- “La guía de los requerimientos no violentos”: sirve para gestionar los conflictos de forma constructiva, por ejemplo al expresar sentimientos negativos legítimos utilizando las palabras adecuadas y al facilitar que podemos ayudar a los demás lo que está bien y lo que debe cambiar de forma no agresiva para mantener un clima en el equipo seguro.