Steven G. Rogelberg en “ “Glad we met. The
art and science of 1:1 meetings", plantea que las reuniones persona a persona o
1:1 como las llama no son un añadido al trabajo de los líderes, sino que son
parte importante del mismo. Cuando se ejecutan adecuadamente van a ahorrarles
tiempo al crear un mejor alineamiento en los equipos, profesionales con un
mayor desempeño y menos interrupciones no programadas en la jornada laboral, ya
que el profesional sabe que tiene un tiempo reservado para reunirse con su
jefe.
Las reuniones 1:1 son aquellas en las que existe un tiempo
reservado de manera regular y recurrente para que el jefe se encuentre con los
miembros de su equipo de forma individual para hablar de temas como el
bienestar, la motivación, la productividad, los problemas a los que se enfrenta
el profesional, sus prioridades, claridad de su rol en los encargos, alineación con otros trabajos,
metas, coordinación con los demás miembros del equipo y formación y desarrollo de carrera. Estas reuniones están
diseñadas para fortalecer la relación con los colaboradores directos a través
de una comunicación eficaz, honesta y que sirva de apoyo.
En definitiva este tipo
de reuniones sirven para satisfacer las necesidades prácticas de los miembros
del equipo, pero también incluyen sus necesidades personales. Las necesidades
prácticas son aquellas referidas al apoyo que el profesional requiere para
realizar bien su trabajo, tanto en el momento presente como en el futuro. Las
personales se refieren a la necesidad de los miembros de los equipos de ser
tratados con consideración, respeto, con confianza, de recibir ayuda y de ser
valorados. Abordar ambas necesidades en una reunión 1:1 no es fácil, pero es
importante que ésta se centre en temas de importancia para las necesidades,
preocupaciones y esperanzas del miembro del equipo
Las reuniones 1:1
pueden complementar los procesos de evaluación del desempeño formales que tenga
la organización. Éstos si se realizan adecuadamente pueden documentar con
exactitud cómo lo está haciendo el profesional y sirven para reforzar los
comportamientos deseados a través del reconocimiento del buen desempeño.
También son útiles para tomar decisiones mejor informadas sobre las
compensaciones, promociones o despidos de los trabajadores con pobre desempeño.
Pero, a pesar de estos beneficios, muchos directivos y empleados se quejan de
ellas. Los empleados con frecuencia piensan que estas evaluaciones formales son
injustas y mal equilibradas ya que creen que se da más peso a los comportamientos
más recientes sin tener en cuenta los acumulados. Asimismo consideran que
pueden estar desfasadas al valorar comportamientos y hechos que han podido
ocurrir muchos meses antes y se sienten estresados y ansiosos pensando en lo
que puede ocurrir durante la entrevista formal. Los directivos, con frecuencia
las temen también, preocupados por la respuesta de sus colaboradores a su
feedback y cuestionando que el esfuerzo añada realmente valor. Las reuniones
1:1 ayudan porque reducen o eliminan la ansiedad de los procesos de revisión
formales.
Estas reuniones no solo
facilitan que el trabajo avance a corto plazo, sino, también, promueven
resultados críticos que van más allá del trabajo diario, ya que, por ejemplo,
apoyan el crecimiento y desarrollo del empleado, generan relaciones de
confianza, establecen las bases para las relaciones de trabajo e influyen en la
forma en la que el miembro del equipo
experimenta su relación con su jefe, con su trabajo y con la
organización.
Las reuniones 1:1
regularmente programadas son importantes para la obtención de siete resultados interconectados. Éstos
son:
1.-
Compromiso de los empleados
El nexo entre este tipo
de reuniones y el compromiso se ha encontrado en gran cantidad de estudios y
contextos. Gallup, por ejemplo, estudió los niveles de compromiso de 2,5
millones de equipos dirigidos por un líder en todo el mundo. De media encontró
que solo el 15 % de los empleados que
trabajan con un jefe que no se reúne con ellos regularmente se sienten
comprometidos, los directivos que lo hacen con regularidad triplican este nivel
de compromiso.
2.-
Éxito de los miembros del equipo
1:1 son esenciales para
promover la productividad y el éxito de los miembros de los equipos. Primero,
establecen una cadencia regular de comunicación para valorar el progreso,
generar alineación y asegurar que el miembro del equipo está trabajando en los
proyectos más importantes. Estas reuniones facilitan el que los directivos y
los miembros de los equipos discutan los obstáculos y limitaciones, tomen
decisiones en tiempo real, incrementen la coordinación y puedan contar con el apoyo
y recursos cuando los necesiten. Todo lo mencionado promueve el éxito de los
miembros de los equipos.
3.-
Éxito del manager
El éxito se incrementa
de tres maneras.
a).- Dedicar tiempo y
energía de forma regular a estas reuniones disminuye la necesidad de responder
a preguntas ad hoc, ya que los miembros de los equipos las reservan para
plantearlas durante las reuniones 1:1. De esta forma se limitan las
interrupciones incrementando la posibilidad de dedicar más tiempo a centrarse
en su trabajo.
b).- Estas reuniones
sirven como un mecanismo clave para adquirir información necesaria, recoger
feedback y comunicarse con los miembros del equipo, lo que va a permitir
liderar mejor al equipo.
c).- Adam Grant resume la
tercera manera en la que las reuniones 1:1 promueven el éxito del jefe: "Cuanto más alto asciendes, más depende tu éxito de hacer que los demás lo
tengan. Los líderes son juzgados por lo que sus seguidores logran”. 1:1 se
ocupan claramente de ayudar a que los demás tengan éxito, lo que a la vez va a
reflejarse en el éxito del equipo y, finalmente del líder del mismo.
4.-
Construir relaciones
Conocer a las personas
con las que trabajan y dedicar tiempo a ellas de forma regular es clave para
las relaciones del jefe con su equipo. 1:1 abren la puerta a esto al facilitar
un espacio para promover las conexiones, para aprender uno del otro y para
generar confianza.
5.-
Facilitar la diversidad e inclusión
Cada reunión 1:1 supone
una oportunidad para promover y para escuchar realmente la voz de los miembros
del equipo. Una reunión bien dirigida facilita a los subordinados más directos la
posibilidad de ser vistos, de conectar con ellos y de apoyarles. Al permitir
abordar los retos y problemas a los que se enfrentan cada miembro del equipo de
forma genuina y colaborativa, la habilidad de éstos para prosperar y tener
éxito se incrementa y con este éxito, el de los esfuerzos de diversidad e
inclusión, tiene más oportunidades de alcanzarse.
Estas reuniones
consiguen, por tanto, facilitar el rol, como líder, de crear un organización
inclusiva.
6.-
Promover el crecimiento y el desarrollo de los empleados
Este tipo de reuniones son
una oportunidad para ayudar a los miembros de los equipos para crecer y
desarrollarse a través del feedback honesto y sincero, del coaching y mentoring
y de las conversaciones sobre avance de las carreras profesionales de éstos. El
crecimiento de aquellos que trabajan con el líder es clave para ser un líder
eficaz. Jack Welch describía muy bien esta idea: “Antes de convertirte en líder
el éxito estriba en el crecimiento personal. Cuando nos convertimos en líderes
el éxito está en lograr el crecimiento de los demás”.
Cada reunión 1:1 es una
inversión en el presente y en el futuro de los miembros del equipo. Al tiempo
estas inversiones de los directivos sirven para incrementar el pool de talento,
lo que va a ofrecer a la organización una mayor capacidad para la promoción
interna de sus profesionales.
7.-
Facilitar el bienestar vital
Investigaciones sobre
satisfacción en la vida demuestran consistentemente la importancia de ayudar a
los demás. El hacerlo contribuye a nuestro bienestar general y hasta fomenta
mejores resultados de salud. Como demuestra Adam Grant en su libro: “Give and take”, los mejores líderes son aquellos que dan en lugar de quitar o recibir. Las
reuniones 1:1 suponen una oportunidad perfecta para ayudar a los demás, dar a
los demás y, a través de eso experimentar la gran recompensa intrínseca de marcar una diferencia en la vida de los
demás.
A la hora de abordar
una iniciativa 1:1 es necesario que la comunicación sea excelente y se enmarque
adecuadamente. Sin una comunicación acertada los miembros del equipo pueden
formular presunciones que les conduzcan a desinformación y a situaciones de angustia
y miedo injustificadas. Por tanto, la comunicación es clave cuando comenzamos a
mantener este tipo de reuniones con cada miembro del equipo. Para hacerlo bien debemos empezar por preparar una reunión con todo el equipo. En ella explicar en qué
consisten las reuniones 1:1 y las
razones por las que las vamos a celebrar. Aclarar que se van a mantener con
todos los miembros del equipo, ligarlas a valores de la organización y
enfatizar que su objetivo no es el control o la microgestión, sino por el
contrario tener u n tiempo para conocer lo que cada miembro tiene en su mente
de forma regular.
En esta reunión común
es importante animar a los miembros del equipo a que planteen preguntas y sus
dudas para poder responder a todos lo mismo, evitando así la necesidad de repetir
el concepto y objetivo muchas veces. Las preguntas más comunes van a estar
relacionadas con las preocupaciones sobre cómo van a ser estas reuniones, si
son opcionales y sobre cuáles son las expectativas sobre las mismas.