LA SORPRENDENTE CIENCIA DE LAS REUNIONES: CLAVES

 

Steven G. Rogelberg en “The surprising science of meetings. How can you lead your team to peak performance”, que estamos comentando, plantea una serie de recomendaciones para que las reuniones sean más eficaces. Entre ellas tenemos:

I.- INTRODUCIR VARIEDAD EN LAS REUNIONES

Los humanos somos criaturas de hábitos. Esta tendencia a favorecer rutinas también se aplica a las reuniones que dirigimos: con facilidad puede quedarse obsoletas si son siempre similares en su proceso, en su composición y en su configuración.

Los hábitos o rutinas no son necesariamente malos. La clave se encuentra en que dada nuestra proclividad como individuos o grupos a ser rutinarios no debemos olvidar la importancia de “mezclar las cosas” y de probar cosas nuevas.

Existen diversas formas de introducir variedad en las reuniones. Por ejemplo, una técnica consiste en cambiar la disposición en que se sientan los participantes. Aunque puede parecer que no tiene importancia quien se sienta al lado de quien, la realidad es que puede tener efecto sobre su experiencia de la reunión y la calidad total de la misma. Como criaturas de hábito las personas tendemos a sentarnos en los mismos lugares durante las reuniones. Podemos cambiar esta tendencia pidiendo a los participantes que se sienten en un lugar diferente, poniendo tarjetas con los nombres en cada asiento o modificando el lugar de reunión. Existen investigaciones que muestran que la emergencia hacia posiciones de liderazgo está condicionada por el lugar en que nos sentamos. Por ejemplo está culturalmente aceptado que la cabecera de la mesa es una posición de liderazgo. También, dónde nos sentamos influye en el flujo de comunicación y con quién estamos más inclinados a estar en desacuerdo, ya que, por ejemplo, vamos a mostrar éste más hacia las personas que se sientan enfrente de nosotros que a las que se sientan a nuestro lado.

En ocasiones se recurre a dejar una silla vacía para recordar a los grupos de interés  que nos están presentes y que se tienen que tener en cuenta en todo lo que se diga y discuta.

Otra técnica que se puede utilizar es realizar las reuniones caminando. Diversas investigaciones han demostrado los beneficios de caminar, tanto para la salud como para incrementar la creatividad y ayudar a que nos centremos. Es importante tener en cuenta que para que sean eficaces no deben superar los cuatro participantes, hay que planificarlas e idealmente deben realizarse en exteriores en una ruta circular.

Otra posibilidad consiste en una reunión en la que los asistentes estén de pie. En este caso se pueden reunir más participantes, pero no deben durar más de 15 minutos.

Estas técnicas son herramientas y enfoques que no deben ser utilizadas en exceso para que no se conviertan en otro hábito. Equilibrar diferentes técnicas en tiempos distintos, dependiendo de las metas de la reunión,  es una buena práctica. Probar nuevas cosas transmite al equipo que nos preocupamos y que valoramos la toma de riesgos controlada y la experimentación.

II.- REDUCIR LA ENERGÍA NEGATIVA DESDE EL PRINCIPIO

Las emociones son contagiosas y las reuniones no son inmunes a este fenómeno. Investigadores han mostrado que los estados de ánimo positivos y negativos se pueden extender entre los participantes en una reunión y son los líderes los que se encuentran en una posición única para influir en el estado de ánimo de la reunión.

El estado de ánimo positivo promueve la flexibilidad cognitiva individual, la resiliencia, el bienestar y hasta la creatividad. Mathew Grawitch y sus colaboradores han encontrado en sus investigaciones que cuando los participantes en una reunión  tienen estados de ánimo positivos existía un mayor compromiso e interés y una mayor integración de la información por parte de los mismos. De estos hallazgos parece derivarse que un estado de ánimo colectivo positivo sirve como un lubricante intelectual y social que conduce a una discusión más sólida, integrativa y creativa. Lo mismo ocurre si existen buen humor y risas.

Para conseguir crear un ambiente positivo en la reunión los líderes establecer una separación entre  lo que los asistentes  a la reunión estaban haciendo antes de la misma y la propia reunión. Existen diversas técnicas para hacerlo entre las que se pueden destacar el saludar a los participantes al entrar y ofrecerles algo de beber o comer.

Otra técnica consiste en evitar la realización de otra tarea durante la reunión y para ello se pueden eliminar los móviles, las tabletas y los ordenadores durante su celebración.

Además de intentar la desconexión de las tareas previas es importante al comenzar la reunión hacerlo  de forma adecuada y para ello la introducción debe mostrar un propósito, debe reconocer los méritos de los asistentes y recordar a éstos los “valores” de la reunión.

Finalmente, puede resultar de utilidad el probar distintos enfoques, como, por ejemplo,  el incorporar el role playing para introducir la voz de los grupos de interés ausentes como los clientes y discusiones en pareja. De esta forma se promueve buena energía y atención activa durante la reunión.

Solo tenemos una oportunidad para crear una primera buena impresión. Esos primeros momentos en que entramos en contacto con una persona son importantes para una relación positiva posterior. Lo mismo ocurre con las reuniones, especialmente porque las personas traen muchas cargas consigo a las mismas. Si es una opinión negativa sobre las reuniones en general o por tener que dejar de lado una tarea individual acuciante para acudir a ellas la reunión puede ser vivida como una interrupción y un lastre. Los líderes deben ser conscientes de estas situaciones ya que pueden crear dinámicas negativas en las reuniones que interfieran con la creatividad, la productividad y la posibilidad de disfrutar en las mismas. Podemos mitigar activamente estas fuerzas si comenzamos y dirigimos la reunión de forma que se promueva la presencia y positividad, junto con el reconocimiento del tiempo que los asistentes están invirtiendo en la misma.

III.- GENERAR SINERGIAS

Es posible e incluso ideal mantener una reunión que consiga resultados sinérgicos. En una reunión con verdadera sinergia las interacciones entre los asistentes producen ideas y soluciones que individualmente no hubieran surgido. En estas reuniones el todo es más grande que sus partes.

Para obtener sinergias podemos probar métodos poco convencionales como la introducción del silencio en las reuniones. Las reuniones con periodos de silencios en las que los participantes están generando nuevas ideas o formándose su propia  opinión sobre lo que se está presentando pueden resultar beneficiosas porque pueden contrarrestar los bloqueos en el pensamiento, el pensamiento grupal y la tendencia hacia la holgazanería social.

Una técnica para conseguir un silencio eficaz durante las reuniones consiste en incluir “brainwriting” en las mismas. Implica escribir en silencio nuestras ideas sobre un tema antes de compartirlas en la reunión. Investigaciones muestran que de esta forma se producen más ideas y se incrementa la creatividad. Para introducir a los participantes en la reunión a esta técnica de les puede pedir que escriban sus pensamientos e ideas en respuestas a una palabra clave y luego ordenarlas, votar sobre ellas y mantener una discusión escrita sobre ellas.

Otra técnica que facilita el silencio en las reuniones es la lectura en silencio. El objetivo es que los asistentes conozcan una nueva idea o iniciativa al leer en silencio la propuesta en lugar de a través de una presentación oral. Luego se puede seguir con una discusión sobre la misma.

La lectura en silencio puede incrementar la comprensión y retención de la nueva idea  y puede ahorrar tiempo al eliminar la presentación, disminuyendo el tiempo de preparación de la reunión.

Aunque una reunión tradicional implica una discusión general y hacer turnos para hablar mientras se van tratando los puntos del orden del día, es importante recordar que el silencio puede ser oro. No tiene que ser incorporado en todas las reuniones pero puede ser una herramienta eficaz para tener en cuenta.

Lo que diferencia a los líderes de reuniones exitosas de los que fracasan es su disposición para seleccionar la herramienta adecuada en cada momento para garantizar el buen desarrollo de las mismas. Poseen una mente abierta que lea permite considerar todas las herramientas posibles en función de las metas de la reunión. Luego, después de probar una técnica, el líder puede reflexionar y aprender, adaptarse y crecer.

IV.- CONSIDERAR LAS VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LAS REUNIONES EN REMOTO

Cada vez más tecnologías están siendo introducidas en las reuniones pero es imperativo que recordemos que la naturaleza fundamental de las reuniones se mantiene sin cambios. Aunque empleemos sofisticadas tecnologías una reunión sigue estando compuesta de interacciones relacionadas con el trabajo, que tienen lugar, al menos, entre dos individuos y que tienen una estructura que va más allá de una simple charla.

Es importante recordar que las reuniones en remoto, especialmente las que no tienen imagen asociadas, favorecen la holgazanería social o lo que es lo mismo la reducción del esfuerzo e implicación individual al estar en un colectivo y problemas en la comunicación como malas interpretaciones.

Para evitar estos problemas el líder de la reunión en estas situaciones necesita ser un facilitador muy activo, animando a la participación de todos y evaluando permanentemente cómo transcurre la reunión. Si la reunión incluye a 5 o más participantes puede ser útil considerar estructuras alternativas como la creación de subgrupos.

Otra opción puede ser  utilizar intervalos. Consiste en trabajar en los periodos entre las reuniones, que son breves. Después de la reunión se pueden utilizar tecnologías sencillas como Google Docs para compartir información. Existen datos que apoyan la idea de que dividir una reunión en partes puede ser beneficiosos al contrarrestar la tendencia natural en las reuniones a buscar un consenso prematuro. Con frecuencia los asistentes aceptan la primera solución razonable y las ideas generadas, evitando realizar deliberaciones críticas demasiado pronto. Dividir la reunión en partes puede servir para reducir este sesgo. Empresas como Cadbury, Schweppes y Boeing han puesto esta práctica en acción, con frecuencia manteniendo una reunión para discutir alternativas y para para tomar la decisión.

Este tipo de reuniones en las que los participantes solo se escuchan y no se ven son las más complicadas de dirigir, especialmente si se quieren obtener resultados positivos.