LOS FUNDAMENTOS DE LAS PRESENTACIONES INOLVIDABLES I

Chris Anderson, director de TED Talks, en su libro “TED Talks. The oficial TED guide to publicspeaking”, explica los fundamentos de una presentación inolvidable.  Plantea que no existe una forma única de hacer una gran charla ya que el mundo del conocimiento es demasiado amplio y la variedad de oradores y audiencias lo impiden. Cualquier intento de utilizar una única fórmula fracasará ya que las audiencias lo percibirán y se sentirán manipuladas. Uno de los aspectos más atrayentes de una gran presentación es su frescura. Si una charla parece similar a otras ya escuchadas tendrá menor impacto.

Si se hace correctamente una presentación es capaz de transformar las visiones de la audiencia y es más poderosa que cualquier texto. La escritura nos facilita las palabras pero una charla nos permite captar matices del orador: su inteligencia, vulnerabilidad, pasión a través de sus gestos y tono de voz, que posibilitan la inspiración y movilización de la audiencia.

La mayor parte de las personas hemos experimentado temor al hablar en público. Las encuestas en las que se pide a los participantes que seleccionen los mayores temores que experimentan suelen mostrar, con frecuencia, que uno de los principales miedos es el hablar en público. La causa principal de este temor se encuentra en el hecho de que somos animales profundamente sociales y anhelamos el afecto, respeto y apoyo de los demás y sentimos que lo que ocurra en un escenario público puede afectar nuestras relaciones sociales y nuestra reputación. Podemos utilizar este temor, con el patrón mental adecuado, para movilizarnos e impulsarnos a preparar las charlas correctamente.

La tesis central del libro es que cualquiera que tiene una idea que merece la pena compartir es capaz de dar una charla que tenga un impacto. No tiene que ser un descubrimiento científico, una invención genial o una teoría compleja. Puede ser una idea sencilla o la transmisión de una imagen que tenga un significado o un recordatorio de las cosas que merecen más la pena.

Una idea es algo que pueda cambiar la forma en la que las personas ven el mundo. La mayor parte de las mejores charlas se basan simplemente en una historia personal y en una sencilla lección que se pueda extraer de ella.

El lenguaje, en una presentación, puede ejercer su magia sólo si es compartido por el orador y el oyente. Si utilizamos sólo nuestro lenguaje, nuestros conceptos, nuestras presunciones o nuestros valores fallaremos. En lugar de ello comenzar por los de la audiencia, es exclusivamente a través de un terreno común como podremos empezar a introducir nuestra idea en sus cabezas. Algunos expertos en el arte de las presentaciones minimizan la importancia del lenguaje. Citan investigaciones realizadas por Albert Mehrabian publicadas en 1965 en las que planteaba que solo el 7% de la efectividad en la comunicación correspondía al lenguaje, mientras el tono de voz intervenía en un 38% y el lenguaje corporal era responsable del 55%. Centran, por tanto sus enseñanzas en desarrollar carisma o un estilo que demuestre confianza y seguridad, por ejemplo y no se preocupan demasiado de las palabras.

Desgraciadamente estos enfoques malinterpretan los hallazgos de Mehrabian. Sus experimentos estaban dedicados, fundamentalmente, a descubrir cómo se comunicaban las emociones. Por ejemplo analizaba qué sucedía cuando alguien decía “está bien” pero utilizaba un tono de voz que mostraba enfado o un lenguaje corporal amenazador. Evidentemente en esas circunstancias las palabras no significaban mucho.

Comunicar las emociones es importante y en este sentido en una charla el tono de voz y el lenguaje no verbal importan mucho, pero lo crucial de una presentación son las palabras. Éstas son las que van a contar una historia, construir ideas, explicar la complejidad o hacer una llamada a la acción.

Existen numerosas formas de construir una gran presentación pero hay que tener presente que existen algunos estilos que pueden ser peligrosos tanto para la reputación del orador como para el bienestar de la audiencia. Anderson destaca los cuatro siguientes como estilos de discursos que hay que evitar a toda costa:

1.- El discurso del vendedor. Surge cuando los oradores planean recibir y no dar. La reputación es fundamental y debemos procurar construir una reputación de persona generosa que aporta algo maravilloso a nuestra audiencia, no utilizando la charla para autopromoción. Esto último lo único que consigue es frustrar y aburrir. Normalmente la propaganda se presenta de forma sutil como por ejemplo una diapositiva con la imagen de la portada de un libro, una breve mención a la organización en la que trabaja el orador,… , pero supone asumir un gran riesgo. En una conferencia la audiencia no asiste, salvo que sea el objetivo explícito de la convocatoria a que le vendan algo. Por otra parte la generosidad evoca una respuesta que suele ser beneficiosa para el orador y sus objetivos.

2.- El estilo vago y confuso. Divagar, no preparar adecuadamente una presentación, que no tenga un sentido claro  y jactarnos de ello resulta insultante para la audiencia ya que les transmite que su tiempo no es importante y que el acto tampoco lo es para el orador. Bruno Giussani recuerda que “Cuando las personas se sientan en una sala a escuchar a un orador le están ofreciendo algo muy preciado y que no se puede recuperar una vez dado: unos pocos minutos de su tiempo y de su atención. Por tanto la tarea del orador es utilizar ese tiempo de la mejor forma posible”.

3.- El discurso centrado en la organización. Una organización puede resultar fascinante para aquellos que trabajan en ella pero profundamente aburrida para todos los demás. Cualquier charla que se centre en la historia excepcional de nuestra compañía, en su impresionante estructura, en el extraordinario talento de los equipos que la  componen o del éxito de todos sus productos o servicios va a conseguir que la audiencia desconecte desde la primera frase. Todo cambia si nos centramos en la naturaleza del trabajo que estamos realizando y en el poder de las ideas que nos mueven.

4.- El estilo en “exceso inspirador”. Una de las sensaciones más fuertes que podemos percibir al asistir a una presentación es la inspiración. Las palabras del orador nos conmueven y emocionan y nos abren nuevas posibilidades. Queremos salir y hacer mejores cosas.

Este es un poder que debe ser manejado con cuidado. Quieran admitirlo o no  muchos oradores sueñan con ser ovacionados al finalizar su intervención y recibir luego mensajes en los que se reconozca su labor inspiradora. Pero en este hecho se encuentra la trampa ya que el intenso atractivo de las ovaciones puede llevar a los oradores “inspiradores” a actuar incorrectamente, como por ejemplo imitando charlas de otros oradores inspiradores pero sólo en su aspecto externo, sin creer realmente lo que transmiten. El resultado puede ser desastroso pues lo que realmente están pretendiendo es manipular emocionalmente a su audiencia.

La inspiración tiene que ganarse. Alguien es inspirador no porque nos miren y pidan que busquemos la inspiración en nuestro corazón para creer en nuestro sueño, sino porque realmente tiene un sueño por el que es importante emocionarse. Y esos sueños no surgen fácilmente. Suelen venir acompañados de sangre, sudor y lágrimas. Si pretendemos ganar a las personas únicamente por medio de nuestro carisma podemos tener éxito momentáneamente pero pronto seremos descubiertos y la audiencia huirá. La  inspiración no puede ser fingida, debe ser auténtica, valiente y transmitir verdadera sabiduría y generosidad. Si incorporamos todas estas cualidades a nuestra charla nos asombraremos al ver lo que ocurre.

El propósito de una presentación es decir algo que tenga un sentido, pero es sorprendente el número de charlas que no lo cumplen y dejan a la audiencia sin nada a lo que aferrarse. Preciosas diapositivas y una presencia en el escenario carismática están muy bien, pero nos podemos encontrar con que lo único que ha hecho el orador, en el mejor de los casos,  es entretener. La razón principal de esta “tragedia” es que el orador no había planificado su charla como un todo, sino punto por punto o frase a frase sin tener un hilo conductor coherente que uniese cada elemento narrativo.

Puesto que nuestra meta es construir algo significativo en la mente de los oyentes debemos pensar que el hilo conductor es como una cuerda fuerte a la que vamos añadiendo todos  los elementos que forman parte de la idea que queremos transmitir. Esto no quiere decir que cada charla debe abarcar un solo tema, contar una sola historia o proceder en una única dirección sin distracciones, lo que significa es que todas sus partes tienen que estar conectadas.

Para definir este hilo conductor es bueno procurar que no sobrepase las quince palabras. Éstas tienen que ofrecer un contenido potente. No es suficiente con pensar que nuestra meta es “Quiero inspirar a la audiencia” o “Quiero lograr apoyo para mi trabajo”. Tiene que estar más centrado en cuál es la idea central que quiero que mi audiencia capte e incorpore. Es conveniente, también, que no sea demasiado convencional o predecible y presentar algún matiz intrigante, como por ejemplo en lugar de dar una charla sobre la importancia del trabajo duro hablar sobre las razones por las que el trabajo duro en ocasiones no consigue tener éxitos y las causas por las que esto ocurre.

Si pensamos que una charla es un viaje que el orador y la audiencia van a recorrer juntos, en el que el orador es el guía, éste para conseguir que los oyentes le sigan deberá darles una pista desde el principio de hacia dónde se encaminan. Luego tendrá que asegurarse de que cada paso les conduce a la meta. En esta metáfora del viaje el hilo conductor va marcando la senda que éste va a tomar para asegurar que al final del recorrido el orador y la audiencia han llegado juntos y satisfechos a su destino.

Muchas personas abordan una charla pensando que no tienen más que describir superficialmente su trabajo o su organización o explorar un tema. Este es un enfoque equivocado que suele conducir a charlas que no están centradas y sin mucho impacto. Aunque el tema a tratar esté claro se debe pensar en el hilo conductor. Por ejemplo una charla sobre las aventuras en kayak en un lugar exótico puede tener distintos hilos conductores: la capacidad de sacrificio y aguante, las dinámicas de grupo que se generan entre los participantes o los riesgos que se han corrido.

Para definir el hilo conductor el autor propone una serie de pasos. El primero es averiguar todo lo que podamos sobre la audiencia: ¿quiénes son?, ¿qué conocimientos tienen sobre el tema?, ¿cuáles son sus expectativas?, ¿qué les importa?, ¿ qué les han contado otros oradores previos?,… Sólo podremos conseguir que una idea cale si las mentes están preparadas para recibir ese tipo de idea.

El principal obstáculo para identificar el hilo conductor es el temor primario que todo orador siente de que tiene mucho que decir y que no va a tener tiempo suficiente  para hacerlo. Las charlas TED, por ejemplo, tienen un tiempo máximo de duración estipulado de 18 minutos. Conseguir adaptarnos al tiempo marcado puede ser complicado pero Anderson plantea que existen dos formas de abordar el problema:

a).- Forma incorrecta. Consiste en incluir todas las cosas que pensamos que tenemos que decir y reducir el tiempo que dedicamos a cada una de ellas. Pero los hilos conductores que conectan un gran número de conceptos no funcionan ya que se produce una consecuencia drástica cuando procedemos  a tratar de forma apresurada y  sintetizada un gran número de conceptos: éstos no son interiorizados al ser presentados de forma excesivamente superficial.

Si queremos decir algo interesante debemos dedicar tiempo a:

1.- Mostrar por qué importa lo que queremos transmitir.

2.- Destacar cada punto con ejemplos reales, historias, datos,…

Esta es la forma de conseguir que nuestras ideas calen en las mentes de los demás.

b).- Forma correcta. Si queremos que una charla sea eficaz debemos seleccionar los temas a tratar de forma que puedan ser insertados en un hilo conductor que se pueda desarrollar correctamente. Abarcaremos menos pero el impacto será mayor. Brené Brown, una de las conferenciantes de TED más populares recomienda esta fórmula simple que ella utiliza para adaptarse a las limitaciones de tiempo que se imponen en las charlas TED de  no sobrepasar los 18 minutos:” Planificar nuestra presentación, cortarla luego por la mitad y una vez que hemos hecho el duelo por la pérdida de la mitad de nuestra charla reducirla en otro 50%. Encontraremos que es un reto atractivo el pensar lo que podemos acoplar en 18 minutos”.

Por tanto el hilo conductor requiere que primero identifiquemos una idea que puede ser presentada de forma adecuada en el tiempo que tenemos disponible. Posteriormente tendremos que construir una estructura para que cada elemento de nuestra charla esté, de alguna forma, ligado a esa idea.

La estructura es crítica. Distintas presentaciones pueden tener diferentes estructuras ligadas al hilo conductor central. Una charla, por ejemplo,  puede comenzar con una introducción al problema utilizando una anécdota que ilustra dicho problema, luego puede continuar con la referencia a casos similares en que los intentos de resolverlo han fallado para pasar, posteriormente, a presentar la solución propuesta del orador con evidencias que la avalen y terminar con las posibles implicaciones futuras.  

Podemos visualizar la estructura de una charla como un árbol. Existe un hilo conductor central que se eleva verticalmente con ramas que representan la expansión de la narrativa principal, por ejemplo, una rama cerca de la base para la anécdota introductoria, dos por encima correspondientes a los ejemplos que fallaron, otra por encima para la solución propuesta y tres en lo alto del árbol que representen las implicaciones para el futuro.

Sir Ken Robinson, el conferenciante más visionado de TED, señala que la mayor parte de sus charlas siguen esta sencilla estructura:

1.- Introducción.

2.- Contexto: por qué el tema a tratar es importante.

3.- Conceptos principales.

4.- Implicaciones prácticas.

5.- Conclusión.

El autor propone la siguiente lista de chequeo para desarrollar el hilo central:

a).- ¿El tema a tratar me apasiona?

b).- ¿Puede inspirar curiosidad?

c).- ¿ Puede tener algún efecto en la audiencia el contar con este conocimiento?

d).- ¿Mi charla es un regalo o una petición?

e).- ¿La información que voy a transmitir es novedosa o ya es conocida?

f).- ¿Puedo explicar el tema en el tiempo asignado?

g).- ¿Conozco lo suficiente sobre el tema para que el tiempo dedicado por la audiencia a escucharme les merezca la pena?

h).- ¿Poseo la suficiente credibilidad para hablar de este tema?

i).- ¿Cuáles son las 15 palabras que presentan de forma sintetizada mi charla?

j).- ¿Esas 15 palabras serán capaces de persuadir a alguien de que puede ser interesante escuchar mi charla?