8 FORMAS DE MEJORAR NUESTRAS COMUNICACIONES ESCRITAS

 

Paul Thornton, en SmartBrief on Leadership del pasado 28 de abril, plantea que somos juzgados constantemente por la forma en la que expresamos nuestras ideas por medio de la comunicación tanto oral como escrita.

La regla de oro consiste en hacer nuestros mensajes tan largos como sea necesario y tan cortos como sea posible. Procurar que cada palabra  cuente y ofrecer solo lo que es relevante. Pensar y escribir están interrelacionados. Escribir sirve para que aclaremos nuestros pensamientos y un pensamiento claro ayuda a mejorar nuestros escritos.

Las siguientes acciones ayudan a organizar y centrar nuestros textos escritos:

1,. Conocer nuestro objetivo

No podemos escribir un texto claro hasta que no determinemos qué es lo que queremos que el que nos lea haga y por qué lo debe hacer. Tenemos que pensar antes de escribir.

2.- Organizar nuestro mensaje de forma que sea fácil su lectura

Existen dos enfoques básicos:

a).- Comenzar por la conclusión o por la acción requerida. Por ejemplo: “Tienes que hacer XYZ para el 8 de junio”. Luego explicar las razones de nuestro requerimiento.

b).- Comenzar por el asunto o problema. Explicar lo que debe hacerse y finalizar con nuestro requerimiento.

3.- Explicar y apoyar nuestras ideas

Decidir que ejemplos, historias, datos, estadísticas, testimonios y citas nos ayudarán mejor para explicar y apoyar nuestro mensaje.

4.-  Utilizar viñetas o números

De esta forma nuestro mensaje será más fácil de leer y digerir.

5.- Emplear frases cortas

Según American Press Institute las frases con 8 palabras o menos se entienden en el 100% de ocasiones. David Ogilvy, ejecutivo de publicidad, mantiene que debemos usar palabras cortas, frases cortas y párrafos cortos.

6.- Usar palabras y frases precisas

Palabras y frases como “tan pronto como sea posible”, “ellos” o “trabajo en equipo” son vagas e imprecisas. Las palabras ambiguas con frecuencia llevan a problemas en la comunicación. Debemos ser específicos a la hora de nombrar a las personas, describir acciones y fechas.

7.- Utilizar una voz activa

Una voz activa lleva a que el lector sepa inmediatamente quién está realizando la acción. Por ejemplo: “La reunión fue dirigida por Pat” (voz pasiva), camciar a: “Par dirigió la reunión” (voz activa).

8.- Editar nuestros escritos

Un texto bueno necesita una edición cuidadosa. Por tanto, debemos leer lo que hemos escrito varias veces. En cada ocasión debemos centrarnos en un aspecto diferente de nuestro mensaje como organización, gramática, elección de términos y eliminación de todo aquello que no añada valor. Podemos utilizar apps y herramientas on-line para asegurarnos de que nuestra gramática, ortografía y puntuación son correctas. También podemos pedir a un amigo de confianza que lea nuestro escrito y facilite sugerencias para su mejora.