LAS LEYES DE LA COMUNICACIÓN DIGITAL I

 

Erica Dhawan en “Digital body language. How to build trust & connection no matter the distance”, que estamos comentando, analiza las cuatro leyes del lenguaje corporal digital.

I.- VALORAR VISIBLEMENTE

En el entorno de trabajo digital valoramos visiblemente cuando somos conscientes de la otra persona y comunicamos con claridad que le escuchamos y entendemos utilizando las nuevas señales de nuestro lenguaje corporal digital. Implica mostrarnos más sensibles al tiempo y a las necesidades de los demás, la lectura cuidadosa y atenta de las comunicaciones digitales  y el respeto a las otras personas sin demostrar que tenemos prisa.

Más de la mitad de los trabajadores manifiestan que no reciben el respeto que necesitan o desean por parte de sus líderes. Una de las razones puede ser no porque éstos sean desagradecidos sino porque pueden estar expresando su respeto de formas que los profesionales no reconocen.  

El respeto tradicional se ha basado siempre en señales compartidas presencialmente. Cada interacción personal genera señales positivas que nuestras mentes entienden inconscientemente después de cientos de miles de años de evolución. Pero en la actualidad muchas de nuestras interacciones carecen de señales visibles de significado y entendimiento.

Con más del 60% del trabajo en equipo realizado de forma digital y a través de las palabras escritas no podemos apoyarnos en las presunciones para calibrar los sentimientos de respeto mutuo.

Valorar visiblemente significa que no asumimos que los demás están bien, sino que tenemos que ser proactivos para mostrar de forma explícita que entendemos sus deseos y que valoramos su participación.

El respeto permite a los líderes crear un entorno en el que los miembros de un equipo se sientan valorados para poder implicarse en conversaciones sanas y en ocasiones complicadas. El respeto facilita la innovación y la creatividad al permitir a los líderes aprovechar el poder del pensamiento diverso y de las múltiples perspectivas. Por otro lado la falta de respeto es el asesino silencioso de la colaboración, iniciativa y satisfacción en el trabajo.

Valorar visiblemente es muy fácil de predicar pero difícil de incrustar en el entorno laboral moderno ya que la naturaleza distante de muchos de  los múltiples canales de comunicación facilita los comportamientos irrespetuosos. Para evitarlos la autora recomienda:

a).- No tener prisa. Tenemos que procurar, por ejemplo, evitar mandar mensajes sin releerlos, tratar de acelerar y abreviar una llamada para acceder a otra o manifestar que estamos demasiado ocupados para reunirnos con nuestros equipos.

b).- Respetar el tiempo de los demás. Hay que evitar, por ejemplo, comprometernos a dos reuniones al mismo tiempo, priorizar nuestra agenda sobre la de los demás en el proceso de decidir la agenda común, prorrogar en exceso las llamadas, enviar correos urgentes que no lo son o permitir que reuniones inútiles se mantengan en la agenda.

c).- Mostrar gratitud. Hay que evitar, por ejemplo, recurrir exclusivamente a comunicaciones escritas sin incluir la posibilidad de comunicarse por vídeo o teléfono para que los equipos puedan escuchar las muestras de agradecimiento, mandar correos confusos o no incluir a todos los miembros del equipo al enviar un reconocimiento.

d).- No realizar multitareas en las reuniones cara a cara o virtuales. Por ejemplo no debemos mandar correos responder a e- mails durante una reunión, no debemos mirar al móvil cuando los demás están intentando establecer contacto visual con nosotros o no silenciar el móvil durante las reuniones.

Los principios que deben regir esta primera ley son:

1.- La lectura cuidadosa es la nueva escucha

Actualmente lo que ocurre con mayor frecuencia es que en  lugar de escuchar mientras otros comparten sus ideas leemos lo que tienen que decir en un correo o en otro medio digital. El problema según las investigaciones realizadas por Naomi Baron es que entendemos menos cuando leemos en una pantalla que en un medio impreso. Dedicamos menos tiempo a leer un escrito en una pantalla, nos sentimos más inclinados a la multitarea y tendemos a leer por encima en lugar de leer despacio y cuidadosamente.

Una de las razones por las que leemos tan mal online es que nos movemos a gran velocidad. En lugar de dedicar el tiempo necesario para leer cuidadosamente un mensaje lo miramos con gran rapidez para llegar pronto al final del mismo. Pero, según Baron, esta necesidad de rapidez es artificial, lo que termina influyendo en la exactitud, claridad y respeto. Pero aunque realmente estemos muy ocupados para responder con prontitud existen formas de demostrar que no les estamos olvidando y podemos mostrar respeto, por ejemplo, enviando una nota rápida de acuse de recibo y una estimación de cuándo vamos a poder responder.

Dhawan sugiere las siguientes recomendaciones para mostrar escucha activa en las conversaciones digitales:

a).- Priorizar los tiempos de respuesta rápidos aunque sea solo para decir que vamos a responder más tarde.

b).- Responder a todas las preguntas y comentarios del mensaje no solo a uno o dos.

c).- Preguntar si podemos llamr o proponer una reunión cara a cara para tratar temas complejos.

d).- No interrumpir e impedir que otros lo hagan.

e).- utilizar señales verbales como “Adelante” o “estoy escuchando” para fomentar que los demás compartan sus ideas en reuniones virtuales.

f).- No utilizar el botón de silencio como una licencia para realizar multitareas.

g).- Hacer preguntas para aclarar dudas.

h).- Permitir que los compañeros de equipo dediquen tiempo a compartir sus ideas en un chat virtual durante una reunión virtual.

2.- Redactar  con claridad es la nueva empatía

Redactar bien y sobre todo concienzudamente es una muestra esencial de respeto. Al escribir debemos fijarnos en pequeños detalles como comprobar nuestro tono y pensar como nuestro mensaje puede ser percibido especialmente en función de nuestro rango.

Con frecuencia un correo mal interpretado es el resultado de una palabra mal elegida o de un signo de puntuación que puede llevar a errores. La solución es sencilla. Revisar nuestros correos.

Si queremos pone en práctica esta ley debemos:

A).- Practicar el reconocimiento radical

La ausencia de respeto puede transformar pequeños detalles en grandes problemas. Por ejemplo al dirigir reuniones virtuales asegurar la participación de todos no dominando la conversación sino pidiendo a los participantes que vayan liderando cada uno de ello una parte del orden del día. De esta forma se van a sentir valorados y todos van a conocer sus nombres, rostros y estilos de presentación. Otra forma es expresar gratitud y reconocimiento para lo cual es suficiente escribir “muchas gracias por todo”.

B).- Reconocer las diferencias individuales

La forma, por ejemplo, de conectar con extrovertidos o introvertidos es diferente:

a).- Conectar con introvertidos: programar tiempo entre reuniones de larga duración, esperar cinco segundos antes de responder, mandar preguntas unos días antes de la reunión para que tengan tiempo para procesarlas y preparar las respuestas, pedir que nos manden sus pensamientos por correo después de una reunión, evitar que unos participantes monopolicen la reunión marcando tiempos en la participación y no interrumpirles.

b).- Conectar con extrovertidos: programar una reunión cara cara o virtual  con ellos para que puedan hablar con nosotros, reservar espacios para que puedan recargarse por medio de las interacciones sociales entre bloques de trabajo  y utilizar pequeños grupos donde puedan comentar sus ideas antes de reunirse en un grupo grande.

C).- Vigilar el reloj

Si no respetamos el tiempo de los demás estamos mandando el mensaje de que no los valoramos. Debemos diseñar reuniones con una agenda clara. Al comienzo de la reunión debemos exponer lo que esperamos lograr con la misma y al finalizar recapitular para ver si lo hemos conseguido o qué es lo que nos ha faltado.

Al comienzo de la reunión dedicar cinco minutos para la introducción y presentación de los participantes por parte de ellos mismos. De esta forma todos saben de dónde proceden y las razones por las que asisten a la reunión. Previamente a la misma, 24 horas antes, por ejemplo,  distribuir entre los asistentes el orden del día en la que se les pide a cada uno que lideren parte de la reunión. Periódicamente pedir input antes de la finalización de la reunión y fomentar la participación de todos. Otro aspecto importante es saber a quién debemos excluir de la reunión como deferencia hacia ellos y respeto por su tiempo.

La autora recomienda para hacer que las reuniones sean valiosas para todos :

a).- Asegurar que todos puedan responder a la pregunta: “¿Por qué tengo que asistir a esta reunión o conversación?

b).- Procurar que su duración sea lo más breve posible.

c).- Comenzar y terminar las reuniones en el tiempo fijado previamente.

d).- Mandar un orden del día claro o definir el resultado deseado antes de la reunión.

e).- Programar una hora semanal virtual para atender los asuntos pequeños que no tienen por qué necesitar una reunión.

f).- Auditar las reuniones recurrentes para eliminar aquellas que no añaden valor.

g).- No programar reuniones con más de 8 asistentes.

D).- Prohibir las multitareas

Al final el objetivo de valorar visiblemente es muy sencillo: lograr que las personas se sientan apreciadas en el trabajo. Para analizar si esta ley se cumple en nuestro equipo la autora propone utilizar la siguiente tabla:

	Totalmente de acuerdo	Bastante de acuerdo	Bastante en desacuerdo	Totalmente en desacuerdo
El trabajo excelente es reconocido y recompensado en mi organización
Mi experiencia y habilidades son valoradas y utilizadas
Mi tiempo es respetado
No estoy sobrecargado de trabajo ni tengo burnout
Se puede acceder a la valoración completa en ericadhawan.com/digitalbodylanguage