Hablemos de liderazgo: EL EFECTO "BOLA DE NIEVE". TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN PARA TRIUNFAR III

Andy Bounds, en su libro “The snowball effect”, del que ya hemos comentado algunas ideas en entradas anteriores, plantea una serie de factores a tener en cuenta para comunicar de forma más eficaz:

I.- SELECCIONAR EL CANAL ADECUADO

Es fundamental si queremos obtener resultados positivos con rapidez. Propone que para escoger la metodología tengamos en cuenta dos variables:

1.- Bienestar: considerado como el grado en que el canal elegido va a producir los mejores resultados ( el 10 es el máximo).

2.- Malestar: en términos de coste, tiempo, confusión, molestias. El nivel 10 es el peor ya que ocasiona la mayor aflicción.

Ambas variables son importantes si el canal no es bueno no funcionará y si ocasiona muchas molestias no querremos utilizarlo. Como ejemplo sugiere la siguiente tabla para comunicar un mensaje impopular:

CANAL	BIENESTAR	MALESTAR	RAZONES
e-mail colectivo	2	1	Fácil de redactar (no produce mucho malestar), pero no va a obtener buenos resultados por ser impersonal
Presentación	6	9	Tiene más posibilidades de funcionar por el factor cara a cara, pero si no nos gusta hacer presentaciones o nos sentimos incómodos transmitiendo el mensaje directamente en esta ocasión, puede producir alto nivel de malestar.
Reunión alrededor de una mesa	8	2	Muchas posibilidades de funcionar ya que permite el contacto directo, favorece el diálogo y la discusión y responder a las posibles objeciones. No produce gran malestar porque la comunicación es menos formal, más fácil de preparar y permite el diálogo.
Videoconferencia	4	5	Le falta el contacto personal para ser más eficaz que las dos anteriores. Es más complicada de abordar que las anteriores, salvo la presentación, por lo que puede ocasionar más malestar.
Entrevistas individuales	10	10	Posiblemente es la opción con más posibilidades de conseguir buenos resultados ya que se pueden ir solventando las inquietudes individuales en el momento Es la que puede ocasionar mayor grado de malestar por el tiempo que se va a emplear
Escribir una presentación para que la exponga un compañero	1	10	No es buena. Se puede interpretar como desinterés y después de producir un alto nivel de malestar ya que la tenemos que preparar tendremos que hacer frente al enfado colectivo de los receptores del mensaje

Debemos intentar buscar la opción más cercana al (10, 1). Se pueden seleccionar más de un canal, no son excluyentes. Bounds sugiere que en el ejemplo que hemos visto se puede:

a).- Comenzar con dos o tres entrevistas con personas influyentes para intentar ponerles de nuestro lado para que faciliten nuestra labor posterior.

b).- Una reunión con todos los afectados.

c).- Enviar un correo colectivo para “oficializar” el mensaje.

d).- Realizar una videoconferencia a las dos semanas, aproximadamente, para contestar preguntas, compartir éxitos, solucionar preocupaciones,….

II.- CREAR TÍTULOS QUE ENGANCHEN.

Si queremos persuadir a las personas es primordial utilizar un título adecuado ya que pueden conseguir captar la atención, la curiosidad y el interés desde un primer momento, sirven para enganchar y para marcar el tono posterior.

Son una parte esencial de la comunicación al ser lo primero que las personas vemos. Normalmente se limitan a describir el contenido. El autor propone que añadamos un beneficio para la audiencia en el título o en el subtítulo y de esta forma cambiamos el contexto completamente.

a).- Si lo ponemos en el título hace que el beneficio destaque pero tiene el inconveniente de que el título principal sea demasiado largo o vago y que se pueda interpretar si es un correo como spam. Podemos elegir la segunda opción:

b).- Incluirlo en el subtítulo.

La introducción posterior debe reforzar el mensaje transmitido en el título para mantener a la audiencia enganchada.

Bounds sugiere utilizar cualquiera de los siguientes formatos:

FORMATO DE TÍTULO	EJEMPLO
Cómo obtener un beneficio	Cómo ahorrar tiempo
Un adjetivo que defina el beneficio	Una forma sencilla de ahorrar tiempo (Dependiendo del tema se pueden utilizar adjetivos como barato, agradable, inocuo, sorprendente,…
Un verbo que apoye el beneficio	Ayudándote a ahorrar tiempo (Se pueden emplear verbos como garantizar, facilitar, reducir, ampliar, simplificar,…)

III.- PREPARAR INTRODUCCIONES QUE CAPTEN LA ATENCIÓN DE LA AUDIENCIA.

Andy Bounds recomienda incluir al comienzo de una presentación una referencia a:

1.- Lo que quiere la audiencia. Sus objetivos.

2.- Los motivos por los que lo quiere. Los beneficios que obtendrán si alcanzan esos objetivos.

3.- La forma en que podemos ayudarles a alcanzar sus objetivos. Dejar claro que podemos hacerlo.

4.- Lo que queremos plantear.

El autor pone como ejemplo el caso de una actualización sobre una reestructuración en una organización. La introducción podría ser la siguiente: “He recibido distintas peticiones vuestras para que seamos más claros al transmitir información sobre el seguimiento de los cambios recientes (lo que la audiencia quiere, para que podamos realizar nuestro trabajo con mayor confianza y eficiencia (los motivos). En esta reunión vamos a tratar ese tema (la ayuda) y para ello voy a informaros de los resultados de los últimos cambios que hemos realizado”(lo que queremos plantear).

IV.- HACER PRESENTACIONES QUE IMPRESIONEN.

Bounds propone utilizar la siguiente tabla como guía para preparar presentaciones que resulten atractivas:

Lo que las personas queremos (la teoría)	Las acciones que podemos tomar (la práctica)
Interactividad	· Hacer preguntas · Emparejar o agrupar a los asistentes para discutir puntos clave · Pedir a otro compañero que presente parte de la sesión
Historias	· Prepararlas con antelación. Ensayar y probar hasta que sean interesantes · Si funcionan, utilizarlas con distintas audiencias
Brevedad	· Eliminar todo el contenido superfluo
Diversión	· Juegos, concursos, humor · Pensar en lo que nos ha hecho disfrutar cuando hemos formado parte de una audiencia y utilizar algo similar · Implicar a las personas divertidas del equipo
Aprender algo nuevo	· Investigar · Pensar en temas originales · Pedir consejo a los expertos
Buenos medios audiovisuales	· Utilizar dibujos, gráficos, tablas, …, cualquier cosa que no sea sólo palabras · En caso de necesidad emplear la ayuda de diseñadores profesionales
Lograr algo importante	· Preparar la presentación enfocándola en sus intereses · Preguntar qué es lo que les está impidiendo progresar y ayudarles a eliminarlo.
Citas interesantes	· Utilizar las citas que nos gustan y que pensamos que se adaptan al contenido de la presentación · Pedir que los colaboradores que seleccionen citas que les gusten · Siempre que sea posible añadir la historia que acompaña a la cita
Variedad	· Comprobar que la presentación no es monótona. Insertar citas, gráficos, tablas, historias,... · Revisar la presentación y analizar en que momento se vuelve aburrida para introducir cambios
Escasez de texto en las diapositivas	· Eliminar todas las palabras superfluas · Comenzar por una diapositiva en blanco en la que sólo incluiremos las palabras clave
Frases cortas	· Dejar un espacio en blanco entre frases
Encabezamientos claros	· Poner un encabezamiento en cada diapositiva o página · Utilizar palabras o frases que enganchen
Mínima información sobre los antecedentes	· Preguntar a la audiencia sus preferencias sobre este tema · Acortar y sintetizar todo lo posible · Añadirla como anexo
Canal adecuado	· Seleccionar el más apropiado para el mensaje que queremos transmitir aunque no sea el que utilizamos habitualmente · Preguntar a los receptores del mensaje cómo prefieren que se les informe · utilizar una combinación de canales
Relevancia	· Preguntar con antelación qué contenidos espera la audiencia que abarque