EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES GRUPAL II

En una entrada anterior hemos visto las 3 primeras etapas que David  A. Garvin propone para realizar de forma adecuada un proceso de toma de decisiones grupal. Las fases restantes son:

IV.- GENERAR ALTERNATIVAS:

1.- PROMOVER UN DIÁLOGO PRODUCTIVO: Para tomar una decisión bien fundamentada se tiene que poder disponer de líneas alternativas de actuación que se puedan seguir para resolver la situación planteada. Existen diversas metodologías que ayudan a generar alternativas tales como el brainstorming, técnica de grupo nominal,…  Pero para conseguir que productivas es conveniente promover la participación de todos los miembros del grupo mediante la utilización de una de estas tácticas:

a).- Fomentar un diálogo abierto y libre dejando claro al comienzo de la sesión que el resultado no está predeterminado y que se valorarán las aportaciones de todos los miembros.

b).- Promover el que los participantes piensen alternativas no relacionadas con su puesto de trabajo o departamento. Deben centrarse en lo que es mejor para el grupo utilizando toda la información disponible.

c).- Cerrar la sesión asignando tareas a los participantes para que se responsabilicen del proceso.

d).- Reconocer y agradecer a los participantes que han expresado sus ideas de forma positiva, especialmente a los que tienen el valor de cuestionar las ideas del directivo.

2.- FOMENTAR UN PROCESO JUSTO: durante el desarrollo del proceso de toma de decisiones es esencial que los miembros del equipo tengan la sensación de que éste es justo. Deben sentir que sus ideas se han considerado aunque sus sugerencias no sean finalmente adoptadas. Este sentimiento es fundamental para conseguir la cooperación y garantizar la participación y el apoyo a la implementación de la decisión tomada.

V.- EVALUAR LAS ALTERNATIVAS:

Una vez que el equipo ha generado alternativas es el momento de evaluarlas y seleccionar una como la decisión final. Para ello el  grupo debe analizar cómo cada alternativa es útil para alcanzar los objetivos previamente fijados. Se pueden considerar distintos métodos de valoración:

1.-  UTILIZACIÓN DE VARIABLES DE EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS. Se pueden analizar distintas variables:

a).- Costes. Las preguntas a realizar son:

¿Cuánto costará esta alternativa?

¿Reducirá los costes en el momento actual o a largo plazo?

¿Existen costes ocultos?

¿Pueden producirse costes adicionales durante su implementación?

¿Esta alternativa se ajusta a las limitaciones presupuestarias?

b).- Beneficios. En este caso las preguntas deben ser:

¿Qué beneficios obtendré con esta alternativa?

¿Incrementará la calidad del producto o servicio?

¿Aumentará la satisfacción del cliente?

c).- Intangibles. Las preguntas adecuadas son:

¿Mejorará la reputación de la organización con la implementación de la alternativa?

¿Aumentará la lealtad de los clientes y los profesionales que trabajan en la organización?

d).- Tiempo. Hay que analizar:

¿Cuánto tiempo llevará implementar la alternativa?

¿Pueden producirse retrasos? ¿En ese caso qué impactos pueden tener?

e).-Viabilidad. Planteando si:

¿Esta alternativa se puede llevar a cabo realmente?

¿Existen obstáculos a vencer?

¿Si se implementa esta alternativa que resistencias pueden aparecer tanto dentro como fuera de la organización?

f).- Recursos humanos. Se deben tener en cuenta las siguientes cuestiones:

¿Cuántos profesionales serán necesarios?

¿Están disponibles?

¿Qué otros proyectos pueden verse afectados si los profesionales se centran en esta opción?

g).- Riesgos. Hay que preguntar:

¿Cuáles son los riesgos asociados con esta alternativa?

¿Esta alternativa puede producir pérdidas de beneficios o de ventajas competitivas?

¿La competencia responderá?¿En caso afirmativo, cómo lo hará?

h).- Ética. Las preguntas a realizar son:

¿Es legal esta alternativa?

¿Va dirigida a salvaguardar los intereses de los clientes, trabajadores y comunidad donde opera la organización?

¿Se puede defender sin problemas la elección de la alternativa?

2.-CREAR UNA MATRIZ DE PRIORIZACIÓN. Otro método de analizar alternativas es la creación de una matriz de priorización. Para crearla:

a).- Hacer un listado  de los objetivos.

b).- Asignar a cada objetivo un valor (el más alto al más importante).

c).- Crear una tabla en la que en cada columna figure un objetivo con el valor asignado y en cada fila una alternativa.

d).- Para cada alternativa asignar un valor a los objetivos del 1 al 10(siendo el 10 el máximo).

e).- Multiplicar el valor asignado a cada alternativa por el valor de cada objetivo.

f).- Sumar la puntuación de cada alternativa para determinar cuál tiene mayor puntuación.

g).- Seleccionar la de mayor puntuación que será la mejor decisión basada en las prioridades.

3.- DEFINIR UN ÁRBOL DE DECISIÓN. Esta metodología permite un abordaje sistemático a la evaluación de alternativas., siempre que se confirme toda la información que se refleja en el mismo.

VI.- TOMAR UNA DECISIÓN:

Las técnicas para evaluar alternativas pueden ayudar a comparar los pros y contras de cada alternativa, pero si el equipo sigue teniendo dificultades para tomar una decisión final se pueden utilizar los siguientes métodos:

1.- Dividir el equipo en dos grupos del mismo tamaño, procurando que en cada uno haya defensores de distintas ideas. Pedir al grupo A que prepare una propuesta que incluya recomendaciones y puntos clave y que la presente al grupo B. Éste debe identificar al menos un plan de acción y presentarlo al grupo A. Ambos grupos deben debatir las distintas propuestas hasta acordar una serie de recomendaciones.

2.- Dividir al equipo en dos grupos similares a los del método 1 y hacer que el grupo A como en el caso anterior elabore una propuesta, pero en este caso en vez de elaborar una contrapropuesta el grupo B debe analizar y criticar la propuesta del grupo A. Éste debe revisar su propuesta teniendo en cuenta el feedback recibido del grupo B y presentar una nueva propuesta que volverá a ser revisada por el equipo B. Ambos equipos continuarán elaborando propuestas el A y analizándolas el B hasta llegar a un acuerdo.

3.- Si no se ha conseguido un acuerdo la elección final se realizará utilizando el método acordado al principio: consenso, mayoría,…

VII.-COMUNICAR LA DECISIÓN

Es una de las etapas más importantes en el proceso de toma de decisiones. Para comunicar de forma eficaz es necesario:

1.- SELECCIONAR EL ENFOQUE ADECUADO. No olvidando  los siguientes aspectos:

a).- Considerar y hacer referencia a  los puntos de vista que han expresado los participantes en el grupo durante las etapas anteriores a la hora de comunicar la decisión final.

b).- Explicar las razones que han conducido a la decisión final y por qué se ha seleccionado esa opción y no otra.

c).- Comunicar a los profesionales que se van a ver afectados las nuevas “reglas del juego”. Definir las nuevas responsabilidades y las medidas de  evaluación que se van a utilizar. Cuando éstos entienden claramente que se espera de ellos se pueden centrar en lo que tienen que hacer para apoyar la decisión.

Hay que comunicar  la decisión a todos los profesionales que van a ser responsables de implementarla, así como a todos los que se pueden ver afectados por la misma y a miembros de los grupos de interés que se considere oportuno.

2.- INCLUIR EL CONTENIDO ADECUADO EN EL MENSAJE. Éste debe incorporar a los siguientes componentes:

a).- Definición de la cuestión que se ha tratado.

b).- Descripción de los objetivos y de los criterios para la toma de decisiones.

c).- Los nombres y responsabilidades de los profesionales que han intervenido en el proceso de toma de decisiones y la razón por la que han participado.

d).- Las alternativas que se han considerado con un resumen de la valoración de cada una de ellas.

e).- La explicación de la razón de la decisión final y lo que supone para los grupos de interés.

f).- El plan de implementación y el cronograma del mismo.

g).- El reconocimiento y agradecimiento a los profesionales que han participado en el proceso.

h).- Petición de feedback.

VIII.- EJECUTAR LA DECISIÓN

En esta etapa tenemos que:

1.- ASIGNAR TAREAS Y RECURSOS: es fundamental que los profesionales que van a intervenir conozcan claramente las tareas que van a tener que realizar y que cuenten con los medios adecuados para ello.

2.- MONITORIZAR Y SEGUIR EL DESARROLLO DE LA IMPLEMENTACIÓN. En esta fase puede resultar de utilidad:

a).- Clarificar las expectativas y definir los incentivos que van a percibir los profesionales por la tarea bien realizada.

b).- Facilitar feedback a los profesionales del progreso del plan.

c).- Recibir feedback de los profesionales , prestando especial interés a recabar información sobre si éstos opinan que el proyecto está abordando de forma efectiva el problema que pretende solucionar.

d).- Reconocer las contribuciones individuales y celebrar los éxitos.

3.- REALIZAR LOS AJUSTES NECESARIOS: la mayoría de los planes de ejecución necesitan algún tipo de ajuste y corrección. En el caso de que los resultados no vayan siendo los esperados se tiene que replantear el proceso de toma de decisiones y para ello hay que:

a).- Confirmar que el enfoque ha sido correcto y comprobar si ha surgido nueva información que puede hacer que el problema ha cambiado desde el momento en que se empezó a considerar.

b).- Comprobar si los objetivos tiene que cambiar.

c).- Considerar si ha surgido una nueva alternativa que puede ser más adecuada.

Como CONCLUSIÓN el autor señala que existen múltiples investigaciones que sugieren que existen cinco aspectos del proceso que influyen de forma muy positiva en el éxito en la toma de decisiones:

1.- Revisar múltiples alternativas.

2.- Facilitar un debate abierto y constructivo.

3.- Reconocer  las suposiciones y confirmar si se basan en datos objetivables.

4.- Definir claramente los objetivos  y revisarlos para comprobar que se mantienen centrados.

5.- Conseguir la participación de todos los miembros del grupo para que éstos confíen en la imparcialidad del proceso y se identifiquen con la decisión tomada.