CÓMO NEGOCIAR ACUERDOS SATISFACTORIOS PARA TODAS LAS PARTES

Gavin Presman, en su libro “Negotiation. How to craft agreements that give everyone more”, plantea que aunque todos necesitamos negociar en nuestra vida personal y profesional estas negociaciones no tienen por qué ser una lucha para conseguir lo que queremos sino que obtendremos mejores resultados y relaciones a través de la colaboración.

Cuando nos enfrentamos a una negociación la mayor parte de las personas nos lanzamos a regatear demasiado pronto, con lo que dejamos poco espacio para la construcción de relaciones, ninguna de las partes consigue el mejor acuerdo que podían haber obtenido, lo que les llevará a finalizar el proceso insatisfechos.

Por este motivo es muy importante estructurar la negociación: aprender a planificar una negociación y a seguir las etapas establecidas significa que no nos apresuraremos ni perderemos oportunidades. Los siete pasos que recomienda el autor son los siguientes:

I.- Prepararnos mentalmente, para llegar a decidir qué resultado es el que queremos alcanzar a través del acuerdo y para pensar cómo podemos colaborar con la otra parte para conseguirlo.

II.- Diseñar un plan y comenzar a redactar un listado con las concesiones  que vamos a poder ofrecer durante la negociación.

III.- Prepararnos para colaborar y para ello debemos centrarnos en conocer la perspectiva de la otra parte y ponernos en su lugar.

IV.- Discutir. Es la fase en la que se inician las conversaciones con la otra parte y en la que vamos a recoger la información suficiente que nos permita pasar a la siguiente etapa.

V.- Proponer.

VI.- Analizar alternativas.

VII.- Llegar a un acuerdo mutuamente beneficioso.

Antes de iniciar este proceso debemos asegurarnos de que realmente queremos y estamos dispuestos realmente a negociar ya que en ocasiones no va a ser posible encontrar  objetivos comunes ni identificar un resultado ganador para ambas partes, porque no tenemos confianza en la parte contraria.

Existe el error de considerar que  negociar y regatear son lo mismo pero regatear es el acto de reducir el precio de un objeto a la venta utilizando tácticas que normalmente implican la oferta de distintos precios y/o la amenaza de abandonar  el proceso. El intercambio se basa en la desconfianza lo que va a producir que ésta se incremente y que disminuya la colaboración entre las partes que intervienen.

El proceso de negociación es diferente que el de regateo porque en el primero se consideran todos los términos y condiciones de un acuerdo, no exclusivamente el precio.

Presman sugiere que antes de pensar en comenzar a preparar una negociación debemos hacernos las siguientes preguntas:

a).- ¿Las dos partes que van a negociar tienen el mismo peso?

b).- ¿Queremos llegar realmente a un acuerdo con la otra parte?

c).-¿La otra parte está dispuesta a llegar a un acuerdo con nosotros?

d).- ¿Aspiramos a crear valor para la otra parte a través de este acuerdo o de otros posteriores?

e).- Estoy preparado mentalmente para estructurar la negociación de forma que se obtenga un resultado colaborativo?

Si la respuesta no es afirmativa para todas las preguntas anteriores debemos hacer lo posible para que lo sea antes de intentar negociar un acuerdo. Una vez lo hayamos conseguido pasaremos a seguir los distintos pasos:

I.- PREPARARNOS PARA UNA NEGOCIACIÓN COLABORATIVA

Debemos comenzar por reflexionar sobre las razones que me llevan a querer cooperar para llegar a un acuerdo para tener la seguridad de que queremos alcanzarlo. Posteriormente tras asegurarnos de que la otra parte desea lo mismo debemos hacerles saber que somos conscientes de que ellos también lo quieren y por último pensar y actuar como si quisiésemos hacer lo mejor para la otra parte . Estos son los fundamentos de las negociaciones que obtienen resultados excepcionales que van a añadir valor a todas las partes implicadas.

Sandra Proctor recomienda realizar una pequeña investigación sobre la parte contraria para preparar la negociación. Utiliza un conjunto de preguntas que nos van a ayudar a conocer con quién vamos a negociar y que clasifica en cuatro apartados relativos a su:

1.- Pasado: ¿Cuál es su historia? ¿Qué antecedentes existen sobre resultados de pasadas negociaciones en las que hayan intervenido?

2.- Preferencias: ¿Qué les gusta? ¿Qué variables les pueden resultar especialmente atractivas?

3.- Prejuicios: ¿Qué es lo que no les gusta?, ¿Qué variables hay que descartar o no debemos poner sobre la mesa?

4.- Personalidad: ¿Cómo son? ¿Qué debemos conocer de ellos como personas que nos puede ayudar a negociar con ellos de forma más eficaz?

El paso final que debemos dar en la preparación mental para la negociación colaborativa es comprender la importancia de “primero todos  y después yo”. Implica ser conscientes de que obtendremos mejores resultados si colaboramos con los demás negociadores que lo que podemos lograr si actuamos en solitario. De esta forma no estaremos poniendo nuestros intereses en segundo lugar sino que estamos reconociendo que nuestros propios intereses van a tener más posibilidades de satisfacerse si forman parte de un acuerdo con la otra parte. Cuando seamos capaces de aceptar que la parte contraria puede aportar a la negociación ideas y estrategias que pueden fortalecer nuestra posición personal, sólo entonces, estaremos en condiciones de negociar de forma colaborativa.

Presman sugiere que para comprobar que estamos mentalmente preparados nos hagamos las siguientes preguntas, además de las mencionadas anteriormente:

a).- ¿Realmente quiero llegar a un acuerdo?

2.- ¿Estamos seguros de que la otra parte quiere llegar a un acuerdo y en ese caso nos han expresado ese deseo?

3.- ¿Siento que estamos en una situación de igualdad y trabajando para alcanzar una solución que nos beneficie mutuamente?

4.- ¿Quiero mantener una relación duradera con la persona con la que estoy negociando?

5.- ¿Qué puedo hacer para asegurarme de que la otra parte está comprometida en la búsqueda de encontrar un acuerdo beneficioso para todos?

6.- ¿Qué puedo hacer para que la parte contraria exprese, públicamente o personalmente,  abiertamente su deseo de llegar a un acuerdo mutuamente satisfactorio?

II.- DISEÑAR UN PLAN

En esta fase es importante que nos centremos en las variables u opciones que nos van a permitir seguir una estrategia ganar-ganar. El autor define una variable como un factor que puede cambiar en nuestra negociación y que puede ayudar a que alcancemos un acuerdo. Son aspectos que aportan valor a uno u otro negociador como parte de un acuerdo. Una buena variable añade factores positivos a una de las partes sin que le cueste mucho a la otra.

Roger Fisher, coautor del libro clásico sobre negociación “Getting to yes” consideraba  a esta “caza” de buenas variables  como la “búsqueda de opciones creativas”. Por tanto, parte de la preparación de una negociación va a consistir en empezar a pensar creativamente en las variables que podemos utilizar que tienen un coste bajo para nosotros y un alto valor para la otra parte para lo cual nos será de utilidad el diagnóstico sobre sus necesidades con mentalidad ganar-ganar que hemos realizado en la fase anterior.

Una herramienta que podemos emplear es la matriz “Ganar” en la que vamos a recoger lo que queremos, lo que pretendemos y lo que necesitamos del acuerdo. Normalmente tenemos una variable clave (con frecuencia el tiempo o el precio) que sabemos que se encuentra en el centro de nuestro acuerdo. Al pensar en ella definimos cuáles son las expectativas máximas y mínimas, así como el punto medio que aceptaríamos. Alrededor de ellas podemos agrupar otras variables que añaden o restan valor a ese nivel.

Es necesario tener marcada cuál va a ser nuestra “línea roja” que supone el punto más bajo al que podemos llegar para alcanzar un acuerdo y que no vamos a sobrepasar para obtener un acuerdo. Más allá de ella abandonaremos la negociación. Puede ser de utilidad para definirla que nos preguntemos: ¿Estoy dispuesto a aceptar una oferta un poco más baja?

Un buen negociador debe estar dispuesto a rechazar un acuerdo si no es favorable a ambas partes. Harvard Business School acuñó el término BATNA para referirse a la mejor alternativa a un acuerdo negociado. El conocer cuál es da confianza y seguridad al negociador en el curso del proceso de negociación. Ayuda, también, a ambas partes a comprender el valor de alcanzar un acuerdo sabiendo que existe una alternativa viable a no lograrlo. No tenemos que olvidar que sólo podemos negociar con alguien desde un plano de igualdad ya que si siempre estamos dispuestos a aceptar cualquier oferta que nos hagan no estaremos negociando.

En esta fase Presman propone, pues, que nos hagamos las siguientes preguntas:

1.- ¿Hemos considerado cuáles son las mejores variables para añadir valor a la otra parte?

2.- ¿Hemos decidido qué variables podemos pedir a la parte contraria que nos añadan valor pero que no les resulten muy costosas?

3.- ¿Hemos definido nuestra matriz “Ganar”?

4.- ¿Estamos seguros de cuál es nuestra “línea roja”

5.- ¿Hemos pensado en qué vamos a hacer si no llegamos a un acuerdo?

6.- ¿Pensamos que contamos con las suficientes variables con las que trabajar para llegar a un acuerdo satisfactorio para ambas partes?